Forskjell mellom versjoner av «Opprette journalpost/brev (U, N eller X) i ePhorteOutlook»

Linje 4: Linje 4:
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
  
 +
== Opprette journalpost ==
 +
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''.
 +
<br />En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg.
 +
<br />
 +
<br />
 +
<br />Det finnes ulike typer dokument:
  
 +
# ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]].
 +
# ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
 +
# ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB
 +
# ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB.
 +
<br />
  
 
Dersom du ønsker å opprette en ny utgående e-post som skal arkiveres i ephorte, gjøres dette helt identisk som når du skal opprette en e-post i Outlook.  
 
Dersom du ønsker å opprette en ny utgående e-post som skal arkiveres i ephorte, gjøres dette helt identisk som når du skal opprette en e-post i Outlook.  

Revisjonen fra 23. feb. 2016 kl. 20:43

Opprette journalpost

Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg.


Det finnes ulike typer dokument:

  1. 'Internt notat (N)' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en 'restanse'). Se også Følg opp restanser.
  2. 'Internt notat (X)' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
  3. 'Utgående (U)' er brev som skal sendes ut fra UiB
  4. 'Inngående (I)' er et ekstern brev som kommer inn til UiB.


Dersom du ønsker å opprette en ny utgående e-post som skal arkiveres i ephorte, gjøres dette helt identisk som når du skal opprette en e-post i Outlook.
Mottakere, tittel og eventuell tilknytning av eksterne filer gjøres på vanlig måte.
Dersom du vil tilknytte e-posten til en sak må du gjøre følgende:

1. Velg «Ny e‐post» i Outlook.

2. Skriv inn ekstern mottaker, evt kopimottaker, emne og meldingstekst.
Emnemottakertekst.jpg

3. Velg hvilken sak eposten skal tilknyttes i nedtrekksmenyen Velg sak i menybåndet:

Velgsak1.png

Systemet vil foreslå de inntil 10 siste sakene du har jobbet med. Du kan du også søke etter andre saker som ikke er i listen.

Velg sak 2.png

4. Etter at sak er valgt må du angi dokumenttype. Systemet foreslår Utgående, men alle andre dokumenttyper kan også velges. Hvis man velger Utgående må minst en av mottakerne må være eksterne. Med det menes at de har en e-post adresse utenfor organisasjonen og IKKE er registrert som en ephorte-bruker. Hvis man velger N eller X notat er det kun interne mottakere som tillates, det vil si mottakere som er registrert som ephortebrukere. Dette avgjøres av e-postadressen som angis.

Velgedokumenttype.jpg


5. Du kan nå legge til brevmal om ønskelig ved å klikke på "Maler"-knappen. Du kan velge om du vil legge malen som hoveddokument eller som vedlegg.

Malopprettejp.jpg

6. Når e-posten er klar til å sendes klikker du på Send-knappen. Når du nå sender e-posten vil den automatisk bli lagret på valgt sak.





Brukerveiledning for ePhorteOutlook

Tilgang og pålogging

Saksdokumenter

Restanse

Saksmapper

Tilgangsstyring og skjerming

Venstremeny/søkemeny

Godkjenningsfunksjonalitet

Fordeling

Styrebehandling

Ikoner i eOutlook

Arbeide med eOutlook frakoblet

Tilspasning av brukergrensesnitt i eOutlook