For arkiv

Denne siden inneholder interne rutinebeskrivelser og retningslinjer for åpning av post, journalføring og kvalitetssikring i saks- og arkivsystemet ePhorte for Dokumentsenteret

Innhold

Behandling av post ved Dokumentsenteret

Rutiner for behandling av arkivverdig post

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering.1 Se Rutiner for registrering av arkivverdige dokumenter.


Arkivverdig post

For at posten skal regnes som arkivverdig må dokumentene regnes som saksdokument for organet etter offentlighetslova § 4, se [1] videre må dokumentene være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring (I. Fonnes 2009:204ff).



Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/ kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post jf. se arkivforskriften og Arkivavgrensing § 3-19 [2]



Om journalføringsplikten

Etter arkivforskriften § 2 - 6 første ledd 4 gjelder journalføringsplikten for alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det skilles mellom dokumenter som skal, kan eller ikke skal journalføres.

Det er fire kriterier som alle må være oppfylt for at journalføringsplikten skal tre i kraft. Plikten er begrenset til saksdokumenter i offentleglovas forstand altså dokumenter som er mottatt eller utferdiget av organet. Videre må dokumentene være eksterne, og slik inngå i en eller annen form for korrespondanse med en ekstern instans. Endelig må de både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. I de aller fleste tilfeller vil dokumenter som organet mottar eller sender som ledd i sin virksomhet, være saksdokumenter for organet, gjenstand for saksbehandling og vanligvis ha verdi som dokumentasjon for virksomheten.

Dokumenter som enten kun fører til saksbehandling eller bare har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Slike dokumenter journalføres når begge kriteriene er oppfylt, men det er ingenting i veien for at de journalføres selv om bare ett av kriteriene er oppfylt. Dersom et dokument hverken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal det arkivbegrenses (I. Fonnes 2009:204ff). jf. Riksarkivet sine sider om journalføringsplikten.[3]



Postmottak ved Dokumentsenteret

Til Retningslinjer for postmottak / e-postmottak hører vanlige praksis for arkivbegrensing jf. arkivforskriften § 3-19 [4]


Dokumentsenter 1 (DS01) sentraladministrasjonen, Dokumentsenter 4 (DS04) Det medisinsk-odontologiske fakultet, DS06 Det juridiske fakultet (Jurfa) og Dokumentsenter 7 (DS07) Det psykologiske fakultet (Psyfa) mottar vanligvis post 3 ganger om dagen:

  • Post til fakultetene: posten til Mof, Psyfa og Jurfa mottas kl. 08:00: fakultetsposten gjøres klar til å gå ut igjen til kl 09:00.
  • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 09.30
  • Post til sentral.adm, Mof, Jurfa og Psyfa ca kl 12.00



Stempling

Identifikasjonen av de enkelte saksdokumentene besørges av tilknytningen mellom journalopplysningene i saks- og arkivsystemet og de elektroniske dokumentene.10 Den arkivverdig papirposten som mottas ved dokumentsenteret - også post til Psyk.fak/DS07 - stemples med godkjent stempel med rett dato. Dokumentene påføres saksnummer ved registrering i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-4, se [[5]]. Stemplet har følgende rubrikker:

  • Navnet på organet: Universitetet i Bergen, Dokumentsenter 1
  • Saks- og dokumentnummer (journalnummer)
  • Dato, mnd, år




Rutiner for sentralt postmottak

Postsortering: postboksene 7800, 7804, 7806 og 7807

  • Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar post (og eller e-post) som må regnes som saksdokumenter for organet er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering - dersom en ikke selv kan få registrert dette i saks- og arkivsystemet jf. arkivforskriften § 3-1 se [[6]].
  • Post (og eller e-post) adressert til organet eller til saksbehandlende enheter følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post jf. arkivforskriften §§ 3-18 [[7]]og 3-19 [[8]].
  • Innsynsbegjæringer dokumentsenteret registrer og ekspeder innsynsbegjæringer for saksdokumenter fra UiBs Offentlige journal iht.
  • Varslingssaker som mottas hos dokumentsentrene behandles ihht. gjeldende retningslinjer for Varsling/ Whistleblowing ved UiB, se Rutiner for varsling og POAs sider [9]
  • Rutinemessig korrespondanse som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og lignende om regnskap går direkte til rett avdeling uten journalføring.
  • Informasjonspost som regnes som ikke arkivverdig materiale blir sendt til rett person evt. avdeling.
  • Uadressert reklame, papirpost og eller e-post, som ikke er relevant som informasjon for organets enheter kasseres.
  • Feilsendt papir post åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsender informasjon og returneres eller sendes rett avsender.
  • All rekommandert post mottas og registreres av dokumentsenteret, deretter åpnes og behandles den rekommanderte posten etter vanlige rutiner.
  • Fakultetspost, Psyfa og Jurfa, som skal videresendes til de enkelte institutter og el. sekretariatet bunkes og markeres med rett omslagsark.
  • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no




Skanning med Pixedit

oppdatert: 13.5.2013


Posten skannes i sortert rekkefølge på type dokument (tilrettelegginger i en bunke etc) evt. sortert etter avdeling når det ikke er «like skjema» NB: Sjekk alltid at «du har kontakt» med ePhorte før du begynner å skanne


  • Klargjøre for skanning: Benytt skilleark for hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det er viktig at det framgår at nødvendig dokumentasjon følger med, (vitnemål, karakterutskrift, legeattes mv).
  • Skanne post til fakultetene i tre ulike bunker: Konvolutter til klager på karakterfastsetting legges i «postliste»-mappen. Dersom avsender ikke framgår av konvolutten skrives navnet på konvolutten ved poståpning.
  • Kontroller at skanningen kvalitetsmessig er god nok, at alle sider på dokumentet er kommet med, etc.
  • Karakterutskrifter skilles ut fra postlisten og sendes fakultetene etter innskanningen er gjort.



Rutiner for sentralt e-postmottak

Se fordeling av driftsoppgaver for intern fordeling av oppgavene i postmottakene


Postmottak: post@uib.no


oppdatert: 13.8.2012

  • Registrering av arkivverdig e-post: arkivverdige e-post flyttes fra post@uib.no til Outlook mappen ”E-post til import” for registrering
    • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes. Spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
  • Den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene ”Ferdig” (for sentral adm.), ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: brukerstøtte og bruker administrasjon skal prioriteres, her skal bruker få tilbakemelding så snart som mulig, enten ved at saken løses eller ved informasjon om at vi jobber med saken.
    • E-poster som regnes som brukerstøtte: Issue tracker og el. ulike teknisk ePhorte-hjelp flyttes til Outlook mappen ”Brukerstøttesaker”
    • ”Ren teknisk” brukeradministrasjon flyttes også til mappen ”Brukerstøttesaker”. Autorisering av brukere: se rutiner for autorisering og loggføring av autorisering av rolle og tilganger. Se Brukeradministrasjon og Kvalitetssikring ved autorisering av brukere.




Postmottakene: post@jurfa.uib.no og post@psyfa.uib.no, post@mof.uib.no


  • Registrering av arkivverdig e-post: etter registrering flyttes den originale e-posten flyttes til ferdigmappen i Outlook for rett postmottak jf. mappene «Ferdig Mof», ”Ferdig jurfa” el. ”Ferdig Psyfa”
  • E-poster som ikke er relevante for UiB: e-poster som ikke er relevant som informasjon for organets enheter slettes, spam slettes evt. rapporteres til postmaster@uib.no
  • Informasjon/ konferanser/ invitasjoner/ spørsmål om opptak sendes relevante enheter sine postmottak (se liste for typiske saker under)
    • Den videresendte e-posten flyttes fra den enkeltes ”Sendte elementer” til Outlook mappen ”Videresendt e-post”, slik at postmottakenes videresendte e-poster kan spores ved behov.
  • Brukerstøtte: som beskrevet over i post@uib.no



Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter ved Sentraladministrasjonen

  • Christiekonferansen: svar på invitasjoner som er sendt av rektor sendes også til Julianne.Skille@rektor.uib.no
  • Bøter/feilparkering: EIA har begynt å bøtelegge feilparkeringer. Klager /el henvendelser ved feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. sendes til regnskap-saksbehandler@uib.no
  • HMS-nyhetsbrev: post@bht.uib.no
  • kurstilbud, stillinger og utlysninger: post@poa.uib.no
  • Kvitterings e-poster fra NFR: Kvittering på mottatt søknad fra NFR legges i Outlook mappen ”Ferdig” – disse skal ikke videresendes Forskningsadministrativ avdeling. E-postene oppbevares i 1 kalenderår hos DS01 (se også kapittel 14 Forskningssaker i håndboken)
  • Studier/bekreftelse på vitnemål o.l: Presisering ifm. videresending av henvendelser til SA: vi benytter post@sa.uib.no ved videresending av henvendelser til SA, de sorterer selv for egne interne postmottak
    • Spørsmål om bekreftelser på studier ved UiB el. spørsmål om bekreftelse på om karakterutskrifter el vitnemål fra UiB er ekte: videresendes postmottak SA post@sa.uib.no
  • Spørsmål om lønn, skattekort o.l post@lonnskontoret.uib.no
  • post om UiBs internett og Websider (fom. 12.11.2009): webred@uib.no el. helge.olsen@uib.no
  • post fra Berg-Hansen: post@poa.uib.no og post@oka.uib.no




Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter ved Mof

fakultetsrutiner her:

Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter ved Jufra

fakultetsrutiner her:

Rutiner for videresending av typisk informasjons e-post til enheter ved Psyfa

fakultetsrutiner her:









Post sortering: Sentraladministrasjonen (postboks 7800)

Oppdatert 13.8.2012


  • Anbud Anbudet skal være merket utenpå konvolutten. Skal ikke åpnes av dokumentsenteret, stemples påføres klokkeslett og sendes uåpnet til Kontor for innkjøp. Hvis anbudet gjelder EIA, ring til EIA og meld fra om at anbud er mottatt tlf (8-4904 eller 8-4908).
  • Anskaffelse: utenlandske kontrakter oppbevares i vår kontraktskuff
  • Bøter ved feilparkering Fom.28.6.2012: EIA bøtelegge feilparkeringer. Klager/ el henvendelser om at det er feil i fakturaen som gjør at de ikke får betalt, el. lign. Sendes regnskap * Fond og stiftelser Videresendes Fondsforvaltningen (Christiesgt 18.) de har egen posthylle (unntak: Stiftelsen Unifob). Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen, jf. Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv.
  • Eiendomsavdelingen AS: Post til Eiendomsavdelingen AS skal ikke åpnes – sendes til EIA
  • Feiing: Melding om feiing sendes EIA, skal ikke journalføres
  • Holbergprisen Posten til Holbergprisen skal til Musepl. 1. Holbergprisen skal skjermes fra offentligheten - inntil kunngjøring
  • Klagenemnden dokumentsenteret registrer kun post som kommer inn til Klagenemnden i ePhorte. (unntak: det signerte vedtaket/protokollen leveres i papir til KS, som så registrerer dette som vedlegg på det utgående brevet til studenten.)
  • Nabovarsel fom. 22.3.2011: Nabovarsel journalføres ikke, disse registreres i eiendomssystemet. Disse sendes EIA i interposten. Se også kapittel Rutiner for eiendomssaker.
  • Norsk Språktestfom. 22.3.2011: Søknader eller klager til Norsk Språktest journalføres ikke - papirene videre sendes: Norsk Språktest, Allègaten 36. jf. Rutiner for studiesaker
  • Oppholdstillatelse: Brev fra UDI om opphold sendes SA i papir
  • Permisjonssøknader som går i PagaWeb: fom. 15.6.2012: Gjelder; fødsel / omsorg / amming / med eller uten lønn / redusert stilling - søknader vil ikke lengre registreres i ePhorte
    • Dokumentasjon som er viktig for saksbehandlingen registreres i ePhorte av personalkonsulentene selv. Deretter skal dokumentasjonen makuleres eller eventuelt sendes tilbake til søker. Svarbrev (vedtaket) registreres i ePhorte.
  • Politianmeldelser: Brev om bekreftelse på anmeldt forhold fra politiet hos oppbevares hos dokumentsenteret, i papir i egen perm, inntil videre avklaring.
  • Prosjektmidler NFR: Avslag på søknad om midler til prosjekt skal ikke journalføres, sendes FA i papir.
  • SFYK - Seksjon for ytre kulturminnevern: Posten sendes uåpnet – sakspost blir returnert med navn på ansvarligsaksbehandler, dvs. at vi fordeler direkte til saksbehandler.
  • Stiftelsen Unifob: Åpnes og journalføres på lik linje med annen post
  • Statens forvaltningstjeneste: Div. materiell ofte stilet UiB ved arkivet legges i hyllen til 5. etg, gjelder ikke det som er av spesiell relevans for UH-sektoren og/el. høringer.
  • Uni Research AS: Uni Research AS – uåpnet videre til Uni
  • Utleie av lokaler: fom 25.9.2009: Henvendelse ang utleie av lokaler sendes til EIA i interposten jf. disse registreres i Syllabus
  • Vognkort: Vognkort sendes direkte til Eiendomsavdelingen (EIA)





Postombæring til Udir, rektoratet og kollsek. fom: 28.10.2011


Dokumentsenteret vil som hovedregel heretter benytte transportseksjonen til å levere post til Universitetsdirektørens kontor, rektoratet og kollegiesekretariatet som vi har mottatt. Dvs. ikke-arkivverdig post eller brev som er personlig adressert og som vi derfor ikke åpner.

Sakspost eller personlig adresserte brev som viser seg å være saksdokumenter til journalføring, som mottas direkte av Udir/rektor/ks merkes "Dokumentsenter 1" og leveres med transportseksjonen når de er innom på den daglige runden. Slik sikres en mer systematisk håndtering av postombæring. dokumentsenteret tar selvfølgelig gjerne turen opp om det er noe som haster. (jf. mail fra arkivleder datert 28.10.2011).



Post sortering: Mof (postboks 7804)

Post sortering: Jurfa(postboks 7806)

Post sortering: Psyfa(postboks 7807)

Rekommandert post

Rutinen er innført fom. 6.10.2008


All rekommandert post mottas og registreres av dokumentsenteret, deretter åpnes og behandles den rekommanderte posten etter vanlige rutiner. Kopi av dagens rekommanderte post samles i riktig perm og markeres med dato, antall og initialene til den som har sortert posten. Når UiB får rekommandert post i retur, skriver man på konvolutten enheten brevet skal returneres til konvolutten legges i postdunken.


Unntak: Fra og med desember 2009 sendes rekommanderte bok forsendelser direkte til adressat, posten markerer med OK på kvitteringen som vi så legger i permen. Fom. 24.2.5.2012 oppbevares oversikt over rekommandert post kun for ett halvt kalenderår.




Registrering av arkivverdige dokumenter i ePhorte

Arkivverdig post registreres alltid ufordelt til rett enhet i saks- og arkivsystemet ePhorte.

Når posten/ e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning uført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet - klargjøres saksdokumentene for behandling og registrering. Registrering av post skal skje før dokumentene går til saksbehandling jf. arkivforskriften § 3 -5 [10].





Tilknytning av dokumenter til saks- arkivsystemet

De arkivverdige dokumentene registreres i rett sak (sak og journalnr.) og arkivdel - slik sikrer en at dokumentene gis en sikker og entydig identifikasjon, som igjen er nødvendig for oppfølging og kontroll av restanser, samt gjenfinning. Registreringen plasserer dokumentene i sin rette sammenheng (kontekst) både under pågående saksbehandling og for senere dokumentasjon. Slik plasseres også dokumentene i rett emnemessig sammenheng, som igjen gir grunnlag for effektiv gjenfinning. Til dette kommer også at plasseringen av dokumenter i et samlet saks- og arkivsystem gir oversikt over materialet man til en hver tid har til behandling, eller har behandlet.



Kassering av papirdokumenter og e-poster etter registrering i saks- og arkivsystemet

  • Papirpost som er registrert i ePhorte oppbevares i ett kalenderår hos DS01 før den kasseres, dersom dokumentene ikke skal oppbevares for en tid av juridiske hensyn jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 1-3 [11]. Se også arkivloven, Behandling av post og saksdokument.18
  • E-post følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivuverdig post, e-post som er registrert i ePhorte oppbevares i DS01s Outlook mappe ”Ferdig” i ett kalenderår før den kasseres.
  • Sensitivt arkivmateriale makuleres etter registrering i ePhorte
    • Dette gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte og lignende dokumenter med sensitiv personinformasjon.



De arkivverdige dokumentene registreres i saks- arkivsystemet med:

  • Dokument dato.
  • Dato for journalføring.
  • Saks- og dokumentnr.
  • Avsender/mottaker.
  • Dokumentinnhold.
  • Eventuell forfallsdato.
  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet ihht rutiner for meroffentlighet ved UiB.


Metadataen, dvs. ikke selve dokumentinnholdet, fremkommer også på UiBs offentlige journal [12] ihht. UiBs retningslinjer for skjerming av informasjon som er unntatt offentlighet. Se også sak 2010/835 for retningslinjer for offentlighet ved UiB.






Kvalitetssikring ved dokumentregistrering av arkivaren

Oppdatert 28.3.2012


Registrering av dokumenter som skal arkiveres elektronisk krever gode rutiner for kvalitetssikring. Ved registrering i saks- og arkivsystemet (status J - Journalført) kvalitetssikrer alltid arkivaren arbeidet iht. gjeldende rutiner:

  • Søk etter temaet dokumentet omhandler i ePhorte - eksisterer saken allerede (refereres det i dokumentet etter tidligere korrespondanse i saken o.l.)? Det er viktig at sakene ikke fragmenteres.
  • Vi følger rutiner for standardtitler for ved opprettelse av nye saker/ kontroll av saker:
    • Vi benytter som hovedregel ikke personnavn i sakstittel for saksarkiv saker (unntak for PhD saker se kapitlet om Forskningssaker).
    • Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB, iht o.l., se beskrivelser av sakstitler i relevante kapitler i håndboken.
  • Vi kvalitetssikrer journalpost og sak iht. rutiner skjerming av metadata og dokumentinnhold jf. Retningslinjer for offentlighet ved UiB sak 2010/835, se også intranett.20
  • Vi kvalitetssikrer journalpost og sak iht. rutiner for saksansvar, klassering
  • Arkivaren kontrollerer at dokumentene er registrert i rett sak og arkivdel
  • Ved oppretting av ny jp og evt. sak kontrollerer arkivaren alltid at jp-en ikke er direktefordelt til saksbehandler.
  • Ved oppretting av ny sak: søk etter ubrukte saker, markert ”LEDIG”, for inneværende år og oppdater til dagens dato.


Spesielt for personalmapper - personalarkiv:

  • Toveis lenke mellom tilsettingssaken i saksarkivet og personalmappen om tilsettingen (personalarkivet)
  • Rutiner for arkivkode samt skjerming og tilgangsstyring av saken
  • ANR settes udefinert dersom den ansatte enda ikke er tildelt ANR i PAGA [[13]]
  • Ved innskanning av arbeidsavtaler, avsluttes tilsettingssaken i saksarkivet jf. Kontrollpunkter for saker til avslutning






Kontrollpunkter ved import av dokumenter/ pixed

Oppdatert 10.1.2012

Arkivaren kontrollerer at alle sider er kommet med på hoveddokument og vedlegg jf. Riksarkivarens forskrift kapittel § 3-3 [14]


  • At skanningen kvalitetsmessig er god nok, dvs. vi fargeskanner dokumenter som er i farger, har bilder, tabeller etc.
  • At det er samsvar mellom dokumentinnholdet og metadata, se standartitler for saker og journalposter i håndboken.
  • Eventuell forfallsdato registreres.
  • Papirdokumentene påføres rett saks og journalpost nummer ved registrering.
  • Papirdokumentet legges i postlisten, for rett journalføringsdato, etter registrering. Dersom det ikke skal oppbevares for en tid av juridiske hensyn jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 1-3 [15].



Papiromslag for midlertidig oppbevaring av registrert post

Oppdatert 4.7.2013


Papirpost som er registrert i ePhorte oppbevares i ett halvt år hos dokumentsenteret før den kasseres. Det lages hver dag nye papiromslag for oppbevaring av journalført /arkivverdig papir post mottatt og registrert ved DS01, DS04, DS06 og DS07.


De individuelle papiromslagene merkes med journalførings dato, enhet (DS01 sentral.adm, DS04 Mof, DS06 Jurfa e.l DS07 Psyfa) samt initialene til den som har hatt dette ansvaret, se fordeling av driftsoppgaver for den interne fordelingen av disse.


Før papiromslaget med de innskannede dokumenter legges i rett arkivboks for postlister, gjennomgår arkivaren papirdokumentene:

  • Sensitivt arkivmateriale makuleres etter registrering: gjelder dokumenter som f.eks. IA planer, referat/ rapport fra dialogmøte o.l dokumenter med sensitiv personinformasjon.
  • Kontroller at kontrakter som evt. skal videresendes rett enhet for signering, særlig NRF kontrakter som skal sendes i papir til FA etter skanning, ikke er lagt i postliste omslaget ved en feiltakelse.
  • Vitnemål i original videresendes rett fakultet etter skanning.
  • Søknader om tilrettelegging legges i eget postliste omslag.
  • Ligger det dokumenter i papiromslaget som allerede kan kasseres, generell kurs info o.l.?




Kontrollpunkter ved epost-import

Oppdatert 30.4.2013


  • Ved oppretting av ny sak og jp ved epost-import kontrollsjekker arkivaren alltid at jp-en ikke blir direktefordelt saksbehandler
  • Det kontrolleres at alle sider er kommet med på hoveddokument og vedlegg
  • At dokumentet ikke har blitt skadet ved pdf konvertering (fra produksjonsformat til arkivformat).
  • Eventuell forfallsdato registreres.
  • At det er samsvar mellom dokumentinnholdet og metadata, se standartitler for journalposter i håndboken.
  • Ved import av dokumenter er det det meningsbærende dokument skal være hoveddokument, dokumentdato i journalposten skal også samsvare med hoveddokumentets dok.dato. Oversendelses eposten registreres som vedlegg.
  • Ved import fra egen importsentral: overføres importerte e-poster i Outlook mappen ”Ferdig”.
  • Ved import fra DS01 Sentral.adm, DS04 MOF, DS06 JURFA, DS07 PSYFA sine importsentraler (dokumenter som er skannet med Pixed): slettes dokumenter suksessivt etter importering til rett sak i ePhorte.



Interne eller eksterne utlån fra arkivet

Oppdatert 13.4.2011


Arkivet benytter normalt papirkopier eller skannede kopier ved utlån av arkivmaterialet fra rullearkivet eller bortsettingsarkivet. Dersom en likevel av spesielle administrative hensyn låner ut arkivmateriale skal dette merkes med utlånskort i arkivet.

Rutiner for mottak og registrering av varsel

Oppdatert 20.6.2011


Når en varslingsmottaker mottar et varsel, skal vedkommende kontakte dokumentsenteret for å få tilgang til egen arkivdel for varsling i saks- og arkivsystemet. Det er kun arkivleder (samt en annen arkivmedarbeider) som er autorisert til å motta varsel, opprette rett rolle med tilganger i arkivdelen Varslingsarkiv ved UiB.


Se detaljert rutinebeskrivelse for registrering av varslingssak og journalposter i varslingssak for dokumentsenteret - Rutinen er tilgjengelig for den/de som skal drive med dette registreringsarbeidet.


Om retningslinjer for registrering av varsel ved UiB

Arbeidsgiver er ved reglene om varsling i arbeidsmiljøloven § 2-4 [16] pålagt en plikt til å tilrettelegge for varsling. Dersom oppfølgingen av et varsel medfører saksbehandling og opprettelse av varslingsjournal - skal dette registreres i sak - og arkivsystemet ePhorte.


Personal og organisasjonsavdelingen har en egen side [[17]] med utfyllende informasjon om varsling. Se retningslinjer for mer om Varsling/ Whilstleblowing ved UiB

  • Skjema 1: Varselet: Mottatt varsel skal legges inn i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig”.


  • Skjema 2: Oppfølging/saksbehandling av varselet: Oppfølging og saksbehandling av varselet skal dokumenteres i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig”.

Dersom varslingsmottaker beslutter å sende saken til videre saksbehandling på overordnet nivå, skal det tas kontakt med den saken skal overføres til for å gjøre oppmerksom på at dette vil bli gjort. Dersom saken skal videre behandles på overordnet nivå, skal varslingsmottaker ta kontakt med DS01 og oppgi navn på den saken skal overføres til. Den overordnede gis da tilgang til saken.


  • Skjema 3: Videre saksbehandling på overordnet nivå: Overordnet leder dokumenterer videre saksbehandling i malen. Når skjemaet er ferdig utfylt, skal journalposten stilles i status ”F-Ferdig” og varslingssaken er avsluttet/ferdigbehandlet som varslingssak.

jf. arkivreferanse 2011/7751.

Rutiner for mottak og registrering av rødt SiFra-varsel fra student

Oppdatert 24.01.2018

Når en rød sak blir sendt inn i UiBs SiFra-løsning for studenter, mottar Seksjon for dokumentasjonsforvaltning denne i form av en kryptert e-post til en dedikert e-postboks som bare arkivleder og andre medarbeidere ved seksjonen som arkivleder har bemyndiget, har tilgang til.

  • Dekrypter e-post, og lagre denne på kryptert lagringsmedium i HTML-format
  • Opprett sak i ePhorte:
    • Tittel: Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB
    • Tilgangskode: VS - Varsling - Sifra for studenter
    • Primærklassering: 335 - Klage, anke, uregelmessigheter i forb. med undervisningen
    • Adm. enhet: 2120 (denne endres senere til aktuelt fakultet om Sekretariat for universitetsledelsen ber om dette)
  • Opprett journalpost i ePhorte:
    • Tittel: Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB (Ref. <løpenummer>)
    • Adm. enhet: 2120 (denne endres senere til aktuelt fakultet om Sekretariat for universitetsledelsen ber om dette), ufordelt
    • Tilgangskode: VS - Varsling - Sifra for studenter
  • Last opp den dekrypterte e-posten til journalposten
  • Ferdigstill journalposten
  • Varsle sekretariat for universitetsledelsen

Ved beslutning om å overføre saken til fakultet:

  • Endre sakens adm.enhet til aktuelt fakultet
  • Endre saksansvarlig til fakultetets læringsmiljøkontakt

I journalposten:

  • Endre saksbehandler til fakultetets læringsmiljøkontakt
  • Benytt fakultetets definerte LMK saksbehandlergruppe, og angi de øvrige medlemmene som kopimottakere

Driftsoppgaver, journalføring og andre kvalitetssikringsoppgaver i ePhorte

Rutiner for varsling av nedetid el. problemer med ePhorte

Innført fom. 16.7.2010.


Oppdatert 12.06.2020


Dersom det er problemer med ePhorte og basen går ned meldes dette til USIT ved å sende e-post til [ephorte-drift@usit.uio.no] Dersom det ikke kommer svar om at melding er mottatt og det haster veldig (f.eks at prod.miljø er nede) kan man ringe direkte til kontaktperson ved USIT og spørre etter tilbakemelding. Dette må gjøres etter at det er meldt på vanlig måte og det ikke har komme svar innen rimelig tid. Er basene ned bør man ha hørt noe i løpet at 10. minutter. Husk å orientere andre ved dokumentsenteret om at problemet er meldt og informer arkivleder i forkant dersom leder ikke tar dette selv.

Arkivleder får kopi av all korrespondansen underveis, men holdes også løpende oppdatert på telefon/sms ved fravær dersom det gjelder viktige/store problemer/ nedetid, (da vi ikke kan regne med at e-poster leses fortløpende i ferier o.l.) Vi beskriver feilen/ feilmeldingen, skjermbilder kan også benyttes, men som regel så holder det å spørre om det er serverproblemer, viktig å benytte post@uib.no som avsender på e-postene slik at alle på dokumentsenteret holdes orientert.


Vi orienterer de ePhorte-brukerne ved å sende informasjon om nedetid på e-post til [ephorte@uib.no], og deretter logge inn på [e-postliste for ePhorte], og godkjenne e-posten for distribusjon til abonnentene.)


Beskrivelse og prioritering av driftsoppgaver ved dokumentsenteret

Alle: Prioriterte oppgaver: registrering av post/epost/epostmottakene, brukerstøtte og 8-3939


Fakultetene: De 3 fakultetene snakker sammen og samkjører importen av skannede dokumenter etter hvor det er mest post til registrering. Når det er kontroll på prioriterte oppgaver kan en bruke tid på journalføring og venstremenyoppgaver


Sentraladministrasjonen: vi snakker sammen og ser når vi har oversikt og kontroll på «vår oppgave», om det da er god kontroll på de prioriterte oppgavene brukes tiden til journalføring og venstremenyoppgaver.






Rutiner for kvalitetssikring av venstremenyoppgaver for arkivaren

Dokumentproduksjon ved saksbehandler

Oppdatert 30.4.2013


Saksbehandlerne oppretter og registrerer dokumenter i saks- og arkivsystemet ePhorte (status R – Reservert og S – Registrert/oppdatert av saksbehandler ved epost-import).


Før ferdigstilling av journalposten (fra status R - Reservert til F-Ferdig) skal saksbehandler påse at metadata og dokumentinnhold er skjermet i følger UiBs retningslinjer, at journalposten følger retningslinjer for godkjenning og er registrert i rett sak og arkivdel. Journalposter og saker skal følge retningslinjer for standardtitler.


DS01 følger opp saksbehandlere, og formidler rutiner fra når vi ser klare brukerfeil og eller feil som gjentar seg. Vi benytter også lenke og el bilder/oppskrift fra Arkiwiki ifm. konkrete problem brukerne sitter med i ePhorte.





Kontrollpunkter ved journalføring (personalarkiv og saksarkiv)

fom. 30.4.2013


Ved journalføring, (fra status F - Ferdig og el. status S – Registrert/oppdatert av saksbehandler til status J – Journalført), kvalitetssikrer arkivaren følgende punkter:


  • Skjerming: Er dokumentet skjermet i tråd med retningslinjene for skjerming dvs. er det benyttet P men skal være PT? Jf. arkivaren må ivareta krav til taushetsplikten ved journalføring. Se retningslinjer for offentlighet ved UiB samt rutinebeskrivelser for enkeltsaker samt journalposter i disse på denne wikien.
  • Dokumenttype: Er det riktig dokumenttype? Vi endrer dokumenttype dersom f.eks. et U-brev er registrert som et notat. NB: Uni avdelinger må ikke være påført som mottakere på UiB-interne dokument.
  • Dokumentdato: Er det samsvar med dokumentdato brevet og metadata?
  • Rett sak og arkivdel: er det samsvar med sakstittel og journalpost, eller er journalposten plassert i riktig sak? Røper koblingen mellom sakstittel og jp-innhold identiteten til den det gjelder? Jf. vi bytter fra saksarkiv til personal om nødvendig. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [18].



Forenklet journalføring


fom. 30.4.2013


Ved journalføring, (fra status F - Ferdig og el. status S – Registrert/oppdatert av saksbehandler til status J – Journalført), tar arkivaren en forenklet sjekk som beskrevet i e-post datert 30. 4.2013




Kontrollpunkter ved ”Saker til kontroll” (saksarkiv og personalarkiv)

Dokumentsentrene kvalitetssikrer at sakene samsvarer med gjeldende rutiner før sakene settes under behandling (fra status R - Reservert til status B - Under behandling). Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivlova § 3-6. Arkivaren kontrollerer at saken følger arkivrutiner for; standardtitler for saker, rett arkivdel, sak, saksansvar og klassering.



  • Søk i saks- og arkivsystemet: eksisterer saken allerede? Tilhører noen av postene arkivets standardiserte saksnr/ saker? Se f. eks Rutiner for journalføring av budsjett-, regnskaps og rapporteringssaker
  • Rett sak og arkivdel: Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [19].
  • Rutiner for standardtitler for saker: vi benytter som hovedregel ikke personnavn i sakstittel for saksarkiv saker (unntak for PhD saker jf. rutiner for forskningssaker og Personalmapper jf. rutiner for Personalmapper - personalarkiv ).
  • Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser sakstitler, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB, iht. o.l.
  • Vi kontrollerer saken iht. rutiner for saksansvar.



Spesielt for ”Personalmapper til kontroll” (personalarkiv):

  • Tilsettingssaken i saksarkivet lenkes toveis (på saksnivå) med personalmappen om det samme tilsettingsforholdet i personalarkivet.
  • Personalmapper klasseres med primærkode ANR (u.off) og sekundærkode ARKNOK, se Rutiner for Personalmapper - personalarkiv samt tilgangsstyring av saker.
  • ANR settes udefinert (000000) dersom den ansatte enda ikke er tildelt ANR i PAGA: [20]





Kontrollpunkter ved ”Saker til avslutning” (saksarkiv og personalarkiv)

Saksansvarlig saksbehandler ferdigstiller saken (status F - Ferdig) når saksforløpet er avsluttet. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres jf. arkivforskriften § 3-6 [21].


  • Arkivaren kontrollerer at saken følger arkivrutiner for; standardtitler for saker, rett arkivdel, sak, saksansvar og klassering, før sakene avsluttes (status A - Avsluttet):
  • Arkivaren kontrollerer at saken er komplett (alle dokumenter ligger i saken), at journalpostene ligger i rett sak samt arkivdel og vurderer eventuell sammenslåing av saker:
    • Søk i basen: eksisterer saken allerede? Unngå fragmentering av saker.
  • Arkivaren kontrollerer at alle journalposter (også kopier) er fordelt, at restanser avskrevet samt at eventuell skjerming er iht. retningslinjer for offentlighet ved UiB.
  • Arkivaren kontrollerer at rutiner for saker og arkivdel: (standardtitler, klassering ol.), samt at rutiner for saksansvar er fulgt.



Spesielt for avslutning av personalmapper ved tilsettingssaker fom 2009:

Dokumenter ifm. tilsettinger etter 2009 finnes kun som personalmapper (elektroniske) i ePhorte. Det derfor viktig at saksbehandlerne informeres dersom personalmapper ikke er komplette iht. rutiner for Personalmapper - personalarkiv i forbindelse med tilsettingssaker.


Arkivet har tilgang til jobbnorge [22] slik at vi kan få registrert manglende dokumentene dersom saksbehandler ikke selv kan få dette gjort. Vi bør likevel etterstrebe at saksbehandlerne gjør dette arbeidet selv - arkivet formidler derfor rutiner for tilsettingssaker som en del av den vanlige oppfølgingen av saksbehandlere.







Postlister

Oppdatert 2.2.2012


Daglige postlister genereres for DS01 sentral.adm, DS06 Jurfa og DS07 Psyfa sine journalenheter. Listene kvalitetssikres ihht. Arkivets Rutinehåndbok og sendes enhetene. Dvs. rapporten i ”Arkivsøket”: ”Postlisterapport eget DS”. Postlistene gir opplysninger om intern korrespondanse og all inngående post til sentraladministrasjonen dvs. dokumenttypene I – Inngående brev, N – internt notat, X – Internt notat uten oppfølging og S – Saksframlegg/innstilling:


  • Opplysninger om dokument innhold dvs. journalpost tittel
  • Opplysninger om sakens innhold dvs. sakstittel
  • Dokument type
  • Saks og dokumentnummer (løpenummer)
  • Dato for journalføring
  • Dokument dato
  • Saksansvarlig
  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet ihht rutiner for meroffentlighet ved UiB
  • Arkivkode
  • Avsender/mottaker
  • Saksbehandler
  • Avskrivingsdato
  • Avskrivingsmåte
  • Dokumentinnhold
  • Eventuell forfallsdato



Ekspedering av postlisten


Oppdatert 7.2.2012


Ekspederingen av postlisten omfatter gjennomgang og kvalitetssikring av metadata som fremstår i pdf rapporten som genereres i ePhorte. Listene ekspederes en dag etter journalføringsdato, iht. rutiner for postlistemottakere ved sentraladministrasjonen, Psyfa og (Jurfa). Se fordeling av driftsoppgaver for den interne fordelingen av denne oppgaven. Arkivsøket ”Postlisterapport eget DS”






Postlistemottakere ved sentraladm.

Oppdatert 30.8.2013

  • Anne Chr. Johannessen Anne.Johannessen@rektor.uib.no
  • Anne Lise Fimreite Anne.Fimreite@rektor.uib.no
  • Dag Rune Olsen Dag.Olsen@rektor.uib.no
  • Dokumentsenter 1 post@uib.no
  • Eiendomsavdelingen post@eia.uib.no
  • Forskningsavdelingen post@fa.uib.no
  • Hilde Hvidsten Bretvin Hilde.Bretvin@kollsek.uib.no
  • Ingar Myking Ingar.Myking@adm.uib.no
  • Julianne Skille Julianne.Skille@rektor.uib.no
  • Ingunn Vie Skare Ingunn.Skare@udir.uib.no
  • Kari Tove Elvbakken Karitove.Elvbakken@udir.uib.no
  • Kjell Bernstrøm Kjell.Bernstrom@persok.uib.no
  • Britt-Karin Muri Britt-Karin.Muri@pers.uib.no
  • Line Rye Line.Rye@persok.uib.no
  • Oddrun Samdal Oddrun.Samdal@rektor.uib.no
  • Tore Tungodden Tore.Tungodden@udir.uib.no
  • Studieadministrativ avdeling (Postmottak_UA) post@ua.uib.no
  • Universitetsmuseet i Bergen post@bm.uib.no


Postlisten som sendes sentral.adm mottakere har disse kriteriene: Når postlisterapporten er sendt ut til alle postliste mottakerne for DS01 lagres rapporten på vårt område; se Z:\UIBADM.FRA\ARKIV\Postliste DS01. Listene kalles; Postlisten 11012011sirho.pdf slik at vi lett kan søke i opp lister på dato.






Postlistemottakere Psyfa


oppdatert 24.9.2012


Den administrative fakultetsledelsen:

  • Ragna Valen ragna.valen@uib.no
  • Ove Borge ove.borge@psyfa.uib.no
  • Anne Kristin L. Aanstad anne.kristin.aanstad@uib.no
  • Frode Randal frode.randal@uib.no


Gruppelederne ved fakultetets studieseksjon:

  • Hege Sygna Hege.Sygna@uib.no
  • Hilde Hjertager Lund hilde.lund@uib.no
  • Ingunn Voster Ingunn.Voster@uib.no


Den administrative instituttledelsen:

  • Hege Folkedal Hege.Folkedal@uib.no
  • Bjørn Olav Telnes Bjorn.Telnes@uib.no
  • Anlaug Lid Anlaug.Lid@.uib.no
  • Øystein Steine Larsen oystein.larsen@uib.no
  • Grete Line Simonsen grete.simonsen@uib.no


Øvrige mottakere:

  • Turid Rossnes Turid.Rossnes@uib.no
  • Dokumentsenter 1 post@uib.no


Postlisten som sendes Psyfa mottakere har disse kriteriene: Når postlisterapporten er sendt ut til alle postliste mottakerne for DS07 lagres rapporten på vårt område; se P:\UIBADM.FRA\ARKIV\Postliste DS07. Listene kalles; Postlisten 11012011sirho.pdf slik at vi lett kan søke i opp lister på dato.




Postliste Jurfa


Postlisten som benyttes for Jurfa har disse kriteriene: Postlisterapporten for Jurfa kvalitetssikres, men sendes ikke ut til fakultetet, listen lagres i mappen Postliste DS06 på vårt område, se Z:\UIBADM.FRA\ARKIV\Postliste DS06

Rutiner for kvalitetssikring og publisering av Offentlig journal

Oppdatert 10.5.2011


Offentlig journal inneholder offentlig informasjon om saker og dokumenter fra Universitetets postjournal. De 8 dokumentsentrene – DS01 ADM, DS02 SVFA, DS03 MNFA, DS04 MOF, DS05 HF, DS06 JURFA, DS07 PSYFA, DS08 UB – kvalitetssikrer journalføringen for sine ansvarsområder i samsvar med Retningslinjer for offentlighet ved UiB.


Etter offentleglova § 3 [23] er forvaltningens journaler i sin helhet åpen for innsyn og tilgjengelige for allmennheten, såfremt de ikke inneholder opplysninger som kommer inn under unntaksbestemmelser gitt i lov eller i medhold av lov. En må derfor vurdere i det enkelte tilfellet hvordan innførsler i journalen skal håndteres for å ivareta både hensynet til offentlighet og hensynet til nødvendige skjerming av opplysninger.





Publisering av journalen på UiBs sider


Oppdatert 10.5.2011


Offentlig journal publiseres på UiB sine sider 1 uke etter journalførings dato i samsvar med arkivets rutiner. Journalen gir informasjon om dokumenttypene I – Inngående brev, U – Utgående brev, N – internt notat, X – Internt notat uten oppfølging og S – Saksframlegg/innstilling. Rapporten genereres fra ePhorte i søket ”Rapporter”, ”Offentlig journal”, ”Offentlig journal (intervall)”.


UiBs offentlige journal gir opplysninger om:

  • Opplysninger om dokument innhold dvs. journalpost tittel.
  • Opplysninger om sakens innhold dvs. sakstittel.
  • Dokument type.
  • Saks og dokumentnummer (løpenummer).
  • Dato for journalføring.
  • Dokument dato.
  • Saksansvarlig.
  • Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet ihht. rutiner for meroffentlighet ved UiB.
  • Arkivkode.
  • Avsender/mottaker.
  • Saksbehandler.
  • Avskrivingsdato.
  • Avskrivingsmåte.
  • Dokumentinnhold.
  • Eventuell forfallsdato.


Publiserte journaler er tilgjengelige på UiBs nettsider for et tidsspenn på ett år. Fom. 29.1.2010 er den publiserte Offentlige journalen til UiB er indeksert slik at en forhindrer at journalen blir ”gjennomsøkt” av søkemotorer som Google.


Den som kvalitetssikrer og legger ut journalen overfører – ved hvert månedsskifte, ”gamle” publiserte journaler for den utgåtte måneden – til mappen Gamle offentlige journaler for rett år f.eks. 2009 på vårt område, se: Z:\UIBADM.FRA\ARKIV\Gamle offentlige journaler når dette er gjort slettes disse journalene (må gjøres manuelt) fra UiBs sider.


Henvendelser om innsyn vurderes iht. Retningslinjene for offentlighet ved UiB for hvert enkelt tilfelle, se retningslinjer for behandling av innsynsbegjæringer.



Oppfølging av Dokumentsenter 1 sine enheter

Kvalitetssikring av oppfølgingen for de enkelte enhetene

Etter arkivforskriften § 3-7 andre ledd 33 skal offentlige organer til fastsatt tid ta ut oppgaver over saker som ikke er ferdigbehandlet, statlige organer skal dette skje fire ganger i året.


Oppdatert 6.9.2013


Dokumentsenteret følger opp sine enheter med utsendelser av statistikk 4 ganger i året. Statistikken sendes til administrativ leder ved den enkelte enhet og gir oversikt over

  • Utvikling i antall restanser.
  • Brev som ikke er sendt eller er under arbeid (status R)
  • Brev og kopier som ikke har fått saksbehandler hos dere (ufordelte brev og kopier)
  • Pågående saker (status B)
  • Hvor mange brev og notater enheten har sendt det siste kvartalet.


Det er tilrettelagt et eget rapport søk i ”Ledersøk” hvor Leder/ saksfordeler kan søke opp lister pr. saksbehandler eller for hele enheten etter behov.



Kvalitetssikring av oppfølgingen for de enkelte enhetene:


Den ansvarlige for enheten søker opp og lagrer resultatene i statistikken på vårt område i mappen «oppfølging av enheter» på vårt fellesområde.


Resultatene sendes ut enkeltvis til enhetene ved leder samt kopi til nestleder el. andre der det er behov for det. Gjør om e-mail formatet til HTML og lim inn resultatet for enheten. Standardskriv for utsendelsene samt oppskrift på de ulike søkene er lagret på vårt område (i samme mappe som statistikken).



Administrative enheter DS01

se Dokumentsenter 1





Rutiner for brukeradministrasjon

Oppdatert 20.8.2013


Det er kun leder som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i ePhorte. Dokumentsenteret autoriserer nye ePhortebrukere via bestillingsskjema med tilhørende rettledning, se håndboken. Skjemaet er tilgjengelig på forsiden av wikien


Saksbehandler (SB) skal ikke autoriseres med kodene PT el. ST på enhet; disse tilgangskodene er personlig for SB – kun på enhet for Leder/ saksfordeler (LD).



Kvalitetssikring ved autorisering av brukere

Ved autorisering av brukere i ePhorte kontrolleres alltid:


  • At den som autoriserer har myndighet til dette: leder autoriserer.
  • At rett feide/alias er oppgitt:
  • feiden søkes opp i Outlook og brukerinformasjonen (feide, navn, tlf etc) limes inn fra Outlook - slik minimeres muligheten for feilkilder.
  • At saksbehandler initialene ikke allerede er i bruk, søk etter initialene i «Adm.verktøy»; «Brukeradministrasjon/tilgang», «Person/roller» og «Initialer»


Dokumentasjon på autorisering av brukere
  • Bestillingsskjema og oversendelses mail lagres i brukerloggen på vårt område, P:\UIBADM.FRA\ARKIV\Brukere. Dokumentene lagres i (konverteres til) PDF format.
  • Dokumentene kalles: enhet_etternavn f.eks.: 2120_Ramslien.pdf
  • Dersom eller når en bruker autoriseres med flere tilganger/ roller på eksisterende enheten samles de nye autoriseringene sammen med de gamle autoriseringsdokumentene i ett saledokument for personen og lagres i loggen, se oppskrift: ”Combine files..”.
  • Dersom eller når en bruker autoriseres med rolle og tilganger på en ny enhet lagres autoriseringen under denne enheten.





Spesielt for autorisering av brukere ved Uni Research

Oppdatert 6.11.2012


Alle meldinger om nye brukere skal koordineres fra Julia Dale. Brukere ved Uni Research sine avdelinger (61xx) skal kun registreres med rollene:

Arkivansvarlig med rollen AR2, alle andre skal ha leserolle. De kan autoriseres på vanlig måte; med uni arkivdelen SAK-UF og uni tilgangene etter opplysninger i bestillingen fra Julia Dale. Brukere skal ikke registreres med rollene: SB eller LD.

Tilgangsstyring

Tilgangskoder ved UiB

Informasjon om tilgangkoder, ulike autoriseringsnivå og skjema for bestilling av nye brukere er tilgjengelig på Tilgang til ePhorte