Versjon 2.1.15.07

Det er gjort noen endringer i den nye versjonen av ePhorte. For den vanlige bruker vil du ikke merke stort, men under er en liste over endringer. Ledere må spesielt merke seg endringene i måten fordeling av brev og notater skjer på. Du kan gå til siden Fordele journalposter for en nærmere beskrivelse av hvordan det gjøres.

For alle brukere av ePhorte

  • Du må skrive inn passord første gang du skal importere e-post - Merk at du må klikke på OK-knappen. Det holder ikke å trykke enter!
  • Det er nå mulig å kun importere vedlegg til e-post, eller kun importere vedlegg til en e-post som vedlegg til en journalpost
  • Når du henter fil fra disk vil dokumentet automatisk bli sjekket inn i ePhorte. Journalstatus vil da være "R"
  • Når en fil (dokument) lukkes, sjekkes filen inn i ePhorte
  • Hvis filen tilknyttet en versjon av sjekket ut, vises dette i en egen kolonne for "utsjekket" på dokumentnivå og ikke kun på versjonsnivå som tidligere. Dette gir bedre oversikt
  • Ved påføring av godkjenner i dialogboks etter å "tilbake til ePhorte web" er det ikke nødvendig å tabulere feltet med godkjennerens initialer for at denne skal bli registrert
  • Hvis du forsøker å importere e-post til en sak som er avsluttet får du nå denne feilmeldingen: ”Du har ikke rettigheter til å legge til ny post av denne typen”
  • For alle felt med obligatorisk utfylling er det lagt til en stjerne ved ledeteksten
  • Det er mulig å endre rekkefølgen på vedlegg som er tilknyttet en journalpost ved å endre tallet under kolonnen ”Rflg” på dokumentnivå, men man ikke gjøre et vedlegg til hoveddokument på denne måten
  • Man kan bytte dokumenttype fra N til X og omvendt også etter at det er knyttet dokument til journalposten, gitt at journalstatus er R

For ledere

  • Fordeling av brev og notater skjer i to separte søk, henholdsvis "ufordelte brev" og "ufordelte notater". Notater fordeles via en meny som har valgene "rediger/fordel". Velg "fordel"
  • Inngående brev fordeles via valget "fordel" i menyen
  • Kopier av inngående og utgående brev fordeles ved å velge "rediger" i menyen "rediger/fordel",("fordel" er grået ut for disse dokumenttypene), mens man velger "fordel" nå man skal fordele notater

For mer om fordeling, klikk her

For arkivarer

  • Det går ikke an å legge vedlegg til journalposter med status F og J.
  • Menyvalget for å legge til vedlegg er dimmet for at det skal være bedre synlig at det ikke er lov å tilknytte vedlegg til journalposten. Gjelder journalposter med status forskjellig fra R,G,S og M.
  • Rettet feilen som inntraff når dokumentbeskrivelsen var på mer enn 200 tegn
  • Det skal være mulig å importere større filer via importsentraler uten å få feilmelding
  • Det er mulig å søke etter felt uten ufylt verdi, f. eks saker uten klassering. Bruk bindestrek "-" i feltet "ordningsverdi"
  • Det er lagt inn en bedre feilmelding når en forsøker å opprette nye journalposter i en avsluttet saksmappe
  • Det er ikke lenger mulig for saksbehandler eller leder å importere e-post som vedlegg til journalpost som er journalført.
  • Ved bruk av svar med enkel e-post er det lagt inn kontroll på at e-post adresse er registrert på mottakeren av posten
  • Hvis en overskriver en ad hoc gruppe med en fast tilgangsgruppe på saksnivå, slettes ad hoc gruppen
  • Manuell konvertering til pdf fungerer
  • Man kan laste dokumenter som er større en 40 MB
  • under frisøk (standard søk/avansert søk) vil ePhorte ved inntasting av navn starte en automatisk utfylling av saksansvarlig / saksbehandler
  • Saker kan masseoppdateres på blant annet saksstatus, saksansvarlig og tittel, men ikke på klassering. Hvis en vil slette innholdet av et felt f. eks tilgangskode og hjemmel, kan en sette inn tegnet @ i feltet
  • Ved renummerering tildeles dokumentene nr i forhold til løpenummer/år

Kjente feil i versjon 2.1.15.07

  • Når en arkivar forsøker å hente fil fra disk for dokument av type inngående jp, feiler dette for dokumenter av typen word, xls, txt og htm. En må da redigere dokumentdetaljer, endre status fra F til B og velge nytt tekstdokument og hente aktuell fil fra disk. Dette skjer kun for arkivarer, ikke saksbehandlere fordi jp status går til J ved registrering av inngående dokument
  • Import av e-post med ' tegn i overskriften gjør at meldingstekst ikke blir importert
  • I brødsmulestien vises ikke tittelen som kommer opp på gul lapp på sak/jp riktig hvis hele tittelen er skjermet
  • Får ingen beskjed om at mottaker mangler på en utgående jp. Arkivet får melding ved journalføring om manglende mottaker. Saksbehandler får melding om dette under innsjekking og setter det til ferdig: ”Oppdatering av journalpost feilet.\r\n Du må ha en ekstern mottaker på denne typen journalpost”
  • Ved søk etter en saksbehandler ved f.eks å skrive inn "Ola*" i feltet "navn" og avgrenser søket til en avdeling ved UiB, vil en likevel få treff på alle som heter "Ola" ved institusjonen
  • Fristekstsøket fungerer ikke. Det gir en lang feilmelding søke- og resultatvinduet som begynner med "Server Error in '/UIB' Application."
  • Arkivarer kan fjerne kopihaker uten at det gir restanse