Styrebehandling - skrive saksframlegg

Fra arkiwiki
Hopp til: navigasjon, søk


Opprette saksframlegg

  • For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG på fanen Journalposter.
  • Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen.

Saksframlegg.JPG

  • Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
  • For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
  • Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad hoc. For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USFA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK


Melde saken for styret

  • Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).
  • Velg først styresakstype. Under fanen behandlinger velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.

Styresakstype.JPG


  • Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for.

Styre.JPG


  • Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Status.JPG

  • Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Møtemeny.JPG

  • Klikk på rett møtedato

Møtedato.JPG

Skriv saksframlegget

  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG
  • For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Saksframlegget godkjennes ved å sende det på godkjenningsrunde, dette gjelder for Universitetsstyret, for andre kan også enkel godkjenning til styrets sekretær (fakultetsdirektør) være aktuelt.





Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte