Forskjell mellom versjoner av «Fordele journalposter»

 
(30 mellomliggende revisjoner av 2 brukere er ikke vist)
Linje 4: Linje 4:
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
  
Journalposter sendes ofte ufordelt i ePhorte. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat.  Fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar.  Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
+
Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt.  Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat.  Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar.  Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.
 +
 
 +
Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
  
  
 
'''Fordeling av inngående brev'''
 
'''Fordeling av inngående brev'''
#Klikk søket ''Ufordelte brev'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte brev'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet ''saksbehandler''.  Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen ''interne mottakere''. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
+
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet ''saksbehandler''.   
#Klikk Lagre
+
 
 +
[[Fil:fordeling av brev.JPG]]
  
'''Fordeling av notater og kopier- midlertidig løsning'''
+
*Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp som vist i bildet over.  Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen ''interne mottakere''.  Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
 +
*Klikk Lagre
  
Det viser seg å være en feil etter oppgradering som gjør at brukere ofte får feilmeldingen "Feil ved lagring
 
Du har ikke tillatelse til å oppdatere avsmot" når de forsøker å fordele notater og kopier.  Det jobbes med å løse dette, men i mellomtiden må notater og kopier med mottakere som tilhører ulike enheter fordeles på følgende måte:
 
  
#Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
+
'''Fordeling av notater'''
#Klikk på arkfanen 'interne mottakere' (gjelder notater som skal fordeles) eller 'avsender/mottaker' (gjelder brev)
+
*Klikk søket ''Ufordelte notater'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på ikonet til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
#I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
 
#Klikk Lagre
 
  
Når fordelingsfeilen er rettet vil fordeling foregå på følgende måte:
+
[[Fil:notatfordeling.JPG]]
  
 +
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.  Dersom det er mange interne mottakere kan det være du må utvide listen over antall viste interne enheter som vist i bildet over.
  
'''Fordeling av notater'''
+
*Klikk Lagre
#Klikk søket ''Ufordelte notater'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
 
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
 
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
 
#Klikk Lagre
 
  
  
'''Fordeling av kopier'''
+
'''Fordeling av kopier av interne notater (N og X)'''
  
 
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
 
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
+
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
#Klikk Lagre
+
*Klikk Lagre
  
  
'''Kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger:'''
+
'''Fordeling av kopier av inngående og utgående brev skjer som følger:'''
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]].
 
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
 
#Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
 
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
 
#Klikk Lagre.
 
  
 +
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
 +
*Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
 +
*Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' [[Bilde:Avsender_mottaker_arkfane.jpg]]
 +
*Klikk på ikonet [[Bilde:internmottakerikon.JPG]] til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
 +
*I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
 +
*Klikk Lagre
 +
 +
eller
 +
 +
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]].
 +
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
 +
*Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
 +
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
 +
*Klikk Lagre.
  
  
Linje 61: Linje 67:
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
  
==Brukerveiledning for ePhorte==
+
{{:ephortemeny}}
*[[Viktige begreper]]
 
*[[Logge på og av ePhorte]]
 
*[[Inndelingen av skjermen]]
 
*[[Venstremeny]]
 
*[[Navigering]]
 
*[[Opprett/Rediger sak]]
 
*[[Opprett/Rediger personalsak]]
 
*[[Opprett/ Rediger journalpost]]
 
*[[Legge til og slette vedlegg]]
 
*[[Utsjekkede dokumenter]]
 
*[[Enkel godkjenning for saksbehandler]]
 
*[[Enkel godkjenning for leder]]
 
*[[Godkjenningsrunde - saksbehandler]]
 
*[[Godkjenningsrunde - leder]]
 
*[[Følg opp restanser]]
 
*[[Fordele journalposter]]
 
*[[Søkemuligheter]]
 
*[[Importere epost]]
 
*[[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe]]
 
*[[Ny dokumentversjon]]
 
 
 
==Brukerstøtte==
 
*[[Vanlige feil]]
 
*[[Ofte stilte spørsmål om Ephorte]]
 

Nåværende revisjon fra 9. mar. 2021 kl. 15:16

Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt. Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.

Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".


Fordeling av inngående brev

  • Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen.
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler.

Fordeling av brev.JPG

  • Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp som vist i bildet over. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
  • Klikk Lagre


Fordeling av notater

  • Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen

Notatfordeling.JPG

  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad. Dersom det er mange interne mottakere kan det være du må utvide listen over antall viste interne enheter som vist i bildet over.
  • Klikk Lagre


Fordeling av kopier av interne notater (N og X)

Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
  • Klikk Lagre


Fordeling av kopier av inngående og utgående brev skjer som følger:

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
  • Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' Avsender mottaker arkfane.jpg
  • Klikk på ikonet Internmottakerikon.JPG til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
  • I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
  • Klikk Lagre

eller

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen.
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
  • Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
  • Klikk Lagre.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte