Forskjell mellom versjoner av «2010.1.11»

Linje 15: Linje 15:
 
*'''Lenker fungerer'''. Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
 
*'''Lenker fungerer'''. Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
 
*'''Skjerme innhold'''.  Mulig å skjerme innholdsfelt når du importerere av e-post
 
*'''Skjerme innhold'''.  Mulig å skjerme innholdsfelt når du importerere av e-post
*'''Merk tekst som skjermet'''.  Vær oppmerksom på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn.  Det siste brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)
+
*'''Merk tekst som skjermet'''.  Vær oppmerksom på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn.  Merking av personnavn brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)
  
  

Revisjonen fra 15. des. 2010 kl. 11:48

Generelt

  • Når du logger på ephorte (https://uib.ephorte.uninett.no) er grensesnittet noe forandret fra tidligere og enkelte grafiske elementer i selve ephorte er forandret. Har du lagt inn ephorte under ”favoritter” i din nettleser (internet explorer) må du huske å oppdatere url’en (nettadressa). Du kan også gå inn i ephorte fra starmenyen på din pc som før.
  • Du logges nå inn ephorte med din standard brukerrolle. Har du flere roller kan du bytter rolle i nedtrekksmenyen.
  • ”Logg av” - knappen ligger nå i nedtrekksmenyen beskrevet over. Husk å logge av ephorte når du er ferdig. Brukerveiledning for på- og avlogging finner du her


For alle brukere

  • Automatisk oppdatering. Valget ”oppdater data i ephorte” er fjernet fra innsjekkingsboksen som kommer opp i det du sender et dokument til databasen etter at du er ferdig med dokumentet. Oppdatering av data skjer nå automatisk. Det innebærer at dersom du endrer dokumentdato i selve dokument vil den nye dokumentdatoen automatisk bli oppdatert i journalen. Med andre ord vil det da være samsvar mellom dokumentdato på dokumentet og dokumentdato i journalen. Dette er spesielt nyttig dersom det går lang tid fra du oppretter et dokument i ephorte til du er ferdig med det. I tillegg vil endringer i dokumenttittelen også endre tittelen på dokumentnivå. Det betyr med andre ord at det er dokumenttittelen i journalen som endres og ikke journalposttittelen
  • Det er påkrevd at mottakere er registrert. Forsøker du å opprette en journalpost uten at du har registrert mottakere, får du en feilmelding når du forsøker å laste dokumentet. Journalpostinformasjonen blir likevel registret. Du må altså registrere en mottaker, enten via fanen "interne mottakere" eller ved å redigere journalposten og føye til mottaker. Når det er gjort kan du knytte dokumentet til journalposten. Dette gjelder for de dokumenttyper som krever mottakere (U og N).
  • Lenker fungerer. Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
  • Skjerme innhold. Mulig å skjerme innholdsfelt når du importerere av e-post
  • Merk tekst som skjermet. Vær oppmerksom på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn. Merking av personnavn brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)


For ledere/saksfordelere

  • Fordeling – leder kan igjen fordele både inngående og utgående journalposter fra resultatvisningsbildet ved menyvalget ”fordel”. Kopier bør fordeles fra fanen ”interne mottakere, avsender/mottaker. Alternativt må man velge ”fordel” for kopier av interne notater, og ”rediger” for brev, men det er noen ulemper ved dette. Brukerveiledning til fordeling finner du her


For arkivtjenesten

  • VedleggDet er mulig for arkivarer å knytte vedlegg til journalførte journalposter
  • Merking av flere journalposter for masseoppdatering forsvinner etter journalføring
  • Saksbehandler må være tilknyttet enhet. Det er lagt inn sperre slik at administrativ enhet på en sak ikke kan endres til en enhet saksansvarlig ikke har en rolle knyttet til
  • Ved import av e-post blir saksansvarlig automatisk utfylt. Er det en annen som er saksbehandler på journalpost må informasjonen endres før import. (Saksbehandlere/leder har foreløpig ikke mulig å importere e-post til saker hvor andre er saksansvarlig)


Annet

  • Ny visning av Ny tabell for søkeresultat vises med 50 poster om gangen. Det er mulig å velge opp til 50 i page size meny. Default verdi kan endres i ephorte.config
  • En person vil ikke få lesetilgang til sakens journalposter i egenskap av å være saksansvarlig. Vedkommende må være autorisert for tilgangskode for den administrative enheten som er registrert på journalposten. Denne regelen gjelder uavhengig hvilken rolle som person er logget på med
  • Leserettigheter er innskjerpet for person med rolle leder eller arkivar og fungerer nå separat for sak og journalpost. Dette gjelder når de er autorisert for tilgangskode H for egen administrativ enhet (administrativ enhet A). De får da ikke leserettigheter til journalpost med tilgangskode H tilhørende administrativ enhet B i en saksmappe tilhørende administrativ enhet A.
  • Kun lov til å velge ett hoveddokument ved importering av e-post
  • Noen steder finner du en avhukingsboks ”publiser”. Denne benyttes ikke av Universitetet i Bergen, men kan anvendes av institusjoner som har tatt i bruk ephorte sin publikumsmodul
  • Søkeresultat viser at flere poster finnes når maksimalt antall visninger er nådd. Standard antall visninger er satt til 50, men du kan velge å vise flere.
  • Det er mulig å registrere interne mottakere på mappedokumenter (dokumenttype Y). Vi benytter oss normalt ikke av dette ved UiB
  • Noe endret brukergrensesnitt for å bedre ytelsen i IE8

Møtebehandling

  • Vedlegg uten tilgangskode tas med i offentlig versjon av møteinnkalling
  • Saksprotokoll blir (fra versjon 2009.3) konverter til PDF ved status G -godkjent . Det er ekstremt viktig at protokoll ikke låses før alt er ferdig protokollert og sjekket. Når status er BE på sakskart og G på saksprotokoll starter konvertering til pdf i bakgrunnen. Det er ikke redigeringsmulighet på pdf saksprotokoller
  • Møtedokument – ny kolonne viser tilgangskode i listevisningen slik at det er lettere å se manglende tilgangskoder


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte