Godkjenningsrunde

Fra arkiwiki
Hopp til: navigasjon, søk


Godkjenningsrunde - saksbehandler



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost).

Det er tre viktige hovedmomenter i prosessen som må finne sted.


1. Gi leder skrivetilgang

Journalpostens status er R, noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene). For å gi dem tilgang til å redigere i dokumentet går du fram slik:

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
  • Klikk lagre

2. Sende på godkjenningsrunde

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
  • Klikk lagre


3. Ferdigstille journalposten

Når dine ledere har godkjent dokumentet får du opp "Ny godkjenningsoppgave" i venstremenyen "Godkjenningsrunde".

  • Klikk på Ny godkjenningsoppgave. Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte
  • Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet Ikon1.JPG (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
  • Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til F og lagre


Når ledere har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. Det er ikke lengre nødvendig med skriftlig godkjenning.

4. Ekspeder med epost

For informasjon om ekspedering av brev se punktene - ePhorte digital forsendelse og Ekspeder med epost


Se video - Gi skrivetilgang og sende på godkjenningsrunde

Trykk på denne lenken for å se video gi skrivetilgang og sende på godkjenningsrunde





Se video - Ferdigstille journalposten - Godkjenningsrunde

Trykk på denne lenken for å se video Ferdigstille journalposten - Godkjenningsrunde





Godkjenningsrunde - leder



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne en journalpost (et dokument med eventuelle vedlegg). For å finne fram de godkjenningsoppgavene du har fått i en godkjenningsrunde går du fram slik:


1. Klikk på Godkjenningsrunde i venstremenyen

2. Klikk Ny godkjenningsoppgave

Sekvensiellgodkjenning Leder.JPG


Du kan få oversikt over journalpostens detaljer (om det er ett eller flere dokumenter, hvem som har skrevet det osv) ved å klikke på journalpostikonet Journalpostikon.JPG. Etter at du har tatt stilling til innholdet i dokument(et)(ene), gå å fram på følgende måte for å utføre din godkjenngsoppgave:


3. Klikk på ikonet Ikon1.JPG og velg Utfør oppgave

4. Velg aktuell beslutningskode fra nedfallsmenyen. G for å godkjenne IG for ikke å godkjenne

5. Lagre


Godkjenningsoppgaven går nå videre til neste trinn i godkjenningsrunden; enten neste leder eller tilbake til fullføring og ferdigstilling av saksbehandler. Under Godkjente oppgaver i venstremenysøket godkjenningsrunde, vil du ha oversikt over journalposter du har godkjent de siste 90 dager. Ikke godkjente journalposter finner du i søket Ikke godkjente oppgaver. Du kan få oversikt over hele godkjenningsflyten i arkfanen dokumentflyt på journalpostnivå Dokumentflyt1.JPG


Arkfane dokumentflyt 2010.JPG




Se video - Godkjenningsrunde - leder

[Trykk på denne lenken for å se video Godkjenningsrunde - Leder ]



Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte