Viktige begreper

ePhorte er både et saksbehandlings- og et arkivsystem. Dette innebærer ofte at det finnes flere ord og begreper som man kanskje ikke kjenner fra før. Vi vil forsøke å forklare noen av dem her.

Arkfane

ePhortes detaljvisningsbilde inneholder metadata (utfyllende informasjon) om journalposten (brevet eller notatet). Ulike informasjon er organisert under uliker arkfaner. En arkfane innholder altså avgrensete informasjonsbolker om journalposten, for eksempel om antall dokumenter, om det er merknader til journalposten, hvem som er avsender (for inngående brev) eller mottaker (både hovedmottaker og kopimottaker) av journalposten og dokumentdato, journaldato og skjermingsinformasjon (under arkfanen "journalpostdetaljer").

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Journalføring

Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Journalpost

Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. En journalpost er ikke det samme som et dokument. Journalposten er som en konvolutt. En oppretter dokumenter (hoveddokument og eventuelle vedlegg) inne i journalposten/konvolutten.

Sak/Saksmappe

Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales saksmappe konsekvent som "sak", som igjen vil tilsvare et "saksnummer" i systemet. I en sak kan det finnes mange journalposter som altså tilhører samme sak.

Status

Statuser i ePhorte angir hvor langt saker og journalposter er kommet i et saksbehandlingsforløp.

Saksstatus viser om saker er opprettet av saksbehandler/leder, om de er kvalitetskontrollert av arkivet, ferdigstilt av sakseier eller avsluttet av arkivtjenesten. Status styrer hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken.

Disse statuskodene benyttes:

R - Reservert. Viser at en sak er opprettet av saksbehandler eller leder
B - Under behandling. Status som viser at saksopplysningene er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten
F - Ferdig. Saken er ferdigstilt av sakseier. Ingen flere journalposter kan da opprettes i saken
A - Avsluttet. Saken er avsluttet av arkivtjenesten


Journalstatus angir hvor langt en journalpost er kommet i forhold til registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter.

De vanligste journalstatusene er:

R - Reservert. Journalposten er opprettet av saksbehandler og er under arbeid
S - Registrert av saksbehandler. Status når saksbehandler/leder har opprettet inngående brev/epost til UiB
G - Sendt til godkjenning. Journalposten er sendt til én leder for godkjenning
F - Ferdig. Journalposten er ferdig fra saksbehandler/leder. Interne notater er da "sendt", mens utgående brev kan ekspederes i henhold til rutiner ved Universitetet
J - Journalført. Journalposten er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten og opplysningene kan legges ut på offentlig journal for UiB


Søk

Vi benytter ordet søk i forbindelse med søk i metadata. Det vil si at vi dessverre per i dag ikke kan fritekssøke direkte i dokumentene, men på all informasjonen som er lagret om saker, journalposter og dokumenter. Da kan du søke i saksnummer, titler, datoer, avsender/mottaker, forfallsdato, journaldato, saksbehandler, journalenhet osv. I venstremenyen vil du ha ulike predefinerte søk. I menyen øverst i ePhorte (verktøylinjen) vil du selv kunne bestemme hvilke data du ønsker å søke etter (avansert-, standard- eller hurtigsøk).


Tilgangskoder

Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt fra offentlighet eller er taushetsbelagte. Du kan finne mer informasjon om hva kodene betyr og hvordan du kan autoriseres for disse ved å gå til Seksjon for dokumentasjonsforvaltning sine Arkiwiki-sider (http://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php/Hovedside).

Detaljebildet i ePhorte inneholder arkfaner, med ytterligere informasjon om sak, journalpost eller dokument

Arkfane.JPG


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte