Automatisk og manuell journalføring av inngående e-post

Revisjon per 16. feb. 2016 kl. 20:09 av Mgu039 (diskusjon | bidrag) (Ny side: ephorte Outlook har mulighet til å opprette såkalte e-postkjeder. Dette betyr at når du sender ut e-post via ephorte Outlook sendes det med ekstra informasjon i e-posten som gjør a...)
(diff) ← Eldre revisjon | Nåværende revisjon (diff) | Nyere revisjon → (diff)

ephorte Outlook har mulighet til å opprette såkalte e-postkjeder.

Dette betyr at når du sender ut e-post via ephorte Outlook sendes det med ekstra informasjon i e-posten som gjør at når mottakeren eventuelt besvarer denne, vil den nye inngående e-posten automatisk bli journalført.

Dette er svært arbeidsbesparende for saksbehandler og sikrer også at inngående e-poster blir journalført på riktig sak.

Når man sender en e-post som er koblet til en sak i ephorte Outlook blir det automatisk lagt ved et lite bilde nederst i e-posten.

Bildet er tagget med tilstrekkelig informasjon til at dersom mottaker besvarer e-posten, kan den legges inn på riktig sak automatisk.

ephorte Outlook overvåker innboksen til Outlook og sjekker all e-post som kommer inn.

Dersom e-posten inneholder et bilde med en spesiell kode brukes informasjonen i taggingen til å arkivere e-posten på riktig sak.

E-posten blir også kategorisert med «Arkivert i ephorte» slik at saksbehandleren får informasjon om at e-posten allerede er importert.

Ved arkivering blir både bildet og tagging fjernet slik at det ikke kommer inn i arkivet. Dette fungerer også på interne notater som besvares via e-post.

I tillegg til automatisk journalføring blir også eventuelle restanser automatisk avskrevet.

Hvis f.eks. en saksbehandler sender ut et internt notat med dokumenttype N (krever svar) til en eller flere mottakere, vil alle mottakerne i henhold til Noark-standarden få en restanse som krever at de besvarer notatet.

Når mottakeren så besvarer notat pr. e-post blir altså svaret ved mottak lagt inn på riktig sak og restansen avskrevet uten at verken avsender eller mottaker gjør noe som helst.

Dette gjelder selv om vedkommende som besvarer ikke har ephorte Outlook installert.

Den eneste betingelsen er at mottaker ikke fjerner bildet ved besvarelse, men bruker vanlig «Svar» funksjonalitet i e-Posten.

Denne mekanismen støttes også selv om mottaker besvarer med mobiltelefon som ikke nødvendigvis videresender bildevedlegget.

Taggingen er likevel intakt og journalføring og avskrivning blir utført ved mottak.

Dersom mottaker av forskjellige årsaker prøver å manipulere hvor et svar skal arkiveres, er ikke dette mulig da all tagging-informasjon er sterkt kryptert.