UiBs arkiver

Arkivorganisering

Arkivtjenesten ved UiB var lenge desentralisert

Sentralarkivet var arkivtjenesten for universitetsledelsen og var tilknyttet universitetsdirektøren. Sentralarkivet hadde ansvar for deler av sentraladministrasjonen. Fakultetene og instituttene var egne arkivskapere og førte egne journaler. I mars 1992 tok sentraladministrasjonen ved universitetet i bruk elektronisk journaldatabase, men hadde flere arkivdeler. Fakultetene tok fra 2000 gradvis i bruk elektronisk journal, og 1. april 2002 ble det opprettet én felles journaldatabase for universitet. Først ved innføringen av fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem 12. september 2006, fikk universitetet ett arkiv.


Arkivtjenestens plass i dagens organisasjonsstruktur

Arkivtjenesten ved UiB inngår i den ordinære organisasjonsstrukturen, og består i dag av åtte dokumentsentre under faglig ledelse av arkivleder. Et dokumentsenter er postmottak og journalførende enhet, og ledes av en arkivansvarlig. Ved UiB er det et dokumentsenter til hvert av fakultetene, sentraladministrasjonen med Universitetsmuseet i Bergen og Universitetsbiblioteket. Dokumentsentrene ved fakultetene har ansvar hvert sitt fakultet med underliggende institutter. Dokumentsenter 1 har pr i dag ansvar for sentraladministrasjonen samt Universitetsmuseet i Bergen med sine avdelinger, Det Juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet og Det medisinsk-Odontologiske fakultet.


Se Arkivplan for UiB for mer om dette.



Oversikt over saksarkiv ved UiB

Oppdatert 20.6.2011

Arkivperioder Plassering
Arkivperioden 1948-1972 bortsettingsarkiv (ordnet materiale)
Arkivperioden 1973-1977 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1978-1997 bortsettingsarkiv (uordnet materiale)
Arkivperioden 1992-2006


konvertert fra DocuLive oppstart 17.3.1992

ePhortehist


selve arkivmaterialet oppbevares hos enhetene

Arkivperioden 2006 –


UiB tok i bruk ePhorte fom 12.9.2006

ePhorte
Arkivperioden 2011 –

Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene:


  • Det humanistiske fakultet
  • Det samfunnsvitenskapelige fakultet
  • Det psykologiske fakultet.
ePhorte




















Oversikt over personalmapper ved UiB

Personalmapper ved UiB finnes som elektroniske personalmapper i ePhorte fra 2009

Fra og med 1.1.2009 tok UiB i bruk elektroniske personalmapper. Personalarkivet i ePhorte består av tematiske mapper i for den enkelte ansatte, der hver mappe inneholder en sak om en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet.


Personalmapper ved UiB finnes som papirarkiv før 2009

Her består personalarkivet av en personalmappe for den enkelte ansatte. UiB startet med KK-mapper (personalmapper) i 1968, men har noe lønns- og personaldokumentasjon for perioden før 1968, dette arkivmaterialet er skapt av lønningsavdelingen. Personalansvaret og alle aktive personalmapper ble delegert ut til fakultetene (ikke Universitetsmuseet i Bergen) i løpet av 2002-2003. Personalmappene til ansatte som sluttet ved UiB før dette er oppbevart ved Sentraladministrasjonen



Oppdatert 12.8.2010

Personalmapper ved UiB Plassering
Arkivperioden før 1968

inneholder lønnsbilag mv.

tilfluktsrom JUS

samme rom som fakturaer oppbevares

Arkivperioden 1968-1994 bortsettingsarkiv
Arkivperioden 1994-2002 Personal- og organisasjonsavdelingen
Arkivperioden 2002-2009 enhetene
Arkivperioden 2009

UiB tok i bruk elektroniske personalmapper i ePhorte fom 1.1.2009.

ePhorte

















Historisk arkiv

Bestandsoversikt

UiB er geografisk spredd over store områder og arkivbestanden er foreløpig bare delvis satt bort i sentrale lokaler.Et bortsettingsarkiv er et arkiv som inneholder saker som ikke lenger er i aktivt bruk. Ved overføring av arkiv til bortsettingsarkiv er det viktig at arkivene beholder sin indre orden og sammenheng; sin proveniens. Arkiver som overføres til bortsetting bør være ryddet, jf. arkivforskriftens § 3-14 [1], men dette prinsippet kan fravikes dersom tungtveiende hensyn taler for det.


Et trekk ved UiBs arkivbestand er at den er svært mangfoldig og uensartet. Arkivene har vokst fram i ulike administrative sammenhenger, og kulturer med varierende arkivfaglig fokus og kompetanse, noe som preger arkivtilstanden.


for mer om bestandsoversikt se Arkivplan for UiB


Bortsettingsarkivet - Bestandsoversikt etter reol nummer

Oppdatert 29.2.2014

Plassering Arkivserie Enhet Tidsrom Hyllemeter
Umerket reol Bergen Museum historisk arkiv 17 hyller
Reol 22 A, B, C Sentraladministrasjonen Arbeidsmiljøutvalg 1991-2004 2,2
Reol 22 P Det medisinsk-odontologiske fakultet Inst. for samfunnsmed 1972-1985 0,1
Reol 22 og 21 A, B, C, D og P Bergensmodellen 1994-1999 3,8
Reol 22 D

Dr. grader ved UiB alle doktorgradsavhandlinger inkludert sakspapirer og tilskudd til trykking av dr. grader

Reol 22 D Dr. grader ved UiB og Dr. Philos 1997-2003 1,7
Reol 22 D Det psykologiske fakultet, Dr. grader og Dr. Psychol 1980-2002 0,9
Reol 22 D SV – fakultetet, Dr. grader 1971-2002 3,1
Reol 22 D Odontologisk Fakultet, Dr. grader 1967-2002 0,6
Reol 22 D Det medisinske fakultet, Dr. grader 1952-2003 2,9
Reol 22 D Det matematisk naturvitenskaplige fakultet, Dr. grader 1952-2003 8,4
Reol 22 D Dr. grader ved UiB og Dr. Philos 1997-2003 1,7
Reol 22 D Det juridiske fakultet, Dr. grader 1983-2003 0,7
Reol 22 D HF – fakultetet, Dr. grader 1953-2003 4,7
Reol 21 A D Sentraladministrasjonen Forskningsadministrativ avdeling 1985-1990 2,7
Reol 21 A D Unifob 1985-1990 1
Reol 21 P Personalarkiv 1968-1994 14,6
Reol 20 Z Fakulteter og UiB adm 1951-1991 5,6
Reol 20 D UiB administrasjon Arkivmateriale fra Det akademiske kollegium (DAK) 1949-2003 4,7
Reol 20 D CMR, Høyteknologisenteret, M. Lerheims arkiv, Flood m.m
Reol 19 B UiB administrasjon Kopibøker, annonser 1949-2001 9
Reol 18, 17 og 16 D Rullearkiv tidligere hos DS01 1978-1997 192?
Reol 17,16 og 15 D ulike arkivskapere adm. saksarkiv 1952-2001 71,1
Reol 16 D UiB administrasjon saksarkiv 1948-1971 31
Reol 14 Fa Fakultetene Eksamens besvarelser 1970-1980 18,1
F Eksamensprotokoller Merk: protokoller fra ped.sem; 1955-1981 er oppbevart hos SA. kontakt Elin Angerman 1955-1981
F Eksamensprotokoller Merk protokoller fra ped.sem; 1982- er oppbevart hos Psyfa. kontakt Guri Myrvoll 1982-
Reol 14 F Studieadministrativ avdeling Eksamensprotokoller;Det humanistiske fakultet 1982-1999
Reol 14 F Studieadministrativ avdeling Eksamensprotokoller;Det humanistiske fakultet 1982-1999
Reol 14 F Studieadministrativ avdeling Eksamensprotokoller;Det samfunnsvitenskapelige fakultet 1982-1999
Reol 14 F Studieadministrativ avdeling Eksamensprotokoller;Det psykologiske fakultet, samt pedagogikk og helsefag 1976-1999
Reol 14 F Studieadministrativ avdeling Eksamensprotokoller;Ex.Phil 1983-1998
Reol 13 A, B, C, D og P Sentraladministrasjonen IT avdelingen 1962-2006
Reol 11 D Det psykologiske fakultet 1974-1990 83 permer
Reol 11 D Det psykologiske fakultet 1971-2000 23,5
Reol 9 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Dr.gradskandidater 1986-2006 4,1
Reol 9 og 8 ulike arkivskapere 1971-2006 59,8
Reol 7 og 6 A, B, C og D Det medisinsk-odontologiske fakultet 1949-1997 14,9
Reol 6 Rek Vest, prosjekt 1985-2004 19
Reol 1 A, B, C, D og Fb Det humanistiske fakultet 1955-2006 22,9 + ca 3 hm på tralle
Arkivskap *ved inngangsdør UiB administrasjon 14 skap*