Forskjell mellom versjoner av «Opprett/ Rediger journalpost»

 
(35 mellomliggende revisjoner av 5 brukere er ikke vist)
Linje 4: Linje 4:
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
  
*En journalpost kan bestå av tre typer dokument; ''internt notat (N)'', ''internt notat (X)'' og ''utgående''.  
+
*En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg.  Det finnes ulike typer dokument; ''internt notat (N)'', ''internt notat (X)'', ''inngående (I) '' og ''utgående (U)''.  
 +
 
  
 
# ''Internt notat (N)'' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''restanse'').
 
# ''Internt notat (N)'' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''restanse'').
# ''Internt notat (X)'' er et internt brev som ikke krever oppfølging.
+
# ''Internt notat (X)'' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
# ''Utgående'' er brev som skal sendes ut av UiB
+
# ''Utgående'' er brev som skal sendes ut fra UiB
  
* For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken dette skal tilhøre.
 
  
* Klikk på [[fil:Bleu_con.JPG]]
+
* For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
  
* Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel ''Nytt notat (N)'' [[fil:hurtigmenyen m valg]]
+
* Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]]
 +
 
 +
* Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel ''Nytt notat (N)''  
 +
[[Bilde:Opprettnyjournalpos_2010.JPG]]
 +
 
 +
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
  
 
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet), mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
 
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet), mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
  
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Fil:Save&neu_doc.JPG]]
+
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
</div>
+
 
 +
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
Når du er ferdig med dokumentet:
 +
*Klikk tilbake til ePhorteweb
 +
*Vil du lagre endringer, svar ja
 +
*Klikk ”Utfør”
 +
*Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
 +
*Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
 +
*Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at  arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J)  og legger det ut på offentlig journal.
 +
*Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
 +
 
 +
 
 +
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
 +
[[Fil:Ferdigstilldokument_utførboksen_2010.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
  
 +
[[Bilde:Redigertekstdokument_2010.JPG]]
  
[http://wikihost.uib.no/uawiki/index.php/Ephorte Tilbake til menyen]
 
  
[[Kategori:Ephorte]]
+
Se også funksjonaliteten "Ny versjon" [[Ny dokumentversjon]]
  
 +
</div>
 
__NOTOC__
 
__NOTOC__
 +
 +
 +
[[Kategori:Ephorte]]
  
  
Linje 32: Linje 59:
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
  
===Brukerveildedning for ePhorte===
+
{{:ephortemeny}}
 
 
*[[Viktige begreper]]
 
*[[Logge på og av ePhorte]]
 
*[[Inndelingen av skjermen]]
 
*[[Venstremeny]]
 
*[[Bruk av statuslinje]]
 
*[[Opprette ny sak]]
 
*[[Opprette ny personalsak]]
 
*[[Opprette journalpost]]
 
*[[Legge til og slette vedlegg]]
 
*[[Enkel godkjenning for saksbehandler]]
 
*[[Enkel godkjenning for leder]]
 
*[[Godkjenningsrunde - saksbehandler]]
 
*[[Godkjenningsrunde - leder]]
 
*[[Følg opp restanser]]
 
*[[Fordele journalposter]]
 
*[[Søkemuligheter]]
 
*[[Importere epost]]
 
*[[Sette opp dokumentflyt]]
 
*[[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe]]
 
*[[Importsentral]]
 
 
 
 
 
==Brukerstøtte==
 
*[[Vanlige feil]]
 
*[[Ofte stilte spørsmål om Ephorte]]
 

Nåværende revisjon fra 14. okt. 2010 kl. 13:02

  • En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg. Det finnes ulike typer dokument; internt notat (N), internt notat (X), inngående (I) og utgående (U).


  1. Internt notat (N) er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en restanse).
  2. Internt notat (X) er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
  3. Utgående er brev som skal sendes ut fra UiB


  • For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG
  • Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel Nytt notat (N)

Opprettnyjournalpos 2010.JPG

  • Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
  • Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet), mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
  • Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
  • Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
  • Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal.
  • Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.


Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: Ferdigstilldokument utførboksen 2010.JPG


Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.

Redigertekstdokument 2010.JPG


Se også funksjonaliteten "Ny versjon" Ny dokumentversjon


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte