Ofte stilte spørsmål om Ephorte

Fra arkiwiki
Hopp til: navigasjon, søk

Om ePhorte

Hva er ePhorte?

ePhorte er UiBs saksbehandling- og arkivsystem som oppfyller alle lovpålagte krav og er godkjent etter NOARK 5 standarden.

Finnes det et sted hvor jeg kan øve meg på ePhorte?

Du kan logge deg inn i vår kursmiljø med samme brukernavn og passord som du bruker ellers. Du finner den på maskinen din: Start-meny - Alle programmer - ePhorte Kursmiljø.

Installering, tilgang og pålogging

Slik innstallerer du ePhorte på din maskin


Pålogging ifm. oppgradering - fjerning av gammel snarvei


Hvordan får jeg tilgang til ePhorte?

  • Først må du melde inn til brukerstøtteavdelingen ved UiB at du må få installert de nødvendige komponenter på PC'en din.
  • Deretter må din leder fylle ut dette skjemaet (Obs, du må logge inn i intranett for å få opp skjemaet) og sende det til post@uib.no.

Jeg får ikke opp innloggingsvinduet

Hvordan logger jeg meg på?

Du finner en oppskrift på hvordan du logger deg inn på denne siden


Jeg har ikke Ephorte Prodmiljø i startmenyen

  1. Gå til adressen : https://eph-uib.uhad.no/ephorte/
  2. Skriv inn ditt passord som du bruker ved UiB
  3. Velg Universitetet i Bergen fra nedfallsmenyen
  4. Klikk på "Logg inn"
  5. Husk å lage deg et bokmerke (legg til i dine favoritter i Explorer) slik at du slipper å skrive inn adressen på ny for vher gang du skal logge deg på ePhorte!

Må jeg bruke Internet Explorer?

Ja, dessverre så er man nødt til dette inntil videre. Man kan til nød benytte seg av en ekstensjon (IE View) for Firefox som man kan laste ned her, men dette anbefales kun for erfarne brukere. Det vil heller ikke være mulig for dokumentsentrene å utøve support i forhold til denne bruk.


Fungerer ePhorte på Mac?

Dessverre fungerer ePhorte kun delvis på Mac. Systemet er bygget på Microsoft.Net og MSXML og tillater ikke at man kan opprette journalposter, dokumenter osv. Man kan logge seg inn og søke opp informasjon, men bruken begrenser seg til dette.


Fungerer ePhorte på Linux?

Nei, dessverre. Jmf Mac.

Kan jeg bruke ePhorte hjemmefra?

JA, du kan få tilgang til ePhorte og andre fagsystemer ved UiB via løsningen Saksbehandler.uib.no. Se IT avdelingens wiki for hvordan du kan søke om denne tilgangen

Den eksamensansvarlige må søke i ePhorte etter den årvise samlesaken som tilhører deres fakultet

Saksbehandler søker i ePhorte etter den årvise samlesaken som tilhører deres fakultet, Avansert søk etter Saksmapper\Mapper vil gi best resultat:



  • søk etter kombinasjonen av ordene eksamensprotokoll og fakultetsnavn f.eks psykologisk om du jobber på Det psykologiske fakultet, og trunker med stjerne før og etter ordet
  • søket henter treff på alle saker med kombinasjonen av ordet eksamensprotokoll og psykologisk - dermed får saksbehandler oversikt over om den årvise eksamensprotokoll-saken for sitt fakultet er opprettet.
  • ingen treff på søket innebærer at eksamensansvarlig oppretter saken etter rutiner for dette



Avansert søk Saksmapper

Feilmeldinger

Hva betyr denne feilmeldingen?

Det kan forekomme forskjellige feilmeldinger. Ikke alle er relatert til ePhorte. Søk i vanlige feilmeldinger etter årsak og forklaring.

Jeg finner ikke min feilmelding i deres oversikt. Hva gjør jeg nå?

Ta en skjermdump av feilmeldingen du får (hold nede Ctrl, Alt og Print Screen tastene), opprett en sak i issuetracker og legg ved skjermbilde og en forklaring på hvordan feilen oppstår. Noen ganger ligger feilen andre steder enn i ePhorte, og det blir enklere for oss å hjelpe med å finne løsningen.


Hvis feilen ikke skyldes ePhorte....?

Kan den ha noe med din PC å gjøre? Noter ditt maskinnummer og meld fra til Brita. Gi en så utdypende forklaring på ditt problem og registrer dette.


Jeg får en feilmelding når jeg forsøker fritekstsøk

Etter oppgraderingen av ePhorte er «Fritekstsøk» satt som default – dette generer feilmeldinger da vi ikke har fritekstsøk aktivert ved UiB.

Vi skal få ordnet så default blir som tidligere.

Inntil da vil bruker oppleve og få feilmelding ved bruk av søk i kolonnen markert under:

Standardsøk en kolonne med fritekstsøk oppgradering.jpg

  • Sett søket til alt annet enn fritekstsøk
  • Vær Obs på at første linje nå er fritekstsøk

Maler

Det er feil i malene

Malene i ephorte inneholder flettefelt. Informasjonen som flettes er registrert i databasen. Dersom f.eks stillingstittel eller navn ikke stemmer, er det ikke malen som inneholder feil, men de data som er registrert på brukeren. Dette må da meldes til Dokumentsenter 1


Vi ønsker endring i malen

Da meldes også dette til Dokumentsenter 1.


Adressen min er feil i malen

Da skal du rapportere dette til dokumentsenter 1 og oppgi hva som er din korrekte besøksadresse. Postadressene følger enheten du tilhører og blir oppdatert felles for alle.

Flette til utskrift/fra fil

Hvordan flette til utskrift?

OBS:

Funksjonen "flett til utskrift" virker ikke som den skal for tiden. Vi arbeider med å få løst problemet.

I mellomtiden foreslår vi at du skriver "Etter adressliste" i adressefeltet i brevet, og legger ved adresselisten.



For å flette inn flere mottakere i likelydende brev, når jpen er ferdigstilt (status F-Ferdig) åpner du en temporær kopi av dokumentet

- slik vil flette menyene i Win bli aktivert


  • velg "Rediger tekstdokument", du vil nå få beskjed om at dokumentet er ferdig (det står i status F-Ferdig),
  • for å aktivere flette menyene i word klikker du på "YES"
  • du kan nå flette til utskrift:



Flett win 7 temporerkopi status F.jpg



  • velg så skriv ut fra menyen "Masseutsendelser", "Fullfør og slå sammen" og "Skriv ut dokumenter"



Fullfør og slå sammen flett win 7 2 .jpg


  • når du har skrevet ut dokumentene kan du lukke ned den temporære kopien

se Skrive et brev eller internt notat for mer om journalpost statuser.


Hvordan flette fra fil ved masseutsendelser?

Ved masseutsendelser er det ikke behov for å skrive inn alle de individuelle mottakerne i ePhorte,

  • marker «I henhold til mottakerliste» i adresse kolonnen i ePhorte
  • legg til mottakerlisten som vedlegg i journalposten
  • det kun behov for et eksemplar av brevet som går til de ulike mottakerne

Fetting adr.jpg



Benytt flettefunksjonaliteten i Word for å flette inn de ulike mottakeradressene, dette kan gjøres på flere måter, under følger en oppskrift på hvordan du kan gå frem:

1. Lagre mottakerlisten (Excel skjemaet) på ditt område

2. Journalposten må stå i status «R-Reservert»

  • Velg «Rediger tekstdokument» i ePhorte for å åpne dokumentet og benytte flettefunksjonaliteten.

3. Velg fanen «Mailings» i verktøylinjen for Word:

  • «Select Recipients” og “Use existing list”
  • Velg rett Excel skjema fra ditt område
  • Velg «Insert Merge Field»

Insert Merge Field.jpg


4. Klikk i forlengelsen av rett bokmerke

  • markert med grå klamme [ ] i dokumentet for rett plassering av «fornavn», «etternavn» «adr» osv i dokumentet. Marker slik alle kolonner du vil flette fra Excel skjemaet

5. Velg så fra menyen «Mailings», klikk på «Finish & Merge» og velg enten

  • «Skriv ut dokument»
  • «Merge to PDF»
  • eller for å se igjennom alle dokumentene til «Edit Individual Document»


Finish and merge.jpg


Dersom du har valgt skriv ut eller rediger, huker du av på alle dokumenter, slik:

Merge to all.jpg

Dokumentene vises nå for alle individuelle mottakere, du kan nå skrive ut dokumentene og ekspedere brevene.

Andre spørsmål

Hvordan får jeg lenken i PDF-dokumentet til å virke?

For PDF dokumenter som vises i PDF/A modus i ePhorte vil ikke lenker i dokumentet være klikkbare - løsningen er å åpne et dokument:

Velg "Edit" Preferences og documet og velg "Never" på view document i PDF/A mode, og "Ok" - da er instillingen satt for alle PDF dokumenter: (Dette vil kun fungerer for lenker hvor hele URL-en er tatt med i dokumentet)

PDF løsning.JPG