Fordele journalposter

Revisjon per 23. nov. 2010 kl. 11:43 av Fsfan (diskusjon | bidrag)

Hovedregelen er at brev og notater skal sendes til en enhet og ikke til enkeltpersoner ved enheten. Det innebærer at ingen har fått ansvaret for oppfølging av et brev eller notat. Brev og notater må derfor fordeles og fordeling av post til saksbehandlernse er et lederansvar. Både post hvor enheten er hovedmottaker og kopimottaker må fordeles.

Fordeling skjer gjennom søkene "ufordelte brev", "ufordelte notater" og "ufordelte kopier".


Fordeling av inngående brev

  1. Klikk søket Ufordelte brev i ledersøket i venstremenyen
  2. Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen
  3. Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet saksbehandler. Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av brevet/notatet i arkfanen interne mottakere. Skriv inn eventuelle merknader og huk av slik at denne lagres.
  4. Klikk Lagre


Fordeling av notater

  1. Klikk søket Ufordelte notater i ledersøket i venstremenyen
  2. Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGog velg Fordel fra menyen
  3. Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha oppfølgingsansvaret i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad.
  4. Klikk Lagre


Fordeling av kopier av interne notater (N og X)

Kopier av notater (N,X) fordeles som følger:

  1. Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  2. Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det notatet du skal fordele og velg Fordel fra menyen
  3. Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi personer eller andre enheter kopi av notatet ved å føye dem i ei ny rad
  4. Klikk Lagre


Fordeling av kopier av inngående og utgådende brev skjer som følger:

  1. Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen
  2. Klikk på den blå teksten under 'innhold' for den posten som skal fordeles
  3. Klikk på arkfanen 'avsender/mottaker' Avsender mottaker arkfane.jpg
  4. Klikk på ikonet Internmottakerikon.JPG til venstre for din enhet og velg "rediger intern mottaker"
  5. I dialogboksen som da vises skriver du inn initialene til den som skal være mottaker/ha saksbehandleransvaret ved din enhet
  6. Klikk Lagre

eller

  1. Klikk søket Ufordelte kopier i ledersøket i venstremenyen.
  2. Klikk på journalpostikontet Journalpostikon.JPGtilhørende det brevet du skal fordele og velg "Rediger" fra menyen (valget "fordel" er grået ut for inngående og utgående brev).
  3. Klikk på arkfanen "interne kopimottakere".
  4. Skriv inn initialene til saksbehandleren som skal ha kopien i feltet til venstre for din administrative enhet, der det står "[Ufordelt] - Ikke fordelt til saksbehandler". Du kan også gi andre personer eller andre enheter kopi av brevet ved å føye dem til i ei ny rad.
  5. Klikk Lagre.


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte