Godkjenningsrunde - saksbehandler
Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost).
Det er tre viktige hovedmomenter i prosessen som må finne sted.
1. Gi leder skrivetilgang
Journalpostens status er R, noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene).
For å gi dem tilgang til å redigere i dokumentet går du fram slik:
- Klikk på journalpostikonet og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
- Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
2. Sende på godkjenningsrunde
- Klikk på journalpostikonet og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
- Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
3. Ferdigstille journalposten
Når dine ledere har godkjent dokumentet får du opp "Ny godkjenningsoppgave" i venstremenyen "Godkjenningsrunde".
- Klikk på Ny godkjenningsoppgave. Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte
- Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
- Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til F og lagre
Når ledere har godkjent dokumentet elektronisk, kan dokumentet sendes ut av organisasjonen. Det er ikke lengre nødvendig med skriftlig godkjenning.
Se video - Gi skrivetilgang og sende på godkjenningsrunde
Husk å sette den til HD-kvalitet for best oppløsning.
{{#ev:youtubehd|ocGCSEENQko|700|left|Video: Marianne Gubberud}}
Se video - Ferdigstille journalposten - Godkjenningsrunde
Husk å sette den til HD-kvalitet for best oppløsning.
{{#ev:youtubehd|ocGCSEENQko|700|left|Video: Marianne Gubberud}}
Godkjenningsrunde - leder
Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne en journalpost (et dokument med eventuelle vedlegg). For å finne fram de godkjenningsoppgavene du har fått i en godkjenningsrunde går du fram slik:
1. Klikk på Godkjenningsrunde i venstremenyen
2. Klikk Ny godkjenningsoppgave
Du kan få oversikt over journalpostens detaljer (om det er ett eller flere dokumenter, hvem som har skrevet det osv) ved å klikke på journalpostikonet . Etter at du har tatt stilling til innholdet i dokument(et)(ene), gå å fram på følgende måte for å utføre din godkjenngsoppgave:
3. Klikk på ikonet og velg Utfør oppgave
4. Velg aktuell beslutningskode fra nedfallsmenyen. G for å godkjenne IG for ikke å godkjenne
5. Lagre
Godkjenningsoppgaven går nå videre til neste trinn i godkjenningsrunden; enten neste leder eller tilbake til fullføring og ferdigstilling av saksbehandler. Under Godkjente oppgaver i venstremenysøket godkjenningsrunde, vil du ha oversikt over journalposter du har godkjent de siste 90 dager. Ikke godkjente journalposter finner du i søket Ikke godkjente oppgaver. Du kan få oversikt over hele godkjenningsflyten i arkfanen dokumentflyt på journalpostnivå