Forskjell mellom versjoner av «Fordele journalposter»

 
(12 mellomliggende revisjoner av en annen bruker er ikke vist)
Linje 4: Linje 4:
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
  
Journalposter sendes ofte ufordelt i ePhorte. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat.  Fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar.  Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles. Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
+
Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt.  Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat.  Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar.  Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.
 +
 
 +
Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
  
  
 
'''Fordeling av inngående brev'''
 
'''Fordeling av inngående brev'''
#Klikk søket ''Ufordelte brev'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte brev'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet ''saksbehandler''.  Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen ''interne mottakere''.  Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
+
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet ''saksbehandler''.   
#Klikk Lagre
+
 
 +
[[Fil:fordeling av brev.JPG]]
 +
 
 +
*Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp som vist i bildet over.  Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen ''interne mottakere''.  Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
 +
*Klikk Lagre
  
  
 
'''Fordeling av notater'''
 
'''Fordeling av notater'''
#Klikk søket ''Ufordelte notater'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte notater'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
+
 
#Klikk Lagre
+
[[Fil:notatfordeling.JPG]]
 +
 
 +
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad. Dersom det er mange interne mottakere kan det være du må utvide listen over antall viste interne enheter som vist i bildet over.
 +
 
 +
*Klikk Lagre
  
  
Linje 24: Linje 34:
  
 
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
 
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
+
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
#Klikk Lagre
+
*Klikk Lagre
  
  
'''Fordeling av kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger:'''
+
'''Fordeling av kopier av inngående og utgående brev skjer som følger:'''
  
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
+
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
+
*Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
#Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' [[Bilde:Avsender_mottaker_arkfane.jpg]]
+
*Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' [[Bilde:Avsender_mottaker_arkfane.jpg]]
#Klikk på ikonet [[Bilde:internmottakerikon.JPG]] til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
+
*Klikk på ikonet [[Bilde:internmottakerikon.JPG]] til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
#I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
+
*I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
#Klikk Lagre
+
*Klikk Lagre
  
 
eller
 
eller
  
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]].
+
*Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]].
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
+
*Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
#Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
+
*Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
+
*Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
#Klikk Lagre.
+
*Klikk Lagre.
  
  

Nåværende revisjon fra 9. mar. 2021 kl. 15:16

Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt. Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.

Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".


Fordeling av inngående brev

  • Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen.
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler.

Fordeling av brev.JPG

  • Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp som vist i bildet over. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
  • Klikk Lagre


Fordeling av notater

  • Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen

Notatfordeling.JPG

  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad. Dersom det er mange interne mottakere kan det være du må utvide listen over antall viste interne enheter som vist i bildet over.
  • Klikk Lagre


Fordeling av kopier av interne notater (N og X)

Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
  • Klikk Lagre


Fordeling av kopier av inngående og utgående brev skjer som følger:

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  • Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
  • Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' Avsender mottaker arkfane.jpg
  • Klikk på ikonet Internmottakerikon.JPG til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
  • I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
  • Klikk Lagre

eller

  • Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen.
  • Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
  • Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
  • Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
  • Klikk Lagre.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte