Venstremeny

I ePhortes venstre skjermbilde, venstremenyen, finner du ulike forhåndsdefinerte søk. Søkene i venstremenyen henter informasjon som er viktig for deg som saksbehandler eller leder. Hvilke søk som er tilgjengelig avhenger av hvilke rolle du er logget på med. De viktigste søkene er beskrevet nedenfor.


Saksbehandlersøk

  • Mine restanser - Journalposter du har et ansvar for å besvare eller avskrive
  • X-notater fordelt til meg - Søket henter interne x-notater som er fordelt til deg de siste 21 dagene. Søket tar utgangspunkt i datoen dokumentet ble tildelt deg, ikke datoen det er skrevet. Du kan utvide søket for å hente eldre dokumenter. Dette gjøres ved å øke tallet fra "-21" som er lagt inn som standard, til f.eks "-35", som heter interne x-notater fordelt til deg de siste 5 uker.
  • Til info (kopi) - Kopier fordelt til deg de siste 21 dagene. Du kan selv endre antall dager og hente fram eldre kopier.
  • Under arbeid - Journalposter du arbeider med (status r) og som ikke er ferdigstilt eller godkjent
  • Mine sendte brev og notater - Journalposter du har skrevet og "sendt fra deg" de siste 100 dager. Antall dager kan endres. Du kan også spesifisere dokumentdato og dokumenttittel
  • Sendt til godkjenning - Journalposter du har sendt på enkel godkjenning (sendt til kun én leder)
  • Godkjente journalposter - Journalposter du har fått godkjent de siste 21 dager. Du kan selv endre antall dager og hente fram eldre kopier.
  • Ikke-godkjente journalposter - Journalposter du ikke fikk godkjent. Disse vises også i søket Under arbeid. Dette da status på ikke-godkjente journalposter endres til Reservert i det godkjenner velger ikke å godkjenne.
  • Min forfallsliste - Journalposter du har ansvar for å følge opp og som har forfalt eller som forfaller i løpet av de neste sju dager. Treff i dette søket forutsetter at feltet for forfallsdato har blitt brukt.
  • Utsjekkede dokumenter - Viser dokumenter som ikke er blitt overført fra ditt eget filområde til ePhortes felles dokumentlager. Disse dokumentene må sjekkes inn for at de skal bli arkivert og dermed tilgjengelige for andre
  • Mine aktive saksmapper - Saks- og personalmapper med deg som sakseier og hvor det fremdeles foregår saksbehandling
  • Mine avsluttede saksmapper - Saks- og personalmapper med deg som sakseier, men hvor det ikke lenger skjer saksbehandling. Sakene kan åpnes med henvendelse til Seksjon for dokumentasjonsforvaltning
  • Siste saker jeg har sett på - Henter de ti siste sakene du har sett på (de du aktivt har klikket på)
  • Siste journalposter jeg har sett på - Henter de ti siste journalpostene du har sett på (de du aktivt har klikket på)
  • Finn ansatt - Søket kan brukes til å hente fram personalmapper ved din enhet. Navn eller ansattnummer legges inn i søket
  • Til ekspedering - Dette søker vise journalposter hvor en har hentet mottakere via oppslag i Folkeregisteret eller i Enhetsregisteret (Brønnøysundregisteret) men hvor journalposten ikke enda er ekspedert digitalt.
  • Teknisk feil - Noen ganger kan det oppstå feilsituasjoner etter at journalposten er ekspedert digitalt. Velger mottaker for eksempel ikke å signere dokumenter mottatt til digital signering (signeringsoppdraget avvises), vil journalposten en har ekspedert digitalt dukke opp i dette søket. Har mottaker ikke opprettet en digital postkasse, sendes dokumenterer til utskrift. I noen sjeldne tilfeller kan posten ikke levere papirutskriften fysisk. Utskriften blir da returnert til utskriftssted, den skannes og dukker da opp i søket "Teknisk feil".
  • Under sending - I dette søket vises journalposter i den korte perioden fra en har ekspedert en journalpost til den er sendt.

Ledersøk

  • Ufordelte brev- Inngående brev som du må fordele til dine saksbehandlere
  • Ufordelte notater - Interne notater sendt til din avdeling som må fordeles til dine saksbehandlere
  • Ufordelte kopier - Kopier av brev og notater som er sendt din enhet. Kopien må fordeles til en av dine saksebehandlere
  • Godkjenning av journalposter - Journalposter sent kun til deg som du må godkjenne.
  • Journalposter jeg har godkjent - Journalposter du har godkjent gjennom enkel godkjenning
  • Oversikt over journalposter med status G ved egen enhet - Henter journalposter som ligger til godkjenning ved din enhet
  • Enhetens restanser - Journalposter din enhet har et oppfølgingsansvar for og som ikke er besvart eller avskkrevet
  • Journal ved egen enhet de siste to dager - Journalposter til din enhet de siste to dager. Søket kan endres før det kjøres
  • Post fra egen enhet - Journalposter fra din enhet de siste sju dager


Godkjenningsrunde

Søket henter fram oppgaver knyttet til bruken av godkjenningsrunde, det vil si når to eller flere ledere må godkjenne en journalpost

  • Ny godkjenningsoppgave

Treff en får her viser til to forskjellige typer oppgave – en type treff for saksbehandler og en for ledere (godkjennere).

  • For saksbehandler: Her vises journalposter godkjent via funksjonen Godkjenningsrunde.
  • For ledere: Her vises journalposter ledere skal godkjenne via funksjonen Godkjenningsrunde.

Importsentraler

Her har du muligheten til å få opp din personlige epost i ePhorte. Dersom du har satt opp din epost korrekt (se egen seksjon) vil du kunne gå på "Importsentraler" og velge "Innboks" og se eposter med vedlegg i Søk/resultat vinduet. For import av epost, gå til seksjonen Importere epost.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte