Fordele journalposter: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
(Henvis til oppdatert veiledning)
 
(6 mellomliggende versjoner av 2 brukere er ikke vist)
Linje 4: Linje 4:
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">


Hovedregelen er at brev registreres av arkivtjenesten inn til en enhet som ufordelt.  Interne notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat.  Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlere er et lederansvar.  Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.
==Innholdet er flyttet==


Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".
'''Se aktuell veiledning i UiB hjelp:'''
 
 
'''Fordeling av inngående brev'''
#Klikk søket ''Ufordelte brev'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen. 
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet ''saksbehandler''. 
[[Fil:fordeling av brev.JPG]]
 
Kjenner du ikke disse kan saksbehandleren søkes opp i som vist i bildet over.  Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen ''interne mottakere''.  Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
#Klikk Lagre
 
 
'''Fordeling av notater'''
#Klikk søket ''Ufordelte notater'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]og velg Fordel fra menyen
 
[[Fil:notatfordeling.JPG]]
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
#Klikk Lagre
 
 
'''Fordeling av kopier av interne notater (N og X)'''
 
Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
#Klikk Lagre
 
 
'''Fordeling av kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger:'''
 
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]]
#Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
#Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' [[Bilde:Avsender_mottaker_arkfane.jpg]]
#Klikk på ikonet [[Bilde:internmottakerikon.JPG]] til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
#I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
#Klikk Lagre
 
eller
 
#Klikk søket ''Ufordelte kopier'' i ledersøket i [[Venstremeny|venstremenyen]].
#Klikk på journalpostikontet [[Bilde:Journalpostikon.JPG]]tilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
#Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
#Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står ''"[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler"''. Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
#Klikk Lagre.


https://uib.topdesk.net/solutions/open-knowledge-items/item/KI%201775/no/


__NOTOC__
__NOTOC__

Siste sideversjon per 23. des. 2022 kl. 12:22