Automatisk og manuell journalføring av inngående e-post

Revisjon per 24. feb. 2016 kl. 20:52 av Mgu039 (diskusjon | bidrag)

Automatisk journalføring av inngående e-post

ephorteOutlook har mulighet til å opprette såkalte e-postkjeder. Dette betyr at når du sender ut e-post via ephorteOutlook sendes det med ekstra informasjon i e-posten som gjør at når mottakeren eventuelt besvarer denne, vil den nye inngående e-posten automatisk bli journalført. Dette er svært arbeidsbesparende for saksbehandler og sikrer også at inngående e-poster blir journalført på riktig sak.

Når man sender en e-post som er koblet til en sak i ephorteOutlook blir det automatisk lagt ved et lite bilde nederst i e-posten:


Vennligst.png


Bildet er tagget med tilstrekkelig informasjon til at dersom mottaker besvarer e-posten, kan den legges inn på riktig sak automatisk. ephorteOutlook overvåker innboksen til Outlook og sjekker all e-post som kommer inn. Dersom e-posten inneholder et bilde med en spesiell kode brukes informasjonen i taggingen til å arkivere e-posten på riktig sak. E-posten blir også kategorisert med «Arkivert i ephorte'» slik at saksbehandleren får informasjon om at e-posten allerede er importert. Ved arkivering blir både bildet og tagging fjernet slik at det ikke kommer inn i arkivet. Dette fungerer også på interne notater som besvares via e-post. I tillegg til automatisk journalføring blir også eventuelle restanser automatisk avskrevet. Hvis f.eks. en saksbehandler sender ut et internt notat med dokumenttype N (krever svar) til en eller flere mottakere, vil alle mottakerne i henhold til Noark-standarden få en restanse som krever at de besvarer notatet. Når mottakeren så besvarer notat pr. e-post blir altså svaret ved mottak lagt inn på riktig sak og restansen avskrevet uten at verken avsender eller mottaker gjør noe som helst. Dette gjelder selv om vedkommende som besvarer ikke har ephorteOutlook installert. Den eneste betingelsen er at mottaker ikke fjerner bildet ved besvarelse, men bruker vanlig "Svar" funksjonalitet i e-Posten. Denne mekanismen støttes også selv om mottaker besvarer med mobiltelefon som ikke nødvendigvis videresender bildevedlegget. Taggingen er likevel intakt og journalføring og avskrivning blir utført ved mottak. Dersom mottaker av forskjellige årsaker prøver å manipulere hvor et svar skal arkiveres, er ikke dette mulig da all tagging-informasjon er sterkt kryptert.

Manuell styring av hvilken e-post som journalføres

Enkelte organisasjoner vil ha mer kontroll over hvilke e-poster som skal journalføres. Det er mulig å konfigurere systemet slik at innkommende e-poster som er del av en e-postkjede blir klargjort til journalføring, men saksbehandleren må aktivt bekrefte at e-posten skal journalføres. Når e-posten kommer inn blir den automatisk kategorisert med «Bekreft arkivering». Dette framstår slik:

Manuell.png

Dette betyr at e-posten er klar til arkivering på riktig. Dersom saksbehandler ønsker å gjennomføre operasjonen kan han høyreklikke på e-posten og klikke E-posten journalføres da automatisk på riktig sak. Dersom avsender er ekstern blir det journalført som et inngående dokument. Interne avsendere arkiveres som X-notater Inngående e-poster som er kategorisert med «Bekreft arkivering» blir også lagt inn i søkemappen med samme navn. Denne søkemappen er lokalisert i samme informasjonslager som innboksen.


Brukerveiledning for ePhorteOutlook

Tilgang og pålogging

Saksdokumenter

Restanse

Saksmapper

Tilgangsstyring og skjerming

Venstremeny/søkemeny

Godkjenningsfunksjonalitet

Fordeling

Styrebehandling

Ikoner i eOutlook

Arbeide med eOutlook frakoblet

Tilspasning av brukergrensesnitt i eOutlook