Følg opp restanser: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
Ingen redigeringsforklaring
(27 mellomliggende versjoner av 3 brukere er ikke vist)
Linje 4: Linje 4:
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right;">
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf; padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right;">


===Hva menes med restanse===
==Hva menes med restanse==


Restanser viser journalposter (brev og notater)  som ikke har behandlet.  Det er viktig at restansene blir avskrevet ved at brevene blir besvart eller tatt til etterreting dersom du ikke skal besvare dem.  Det er også nødvendig for at sakene skal kunne avsluttes i ePhorte.
Restanser viser journalposter (brev og notater)  som ikke er behandlet.  Det er viktig at restansene blir avskrevet ved at brevene blir besvart eller tatt til etterretning dersom du ikke skal besvare dem.  Det er også nødvendig for at sakene skal kunne avsluttes i ePhorte.


Du får kun restanse på inngående brev og på interne N-notater. Du kan da besvare det inngående brevet med et utgående brev, eller N-notatet med enten et nytt N- Notat (som du forventer at den interne mottakeren skal gi deg tilbakemelding på) eller med et internt X-notat, som da altså ikke gir restanse.  
Du får kun restanse på inngående brev og på interne N-notater. Du kan da besvare det inngående brevet med et utgående brev, eller N-notatet med enten et nytt N- Notat (som du forventer at den interne mottakeren skal gi deg tilbakemelding på) eller med et internt X-notat, som da altså ikke gir restanse.


Merk deg personer som henvender seg til institutsjonen i følge god saksbehandlingsskikk og forvaltningsloven bør ha svar i løpet av tre uker, eller informasjon om når de kan forvente svar. 
==Slik finner du dine restanser==


===Slik finner du dine restanser===
Du finner restansene dine i [[venstremeny|venstremenysøket]] "mine restanser".


==Slik følger du opp dine restanser==


Søket heter '''mine restanser''', og henter frem alle restanser hvor du er registrert som saksbehandler.
Restansene fjerner du ved å gå fram på følgende måte:


*Klikk på journalpostikonet [[Bilde:journalpostikon.JPG]] for journalposten du vil avskrive og velg 'besvar/avskriv' og velg avskrivingmåte fra menyen som da vises.


===Slik følger du opp dine restanser===
==Slik avskriver du flere restanser i én operasjon==


Saksbehandlere har ansvar for å avskrive mottatte journalposter. For å følge opp, og avskrive mottatte journalposter kan en benytte søket ”mine restanser”.
Etter at du har funnet dine restanser som beskrevet over, huker du av i avhukingsboksene for de brev og notater du vil avskrive. Avskriver du flere brev du har fått fra eksterne avsendere med likelydende svarbrev velger du "svar med utgående post" og oppretter brevet. Du kan også avskrive brev og notater uten å sende noe svar. Da velger du "avskriv JP" og klikker "OK" i dialogvinduet som da vises.


For å følge opp dine restanser kan du gjøre følgende


Direkte avskrivning av journalpost
[[Fil:Avskrive flere journalposter.JPG]]


Svare med en ny journalpost__NOTOC__
 
==Slik følger ledere opp enhetens restanser==
 
De som har lederrolle i ePhorte, vil under ''Ledersøk'' i venstremenyen ha et søk som heter ''Enhetens restanser'' hvor en vil få opp en oversikt over alle journalposter ved sin enhet. Man kan sortere på saksnummer, innhold, avsender/mottaker, dato, saksbehandler og så videre ved å klikke på lablene øverst i visningsbildet.
 
Vi anbefaler alle ledere å sjekke opp dette søket med jevne mellomrom for å se til at post som skulle vært besvart ikke blir liggende.
 
*Leder kan også generere en pdf rapport over enhetens restanser [[Rapport over enhetens restanser]] Metadata som lederen er autorisert for å se vil framkomme på pdf rapporten, så en må her være bevisst på hvordan rapporten brukes og distribueres. Vi vil derfor sterkt anbefale at de som velger å benytte "Rapport over enhetens restanser" henter en raport pr saksbehandler, og at saksbehandler igjen makulerer denne etter bruk.




Linje 38: Linje 47:
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">


==Brukerveildedning for ePhorte==
{{:ephortemeny}}
*[[Viktige begreper]]
*[[Logge på og av ePhorte]]
*[[Inndelingen av skjermen]]
*[[Venstremeny]]
*[[Navigering]]
*[[Opprett/Rediger sak]]
*[[Opprett/Rediger personalsak]]
*[[Opprett/ Rediger journalpost]]
*[[Legge til og slette vedlegg]]
*[[Utsjekkede dokumenter]]
*[[Enkel godkjenning for saksbehandler]]
*[[Enkel godkjenning for leder]]
*[[Godkjenningsrunde - saksbehandler]]
*[[Godkjenningsrunde - leder]]
*[[Følg opp restanser]]
*[[Fordele journalposter]]
*[[Søkemuligheter]]
*[[Importere epost]]
*[[Sette opp dokumentflyt]]
*[[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe]]
 
==Brukerstøtte==
*[[Vanlige feil]]
*[[Ofte stilte spørsmål om Ephorte]]

Sideversjonen fra 20. mai 2011 kl. 12:39

Hva menes med restanse

Restanser viser journalposter (brev og notater)  som ikke er behandlet.  Det er viktig at restansene blir avskrevet ved at brevene blir besvart eller tatt til etterretning dersom du ikke skal besvare dem.  Det er også nødvendig for at sakene skal kunne avsluttes i ePhorte.

Du får kun restanse på inngående brev og på interne N-notater. Du kan da besvare det inngående brevet med et utgående brev, eller N-notatet med enten et nytt N- Notat (som du forventer at den interne mottakeren skal gi deg tilbakemelding på) eller med et internt X-notat, som da altså ikke gir restanse.


Slik finner du dine restanser

Du finner restansene dine i venstremenysøket "mine restanser".

Slik følger du opp dine restanser

Restansene fjerner du ved å gå fram på følgende måte:

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG for journalposten du vil avskrive og velg 'besvar/avskriv' og velg avskrivingmåte fra menyen som da vises.

Slik avskriver du flere restanser i én operasjon

Etter at du har funnet dine restanser som beskrevet over, huker du av i avhukingsboksene for de brev og notater du vil avskrive. Avskriver du flere brev du har fått fra eksterne avsendere med likelydende svarbrev velger du "svar med utgående post" og oppretter brevet. Du kan også avskrive brev og notater uten å sende noe svar. Da velger du "avskriv JP" og klikker "OK" i dialogvinduet som da vises.


Avskrive flere journalposter.JPG


Slik følger ledere opp enhetens restanser

De som har lederrolle i ePhorte, vil under Ledersøk i venstremenyen ha et søk som heter Enhetens restanser hvor en vil få opp en oversikt over alle journalposter ved sin enhet. Man kan sortere på saksnummer, innhold, avsender/mottaker, dato, saksbehandler og så videre ved å klikke på lablene øverst i visningsbildet.

Vi anbefaler alle ledere å sjekke opp dette søket med jevne mellomrom for å se til at post som skulle vært besvart ikke blir liggende.

  • Leder kan også generere en pdf rapport over enhetens restanser Rapport over enhetens restanser Metadata som lederen er autorisert for å se vil framkomme på pdf rapporten, så en må her være bevisst på hvordan rapporten brukes og distribueres. Vi vil derfor sterkt anbefale at de som velger å benytte "Rapport over enhetens restanser" henter en raport pr saksbehandler, og at saksbehandler igjen makulerer denne etter bruk.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte