Forskjell mellom versjoner av «2010.1.11»

Linje 1: Linje 1:
#Pålogging – ny url
+
'''Generelt'''*Når du logger ephorte (https://uib.ephorte.uninett.no) er grensesnittet noe forandret fra tidligere og enkelte grafiske elementer i selve ephorte er forandret. Har du lagt inn ephorte under ”favoritter” i din nettleser (internet explorer) må du huske å oppdatere url’en (nettadressa). Du kan også gå inn i ephorte fra starmenyen din pc som før.   
#Noen endrede grafiske elementer, men ikke noe vesentlig
+
*Du logges nå inn ephorte med din standard brukerrolle. Har du flere roller kan du bytter rolle i nedtrekksmenyen.   
#Noe endret brukergrensesnitt for å bedre ytelsen i IE8
+
*”Logg av” - knappen ligger nå i nedtrekksmenyen beskrevet over. Husk å logge av ephorte når du er ferdig. Brukerveiledning for - og avlogging finner du [[https://wikihost.uib.no/persokwiki/index.php/Logge_p%C3%A5_og_av_ePhorte|her]]
#Bytte mellom rolle i en nedtrekksmeny – må logge importsentralen ved bytte av rolle
 
#”Logg av” - knappen er fjernet og man må logge av fra samme meny som man kan endre roller – dette er det bedt om endringsønske
 
#Fordeling – leder kan igjen fordele både inngående og utgående journalposter fra resultatvisningsbildet ved menyvalget ”fordel”.  Kopier bør fordeles fra fanen ”interne mottakere, avsender/mottaker.  Alternativt må man velge ”fordel” for kopier av interne notater, og ”rediger” for brev, men det er noen ulemper ved dette 1.
 
#Valget ”oppdater data i ephorte” er fjernet. Automatisert. Det innebærer at endringer av dokumentdato i dokument vil vises i metadata for journalposten, og at tittelen vil endres for dokumentivå (ikke innholdsfeltet for journalposten).
 
#Igjen mulig for arkivarer å knytte vedlegg til journalførte journalposter
 
#Merking av flere journalposter for masseoppdatering forsvinner etter journalføring
 
#Igjen mulig for alle brukere å lenke mellom saker/journalposter/dokumenter
 
#Pix-edit – over på dette
 
#Kun lov til å velge ett hoveddokument ved importering av epost
 
#Mulig å skjerme innholdsfelt ved import av epost
 
#Vær obs ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavnDet siste er kun ift OEP
 
#Ved endring fra status E til J er det mulig også endringer av mottakere bli lagret
 
#Det er lagt inn sperre slik at adm.enhet på en sak ikke kan endres til en enhet saksansvarlig ikke har en rolle knyttet til
 
#Vedlegg uten tilgangskode tas med i offentlig versjon av møteinnkalling
 
#Søkeresultat viser at flere poster finnes – når maksimalt antall poster er nådd
 
#Det er ikke mulig å opprette tekstdokument uten mottaker er registrert. Gjør oppmerksom på at journalposten opprettes for doktype U, N og X, men ikke dokumentet. Mottaker må da legges til, enten via fanen "interne mottakere" eller ved å redigere journalposten og føye til mottakerTil slutt må dokumentet opprettes.
 
#Ny tabell for søkeresultat vises med 25 poster om gangen. Det er mulig å velge opp til 50 i page size meny. Default verdi kan endres i ephorte.config
 
#Det er mulig å registrere interne mottakere på mappedokumenter (dokumenttype Y)
 
#Ved import av e-post blir saksansvarlig automatisk utfylt. Er det en annen som er saksbehandler på journalpost må informasjonen endres før import. (Saksbehandlere/leder har foreløpig ikke mulig å importere e-post til saker hvor andre er saksansvarlig)
 
#Saksprotokoll blir (fra versjon 2009.3) konverter til PDF ved status G -godkjent . Det erekstremt viktig at protokoll ikke låses før alt er ferdig protokollert og sjekket. Når status er BE sakskart og G på saksprotokoll starter konvertering til pdf i bakgrunnen. Det er ikke redigeringsmulighet på pdf saksprotokoller!
 
#Møtedokument – ny kolonne viser tilgangskode i listevisningen slik at det er lettere å se manglende tilgangskoder
 
#Leserettigheter er innskjerpet for person med rolle leder eller arkivar og fungerer nå separat for sak og journalpost. Dette gjelder når de autorisert for tilgangskode H for egen adm.enhet (adm.enhet A). De får da ikke leserettigheter til journalpost med tilgangskode H tilhørende adm.enhet B i en saksmappe tilhørende adm.enhet A.
 
#Arbeidsbildet oppdateres ikke alltid etter en statusendring for journalposten.  Bildet kan derfor bli hengende igjen og vise "under arbeid" selv om journalposten er ferdigstilt eller sendt til godkjenning
 
#En person vil ikke få lesetilgang til sakens journalposter i egenskap av å være saksansvarlig. Vedkommenede må være autorisert for tilgangskode for den administrative enheten som er registert på journalposten. Denne regelen gjelder uavhengig hvilken rolle som person er logget på med.
 
  
'''Feil i versjonen'''
+
'''For alle brukere'''*Valget ”oppdater data i ephorte” er fjernet når et dokument overføres til databasen.  Dette skjer nå automatisk.  Det innebærer at dersom du endrer dokumentdato i selve dokument vil den nye dokumentdatoen automatisk bli oppdatert i journalen.  Med andre ord vil det da være samsvar mellom dokumentdato på dokumentet og dokumentdato i journalen.  Dette er spesielt nyttig dersom det går lang tid fra du oppretter et dokument i ephorte til du er ferdig med det.  I tillegg vil endringer i dokumenttittelen også endre tittelen på dokumentnivå, men ikke i det feltet som normalt brukes til framfinning (innholdsfeltet for journalposten).
#Detaljbildet eller arbeidsbildet blir ikke oppdatert når et dokument er sendt på enkelt godkjenning direkte ved innsjekking til dokumentlager. Man må da manuelt oppfriske bildet for at kortekt journalstatus skal vises.
+
*Det er ikke mulig å opprette tekstdokument uten mottaker er registrert. Gjør oppmerksom på at journalposten opprettes for doktype U, N og X, men ikke dokumentet. Mottaker må da legges til, enten via fanen "interne mottakere" eller ved å redigere journalposten og føye til mottaker.  Til slutt må dokumentet opprettes.
 +
*Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
 +
*Mulig å skjerme innholdsfelt ved importering av e-post
 +
 
 +
'''For ledere/saksfordelere'''*Fordeling – leder kan igjen fordele både inngående og utgående journalposter fra resultatvisningsbildet ved menyvalget ”fordel”.  Kopier bør fordeles fra fanen ”interne mottakere, avsender/mottaker.  Alternativt må man velge ”fordel” for kopier av interne notater, og ”rediger” for brev, men det er noen ulemper ved dette.  Brukerveiledning til fordeling finner du [[https://wikihost.uib.no/persokwiki/index.php/Fordele_journalposter|her]]
 +
 
 +
'''For arkivtjenesten'''*Det er mulig for arkivarer å knytte vedlegg til journalførte journalposter
 +
*Merking av flere journalposter for masseoppdatering forsvinner etter journalføring
 +
*Det er lagt inn sperre slik at administrativ enhet på en sak ikke kan endres til en enhet saksansvarlig ikke har en rolle knyttet til
 +
*Ny tabell for søkeresultat vises med 50 poster om gangen. Det er mulig å velge opp til 50 i page size meny. Default verdi kan endres i ephorte.config
 +
*Ved import av e-post blir saksansvarlig automatisk utfylt. Er det en annen som er saksbehandler på journalpost må informasjonen endres før import. (Saksbehandlere/leder har foreløpig ikke mulig å importere e-post til saker hvor andre er saksansvarlig)
 +
'''
 +
Annet'''*En person vil ikke få lesetilgang til sakens journalposter i egenskap av å være saksansvarlig. Vedkommende må være autorisert for tilgangskode for den administrative enheten som er registrert på journalposten. Denne regelen gjelder uavhengig hvilken rolle som person er logget på med
 +
*Leserettigheter er innskjerpet for person med rolle leder eller arkivar og fungerer nå separat for sak og journalpost.  Dette gjelder når de er autorisert for tilgangskode H for egen administrativ enhet (administrativ enhet A). De får da ikke leserettigheter til journalpost med tilgangskode H tilhørende administrativ enhet B i en saksmappe tilhørende administrativ enhet A.
 +
*Kun lov til å velge ett hoveddokument ved importering av e-post
 +
*Vær obs på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn.  Det siste brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)
 +
*Noen steder finner du en avhukingsboks ”publiser”.  Denne benyttes ikke av Universitetet i Bergen, men kan anvendes av institusjoner som har tatt i bruk ephorte sin publikumsmodul
 +
*Søkeresultat viser at flere poster finnes når maksimalt antall visninger er nådd.  Standard antall visninger er satt til 50, men du kan velge å vise flere.
 +
*Det er mulig å registrere interne mottakere på mappedokumenter (dokumenttype Y). Vi benytter oss normalt ikke av dette ved UiB
 +
*Noe endret brukergrensesnitt for å bedre ytelsen i IE8
 +
*Ved endring fra status E til J er det nå mulig også at endringer av mottakere blir lagret
 +
'''
 +
Møtebehandling'''*Vedlegg uten tilgangskode tas med i offentlig versjon av møteinnkalling
 +
*Saksprotokoll blir (fra versjon 2009.3) konverter til PDF ved status G -godkjent . Det er ekstremt viktig at protokoll ikke låses før alt er ferdig protokollert og sjekket. Når status er BE på sakskart og G på saksprotokoll starter konvertering til pdf i bakgrunnen. Det er ikke redigeringsmulighet på pdf saksprotokoller
 +
*Møtedokument – ny kolonne viser tilgangskode i listevisningen slik at det er lettere å se manglende tilgangskoder
 +
 
 +
'''Feil ''' være obs på at detaljbildet/arbeidsbildet ikke alltid oppdateres automatisk
 +
*Detaljbildet eller arbeidsbildet blir ikke oppdatert når et dokument er sendt på enkelt godkjenning direkte ved innsjekking til dokumentlager. Man må da manuelt oppfriske bildet for at korrekt journalstatus skal vises.  Også ved andre statusendringer som følge av at innsjekktingsboksen er brukt for journalposten vil ikke statusen i detaljbildet alltid bli oppdatert.  Det er bildet som ikke oppdateres, statusen blir oppdatert. Korrekt status vises dersom du velger ”oppdater/refresh” i det aktuelle vinduet.

Revisjonen fra 10. des. 2010 kl. 12:31

Generelt*Når du logger på ephorte (https://uib.ephorte.uninett.no) er grensesnittet noe forandret fra tidligere og enkelte grafiske elementer i selve ephorte er forandret. Har du lagt inn ephorte under ”favoritter” i din nettleser (internet explorer) må du huske å oppdatere url’en (nettadressa). Du kan også gå inn i ephorte fra starmenyen på din pc som før.

  • Du logges nå inn ephorte med din standard brukerrolle. Har du flere roller kan du bytter rolle i nedtrekksmenyen.
  • ”Logg av” - knappen ligger nå i nedtrekksmenyen beskrevet over. Husk å logge av ephorte når du er ferdig. Brukerveiledning for på- og avlogging finner du [[1]]

For alle brukere*Valget ”oppdater data i ephorte” er fjernet når et dokument overføres til databasen. Dette skjer nå automatisk. Det innebærer at dersom du endrer dokumentdato i selve dokument vil den nye dokumentdatoen automatisk bli oppdatert i journalen. Med andre ord vil det da være samsvar mellom dokumentdato på dokumentet og dokumentdato i journalen. Dette er spesielt nyttig dersom det går lang tid fra du oppretter et dokument i ephorte til du er ferdig med det. I tillegg vil endringer i dokumenttittelen også endre tittelen på dokumentnivå, men ikke i det feltet som normalt brukes til framfinning (innholdsfeltet for journalposten).

  • Det er ikke mulig å opprette tekstdokument uten mottaker er registrert. Gjør oppmerksom på at journalposten opprettes for doktype U, N og X, men ikke dokumentet. Mottaker må da legges til, enten via fanen "interne mottakere" eller ved å redigere journalposten og føye til mottaker. Til slutt må dokumentet opprettes.
  • Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
  • Mulig å skjerme innholdsfelt ved importering av e-post

For ledere/saksfordelere*Fordeling – leder kan igjen fordele både inngående og utgående journalposter fra resultatvisningsbildet ved menyvalget ”fordel”. Kopier bør fordeles fra fanen ”interne mottakere, avsender/mottaker. Alternativt må man velge ”fordel” for kopier av interne notater, og ”rediger” for brev, men det er noen ulemper ved dette. Brukerveiledning til fordeling finner du [[2]]

For arkivtjenesten*Det er mulig for arkivarer å knytte vedlegg til journalførte journalposter

  • Merking av flere journalposter for masseoppdatering forsvinner etter journalføring
  • Det er lagt inn sperre slik at administrativ enhet på en sak ikke kan endres til en enhet saksansvarlig ikke har en rolle knyttet til
  • Ny tabell for søkeresultat vises med 50 poster om gangen. Det er mulig å velge opp til 50 i page size meny. Default verdi kan endres i ephorte.config
  • Ved import av e-post blir saksansvarlig automatisk utfylt. Er det en annen som er saksbehandler på journalpost må informasjonen endres før import. (Saksbehandlere/leder har foreløpig ikke mulig å importere e-post til saker hvor andre er saksansvarlig)

Annet*En person vil ikke få lesetilgang til sakens journalposter i egenskap av å være saksansvarlig. Vedkommende må være autorisert for tilgangskode for den administrative enheten som er registrert på journalposten. Denne regelen gjelder uavhengig hvilken rolle som person er logget på med

  • Leserettigheter er innskjerpet for person med rolle leder eller arkivar og fungerer nå separat for sak og journalpost. Dette gjelder når de er autorisert for tilgangskode H for egen administrativ enhet (administrativ enhet A). De får da ikke leserettigheter til journalpost med tilgangskode H tilhørende administrativ enhet B i en saksmappe tilhørende administrativ enhet A.
  • Kun lov til å velge ett hoveddokument ved importering av e-post
  • Vær obs på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn. Det siste brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)
  • Noen steder finner du en avhukingsboks ”publiser”. Denne benyttes ikke av Universitetet i Bergen, men kan anvendes av institusjoner som har tatt i bruk ephorte sin publikumsmodul
  • Søkeresultat viser at flere poster finnes når maksimalt antall visninger er nådd. Standard antall visninger er satt til 50, men du kan velge å vise flere.
  • Det er mulig å registrere interne mottakere på mappedokumenter (dokumenttype Y). Vi benytter oss normalt ikke av dette ved UiB
  • Noe endret brukergrensesnitt for å bedre ytelsen i IE8
  • Ved endring fra status E til J er det nå mulig også at endringer av mottakere blir lagret

Møtebehandling*Vedlegg uten tilgangskode tas med i offentlig versjon av møteinnkalling

  • Saksprotokoll blir (fra versjon 2009.3) konverter til PDF ved status G -godkjent . Det er ekstremt viktig at protokoll ikke låses før alt er ferdig protokollert og sjekket. Når status er BE på sakskart og G på saksprotokoll starter konvertering til pdf i bakgrunnen. Det er ikke redigeringsmulighet på pdf saksprotokoller
  • Møtedokument – ny kolonne viser tilgangskode i listevisningen slik at det er lettere å se manglende tilgangskoder

Feil – være obs på at detaljbildet/arbeidsbildet ikke alltid oppdateres automatisk

  • Detaljbildet eller arbeidsbildet blir ikke oppdatert når et dokument er sendt på enkelt godkjenning direkte ved innsjekking til dokumentlager. Man må da manuelt oppfriske bildet for at korrekt journalstatus skal vises. Også ved andre statusendringer som følge av at innsjekktingsboksen er brukt for journalposten vil ikke statusen i detaljbildet alltid bli oppdatert. Det er bildet som ikke oppdateres, statusen blir oppdatert. Korrekt status vises dersom du velger ”oppdater/refresh” i det aktuelle vinduet.