Forskjell mellom versjoner av «Arkivere e-post til sak i Ephorte via EphorteOutlook»

Linje 10: Linje 10:
 
Det virker slik at e-poster som sendes ut har vedlagt informasjon om hvilken sak og saksdokument den tilhører i ephorte.  
 
Det virker slik at e-poster som sendes ut har vedlagt informasjon om hvilken sak og saksdokument den tilhører i ephorte.  
 
Dersom mottakeren besvarer denne e-posten direkte blir den automatisk journalført på riktig sak når den mottas i innboksen til Outlook.
 
Dersom mottakeren besvarer denne e-posten direkte blir den automatisk journalført på riktig sak når den mottas i innboksen til Outlook.
 +
 +
[[Image:Ikoner.jpg]]
  
 
== Arkivere e-post som Inngående, N-notat eller X-notat ==
 
== Arkivere e-post som Inngående, N-notat eller X-notat ==

Revisjonen fra 23. feb. 2016 kl. 20:57

Alle e-poster fra innboksen i Outlook kan importeres til ephorte Outlook. Dette kan gjøres ved å dra og slippe e-posten til aktuell sak eller at man høyreklikker på aktuell e-post og importer til aktuell sak. Alle e-poster som er arkivert i ephorte markeres i Outlook med et tydelig merke så det er mulig å se at e-posten er arkivert i ephorte.

ephorte Outlook har en funksjon som gjør at alle e-poster som opprettes i ephorte Outlook kan starte en egen e-post kjede. Det virker slik at e-poster som sendes ut har vedlagt informasjon om hvilken sak og saksdokument den tilhører i ephorte. Dersom mottakeren besvarer denne e-posten direkte blir den automatisk journalført på riktig sak når den mottas i innboksen til Outlook.

Ikoner.jpg

Arkivere e-post som Inngående, N-notat eller X-notat

1. Høyreklikk på e-posten du ønsker å importere

2. Klikk "Eksporter til ePhorte". De inntil 10 siste sakene du har jobbet med vises.

3. Velg ønsket sak som kommer opp i menyen. De siste sakene du har jobbet med skal vises.

Velg «Søk etter sak» om du vil eksportere til en annen sak enn dine egne.

Trenger du å lage en ny sak velger du «Ny sak»

Eksportertilephorte1.png


4. Eposten hentes nå opp i redigeringsmodus slik at du kan endre eventuelle metadata før eksport.
For å redigere journalpostdetaljene - Trykk på Detalj-knappen. (Om du ikke ser Detalj-ikonet så maksimér vinduet.)
Her kan du:

  • Redigere tittel
  • Skjerme ord i tittel
  • Sette på tilgangskode
  • Endre dokumenttype.

OBS! Husk å sjekke at du har riktig dokumenttype.
Systemet foreslår automatisk dokumenttype avhengig av hvem som er avsender.

Inngående dokument (I) om e-posten er fra ekstern avsender.

Internt notat (N eller X) om e-posten er fra en intern avsender ved UiB som er ePhortebruker.

Dette kan overstyres i ePhorte-seksjonen i menybåndet.

Eksportertilephorte3.png

5. Trykk på blå diskett på «Arkiver» for å arkivere journalposten i Ephorte.

Blådiskett.png

6. Om du åpner e-posten igjen vil du se en blå linje som bekrefter at journalposten er arkivert i Ephorte.

Arkivert.png




Brukerveiledning for ePhorteOutlook

Tilgang og pålogging

Saksdokumenter

Restanse

Saksmapper

Tilgangsstyring og skjerming

Venstremeny/søkemeny

Godkjenningsfunksjonalitet

Fordeling

Styrebehandling

Ikoner i eOutlook

Arbeide med eOutlook frakoblet

Tilspasning av brukergrensesnitt i eOutlook