Masseutsendelser: flett fra fil i Win 7


Ved masseutsendelser er det ikke behov for å skrive inn alle de individuelle mottakerne i ePhorte,

  • marker «I henhold til mottakerliste» i adresse kolonnen i ePhorte
  • legg til mottakerlisten som vedlegg i journalposten
  • det kun behov for et eksemplar av brevet som går til de ulike mottakerne

Fetting adr.jpg



Benytt flettefunksjonaliteten i Word for å flette inn de ulike mottakeradressene, dette kan gjøres på flere måter, under følger en oppskrift på hvordan du kan gå frem:

1. Lagre mottakerlisten (Excel skjemaet) på ditt område

2. Journalposten må stå i status «R-Reservert»

  • Velg «Rediger tekstdokument» i ePhorte for å åpne dokumentet og benytte flettefunksjonaliteten.

3. Velg fanen «Mailings» i verktøylinjen for Word:

  • «Select Recipients” og “Use existing list”
  • Velg rett Excel skjema fra ditt område
  • Velg «Insert Merge Field»

Insert Merge Field.jpg


4. Klikk i forlengelsen av rett bokmerke

  • markert med grå klamme [ ] i dokumentet for rett plassering av «fornavn», «etternavn» «adr» osv i dokumentet. Marker slik alle kolonner du vil flette fra Excel skjemaet

5. Velg så fra menyen «Mailings», klikk på «Finish & Merge» og velg enten

  • «Skriv ut dokument»
  • «Merge to PDF»
  • eller for å se igjennom alle dokumentene til «Edit Individual Document»


Finish and merge.jpg


Dersom du har valgt skriv ut eller rediger, huker du av på alle dokumenter, slik:

Merge to all.jpg

Dokumentene vises nå for alle individuelle mottakere, du kan nå skrive ut dokumentene og ekspedere brevene.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte