Arkivere e-post til sak i Ephorte via EphorteOutlook

Alle e-poster fra innboksen i Outlook kan importeres til ephorte Outlook. Alle e-poster som er arkivert i ephorte markeres i Outlook med et tydelig merke så det er mulig å se at e-posten er arkivert i ephorte.

Eksportere og arkivere e-post som Inngående, N-notat eller X-notat

1. Høyreklikk på e-posten du ønsker å importere

2. Klikk "Eksporter til ePhorte". De inntil 10 siste sakene du har jobbet med vises.

3. Velg ønsket sak som kommer opp i menyen. De siste sakene du har jobbet med skal vises.

Velg «Søk etter sak» om du vil eksportere til en annen sak enn dine egne. Se Søke etter saker for veiledning.

Trenger du å lage en ny sak velger du «Ny sak»

Eksportertilephorte1.png


4. Eposten hentes nå opp i redigeringsmodus slik at du kan endre eventuelle metadata før eksport.
For å redigere journalpostdetaljene - Trykk på Detalj-knappen. (Om du ikke ser Detalj-ikonet så maksimér vinduet.)
Her kan du:

  • Redigere tittel
  • Skjerme ord i tittel
  • Sette på tilgangskode
  • Endre dokumenttype.

OBS! Husk å sjekke at du har riktig dokumenttype.
Systemet foreslår automatisk dokumenttype avhengig av hvem som er avsender.

Inngående dokument (I) om e-posten er fra ekstern avsender.

Internt notat (N eller X) om e-posten er fra en intern avsender ved UiB som er ePhortebruker.

Dette kan overstyres i ePhorte-seksjonen i menybåndet.

Eksportertilephorte3.png

5. Trykk på blå diskett på «Arkiver» for å arkivere journalposten i Ephorte.

Blådiskett.png

6. Om du åpner e-posten igjen vil du se en blå linje som bekrefter at journalposten er arkivert i Ephorte.

Arkivert.png




Brukerveiledning for ePhorteOutlook

Tilgang og pålogging

Saksdokumenter

Restanse

Saksmapper

Tilgangsstyring og skjerming

Venstremeny/søkemeny

Godkjenningsfunksjonalitet

Fordeling

Styrebehandling

Ikoner i eOutlook

Arbeide med eOutlook frakoblet

Tilspasning av brukergrensesnitt i eOutlook