Følg opp restanser

Fra arkiwiki
Hopp til: navigasjon, søk

Hva menes med restanse

Restanser viser journalposter (brev og notater)  som ikke er behandlet.  Det er viktig at restansene blir avskrevet ved at brevene blir besvart eller tatt til etterretning dersom du ikke skal besvare dem.  Det er også nødvendig for at sakene skal kunne avsluttes i ePhorte.

Du får kun restanse på inngående brev og på interne N-notater. Du kan da besvare det inngående brevet med et utgående brev, eller N-notatet med enten et nytt N- Notat (som du forventer at den interne mottakeren skal gi deg tilbakemelding på) eller med et internt X-notat, som da altså ikke gir restanse.


Slik finner du dine restanser

Du finner restansene dine i venstremenysøket "mine restanser".

Slik følger du opp dine restanser

Restansene fjerner du ved å gå fram på følgende måte:

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG for journalposten du vil avskrive og velg 'besvar/avskriv' og velg avskrivingmåte fra menyen som da vises.

Slik avskriver du flere restanser i én operasjon

Etter at du har funnet dine restanser som beskrevet over, huker du av i avhukingsboksene for de brev og notater du vil avskrive. Avskriver du flere brev du har fått fra eksterne avsendere med likelydende svarbrev velger du "svar med utgående post" og oppretter brevet. Du kan også avskrive brev og notater uten å sende noe svar. Da velger du "avskriv JP" og klikker "OK" i dialogvinduet som da vises.


Avskrive flere journalposter.JPG


Slik følger ledere opp enhetens restanser

De som har lederrolle i ePhorte, vil under Ledersøk i venstremenyen ha et søk som heter Enhetens restanser hvor en vil få opp en oversikt over alle journalposter ved sin enhet. Man kan sortere på saksnummer, innhold, avsender/mottaker, dato, saksbehandler og så videre ved å klikke på lablene øverst i visningsbildet.

Vi anbefaler alle ledere å sjekke opp dette søket med jevne mellomrom for å se til at post som skulle vært besvart ikke blir liggende.

  • Leder kan også generere en pdf rapport over enhetens restanser Rapport over enhetens restanser Metadata som lederen er autorisert for å se vil framkomme på pdf rapporten, så en må her være bevisst på hvordan rapporten brukes og distribueres. Vi vil derfor sterkt anbefale at de som velger å benytte "Rapport over enhetens restanser" henter en raport pr saksbehandler, og at saksbehandler igjen makulerer denne etter bruk.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte