Ofte stilte spørsmål om digital forsendelse


Om digital forsendelse

Må jeg sende utgående brev med digital forsendelse?

Det er obligatorisk å bruke digital forsendelse for alle statlige virksomheter.

Alle utgående brev til innbyggere, skal fra 1.april sendes til digital postkasse. Modulen eDF - ephorte Digital Forsendelse - gjør dette mulig.

Er det trygt å sende brev med eDF til digital postkasse?

Digital postkasse er en sikker kanal. Vanlig e-post er ikke en sikker måte å sende meldinger på. Når UiB sender brev med eDF, vil meldingen være kryptert frem til postkassen. Innbyggeren logger seg trygt inn via ID-porten for å lese brev.

Er det trygt å sette inn fødselsnummeret i journalposten?

UiB kobles direkte mot folkeregisteret. Fødselsnummer lagres IKKE i et register i ePhorte. De siste fem sifrene (personnummeret) i fødselsnummeret krypteres.

Kan jeg sende utgående brev med eDF til offentlige virksomheter?

Ja, du kan slå opp virksomheter i Enhetsregisteret ved å trykke på forstørrelsesglasset der du ellers leter opp privatpersoner i Folkeregisteret. For å søke opp virksomhet i Enhetsregisteret, velger du "virksomheter i Enhetsregisteret" som kilde, og angir organisasjonsnummer eller (deler av) navn.

Skal man konvertere dokumentet til PDF før det ekspederes til mottaker?

Konverteringen er ivaretatt i ekspeder-funksjonaliteten, og er ikke noe som saksbehandler trenger å forholde seg til.

Jeg vet ikke om brevet ble sendt med eDF eller ikke, hva gjør jeg?

Saksbehandler må alltid sjekke forsendelsestatus under fanen "Avsender/Mottaker" på journalposten, at status etter hvert blir "Sendt". Om overføringen feilet vil status vise dette. Da må du sjekke om noe mangler i adresseopplysningene, eller om det er for lange titler på hoveddokument/journalpost/vedlegg (mer enn 100 tegn, se video), og prøve på nytt, og om det fortsatt ikke blir sendt, sende per brevpost. Statusen må da endres til "P - Manuell utskrift" og "S - sendt" når dette er gjort. Se veiledning for dette her Overføring feilet

Finnes det et søk i venstremenyen som viser om overføringen feilet?

Ja, dette søket heter "Teknisk feil (SDP" og finnes under "Saksbehandlersøk" i venstremenyen.

Tekniskfeil.png


Feilmeldinger

Jeg har sendt brevet med eDF, men under forsendelsesstaus står det "Overføring feilet"

Dette betyr at mottaker ikke har opprettet digital postkasse og du må dermed skrive brevet ut manuelt og sende per brevpost. Statusen må også endres til "P - Manuell utskrift" og "S - sendt" når dette er gjort. Se veiledning for dette her Overføring feilet