2010.1.11

Revisjon per 15. des. 2010 kl. 11:48 av Fsfan (diskusjon | bidrag)

Generelt

  • Når du logger på ephorte (https://uib.ephorte.uninett.no) er grensesnittet noe forandret fra tidligere og enkelte grafiske elementer i selve ephorte er forandret. Har du lagt inn ephorte under ”favoritter” i din nettleser (internet explorer) må du huske å oppdatere url’en (nettadressa). Du kan også gå inn i ephorte fra starmenyen på din pc som før.
  • Du logges nå inn ephorte med din standard brukerrolle. Har du flere roller kan du bytter rolle i nedtrekksmenyen.
  • ”Logg av” - knappen ligger nå i nedtrekksmenyen beskrevet over. Husk å logge av ephorte når du er ferdig. Brukerveiledning for på- og avlogging finner du her


For alle brukere

  • Automatisk oppdatering. Valget ”oppdater data i ephorte” er fjernet fra innsjekkingsboksen som kommer opp i det du sender et dokument til databasen etter at du er ferdig med dokumentet. Oppdatering av data skjer nå automatisk. Det innebærer at dersom du endrer dokumentdato i selve dokument vil den nye dokumentdatoen automatisk bli oppdatert i journalen. Med andre ord vil det da være samsvar mellom dokumentdato på dokumentet og dokumentdato i journalen. Dette er spesielt nyttig dersom det går lang tid fra du oppretter et dokument i ephorte til du er ferdig med det. I tillegg vil endringer i dokumenttittelen også endre tittelen på dokumentnivå. Det betyr med andre ord at det er dokumenttittelen i journalen som endres og ikke journalposttittelen
  • Det er påkrevd at mottakere er registrert. Forsøker du å opprette en journalpost uten at du har registrert mottakere, får du en feilmelding når du forsøker å laste dokumentet. Journalpostinformasjonen blir likevel registret. Du må altså registrere en mottaker, enten via fanen "interne mottakere" eller ved å redigere journalposten og føye til mottaker. Når det er gjort kan du knytte dokumentet til journalposten. Dette gjelder for de dokumenttyper som krever mottakere (U og N).
  • Lenker fungerer. Det er igjen mulig for alle brukere å lage lenker mellom saker/journalposter/dokumenter
  • Skjerme innhold. Mulig å skjerme innholdsfelt når du importerere av e-post
  • Merk tekst som skjermet. Vær oppmerksom på ikke å blande merk tekst som skjermet og merking av personnavn. Merking av personnavn brukes av departementer og direktoratet knyttet til tjenesten Offentlig elektronisk postjournal (OPP)


For ledere/saksfordelere

  • Fordeling – leder kan igjen fordele både inngående og utgående journalposter fra resultatvisningsbildet ved menyvalget ”fordel”. Kopier bør fordeles fra fanen ”interne mottakere, avsender/mottaker. Alternativt må man velge ”fordel” for kopier av interne notater, og ”rediger” for brev, men det er noen ulemper ved dette. Brukerveiledning til fordeling finner du her


For arkivtjenesten

  • VedleggDet er mulig for arkivarer å knytte vedlegg til journalførte journalposter
  • Merking av flere journalposter for masseoppdatering forsvinner etter journalføring
  • Saksbehandler må være tilknyttet enhet. Det er lagt inn sperre slik at administrativ enhet på en sak ikke kan endres til en enhet saksansvarlig ikke har en rolle knyttet til
  • Ved import av e-post blir saksansvarlig automatisk utfylt. Er det en annen som er saksbehandler på journalpost må informasjonen endres før import. (Saksbehandlere/leder har foreløpig ikke mulig å importere e-post til saker hvor andre er saksansvarlig)


Annet

  • Ny visning av Ny tabell for søkeresultat vises med 50 poster om gangen. Det er mulig å velge opp til 50 i page size meny. Default verdi kan endres i ephorte.config
  • En person vil ikke få lesetilgang til sakens journalposter i egenskap av å være saksansvarlig. Vedkommende må være autorisert for tilgangskode for den administrative enheten som er registrert på journalposten. Denne regelen gjelder uavhengig hvilken rolle som person er logget på med
  • Leserettigheter er innskjerpet for person med rolle leder eller arkivar og fungerer nå separat for sak og journalpost. Dette gjelder når de er autorisert for tilgangskode H for egen administrativ enhet (administrativ enhet A). De får da ikke leserettigheter til journalpost med tilgangskode H tilhørende administrativ enhet B i en saksmappe tilhørende administrativ enhet A.
  • Kun lov til å velge ett hoveddokument ved importering av e-post
  • Noen steder finner du en avhukingsboks ”publiser”. Denne benyttes ikke av Universitetet i Bergen, men kan anvendes av institusjoner som har tatt i bruk ephorte sin publikumsmodul
  • Søkeresultat viser at flere poster finnes når maksimalt antall visninger er nådd. Standard antall visninger er satt til 50, men du kan velge å vise flere.
  • Det er mulig å registrere interne mottakere på mappedokumenter (dokumenttype Y). Vi benytter oss normalt ikke av dette ved UiB
  • Noe endret brukergrensesnitt for å bedre ytelsen i IE8

Møtebehandling

  • Vedlegg uten tilgangskode tas med i offentlig versjon av møteinnkalling
  • Saksprotokoll blir (fra versjon 2009.3) konverter til PDF ved status G -godkjent . Det er ekstremt viktig at protokoll ikke låses før alt er ferdig protokollert og sjekket. Når status er BE på sakskart og G på saksprotokoll starter konvertering til pdf i bakgrunnen. Det er ikke redigeringsmulighet på pdf saksprotokoller
  • Møtedokument – ny kolonne viser tilgangskode i listevisningen slik at det er lettere å se manglende tilgangskoder


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte