Opprett/Rediger/Ferdigstill sak

Revisjon per 15. mar. 2010 kl. 16:01 av Kty032 (diskusjon | bidrag)
  • En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under en felles identitet: Saksnummer.


Opprett ny sak

  • For å opprette en ny sak i ephorte, klikker du på mappen med plusstegnet øverst på skjermen (ikke endre på nedfallsmenyen)

NySakMappe.JPG

  • Du vil nå få opp dette skjermbildet


Skjermbildesak.JPG


  • Gi saken din en god og nøytral tittel. Hovedregelen er at vi ikke bruker navn på personer i sakstittelen, unntak for dr. gradssaker. Kun allmennkjente forkortelser skal brukes. Vi anbefaler ikke å bruke ord som "sak" eller "vedrørende",
    da dette er overflødige ord i en sakstittel. Bruk små og store bokstaver!
  • Klikk Lagre2.JPG for å opprette saksmappen.
  • NB! Husk at du alltid bør søke om det allerede finnes en sak før du oppretter en ny!


Rediger sak

  • For å redigere en sak du eier, klikker du på ikonet for saksmappen

Rediger sak.JPG

  • Du kan redigere tittel, dato, arkivdel og klassering når saken er under behandling. Stort sett vil det kun være tittel og til nøds arkivdel (Saksarkiv/personalarkiv) som vil være nødvendig i enkelte saker.


Ferdigstille saker

  • Når en sak er ferdig, skal denne ferdigstilles. En sak ferdigstilles når det ikke lengre skal legges til journalpsoter og all korrespondanse tilsynelatende er ferdig. Du må også se til at journalposter er fordelt og restanser avskrevet.

Ferdigstill sak.JPG

  • Når saken er ferdigstilt vil dokumentsenteret tildele saken en arkivnøkkel og avslutte den. Dersom saken skal gjenåpnes kan du ta kontakt med ditt dokumentsenter og så vil de sette saken til å være under behandling