Rutiner for studiesaker: Forskjell mellom sideversjoner
Linje 66: | Linje 66: | ||
'''f.eks:''' [[Fil:Jp_ikon.jpg]] ''Eksamensprotokoll, FIL233, 04032017, vår 2017'' | '''f.eks:''' [[Fil:Jp_ikon.jpg]] ''Eksamensprotokoll, FIL233, 04032017, vår 2017'' | ||
Linje 73: | Linje 75: | ||
{| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | {| border="1" width="100%" cellpadding="2" cellspacing="0" align="left" | ||
| colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Eksamensprotokoller, fakultet, tidsrom, semester'''</font> | | colspan="6"| '''Sakstittel:''' [[Fil:Saksikon.jpg]] '''Eksamensprotokoller, fakultet, tidsrom, semester'''</font> | ||
*''Saksansvarlig: en sak pr. fakultet'' | *''Saksansvarlig: en sak pr. fakultet'' | ||
*''Primærklassering: Prinsipp Arkivnøkkel UiB, ordn.verdi'' | *''Primærklassering: Prinsipp Arkivnøkkel UiB, ordn.verdi'' | ||
Linje 84: | Linje 85: | ||
|'''Eksamensprotokoll, emnekode, dato, semester, årstall''' | |'''Eksamensprotokoll, emnekode, dato, semester, årstall''' | ||
''* Saksbehandler registrer protokollen som x-notat uten mottaker'' | ''* Saksbehandler registrer protokollen som x-notat uten mottaker'' | ||
|x | |x | ||
|S: § 26, 1. ledd | |S: § 26, 1. ledd | ||
|- | |- | ||
Sideversjonen fra 7. mar. 2017 kl. 11:37
Eksamensprotokoller og eksamensoppgaver
Kvalitetssikring av registering av papirbaserte eksamensprotokoller i ePhorte
Oppdatert 13.2.2017
Kvalitetssikring av registering av papirbaserte eksamensprotokoller / vurderingsprotokoller i ePhorte
Rutinen omfatter alle protokoller med eksamensdato fra og med 2017 jf. saknr.: 2017/593-2
1. Den eksamensansvarlige på fakultetet: mottar den papirbaserte eksamensprotokollen, skanner og registrerer denne som en journalpost i ePhorte, etter arkivrutiner for eksamensprotokoller, kontroller samtidig at den innskannede versjonen av protokollen er identisk med den papirbaserte versjonen.
- Dersom det ikke allerede er opprett en eksamensprotokoll-sak for ditt fakultet, opprettes en ny iht. arkivrutinene. Her er det er viktig at Den eksamensansvarlige må søke i ePhorte etter den årvise samlesaken som tilhører deres fakultet, før ny sak evt. opprettes, slik at vi unngår fragmentering av saker.
- Den papirbaserte protokollen benyttes som utgangspunkt for innskanning og registering i ePhorte, slik sikrer vi at protokollens autentisitet og integritet blir ivaretatt ved registrering.
- Det settes to skranker for å sikre at den elektroniske eksamensprotokollen er likelydende med den papirbaserte protokollen, samt at innføringene i FS er likelydende med innføringene i selve protokollen. Dvs: når den eksamensansvarlige er ferdig med registreringen av journalposten; skal kontrollen mot innføringene i fagsystemet FS foretas av en annen administrativt ansvarlig. Når innføringene i det innskannede dokumentet er kvalitetssikret ferdigstilles journalposten i ePhorte; journalpoststatus endres fra status R- reservert til status F – Ferdig.
- Etter registrering i ePhorte sender den eksamensansvarlige den papirbaserte protokollen til Dokumentsenteret som vil oppbevare denne i et halvt år før den destrueres.
2. Dokumentsenteret: får journalposten til journalføring og arkivering i ePhorte; journalføringen utføres etter faste rutiner for kvalitetssikring av journalføring, disse er beskrevet i UiBs arkivplan. Journalpoststatus endres fra status F-Ferdig til status J-Journalført.
- Presisering i forhold til valg av navn (dvs. :søkbar metadata) i saksarkivet (ePhorte). Saksbehandlere omtaler protokollen som vurderingsprotokoll, vi beholder likefult navnet eksamensprotokoll ved registrering til arkiv da det er denne dokumentasjonen som oppbevares og senere skal avleveres. Jf. Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsvedtak 2006/5831-14 med retningslinjer ved kassasjon av eksamensmateriale, lavere grad og masternivå.
Eksamensprotokoller
...under arbeid...
Sakstittel: Eksamensprotokoller, fakultet, tidsrom, semester
f.eks: Eksamensprotokoller Det humanistiske fakultet 2017
Den enkelte eksamensprotokoll registreres med journalpost tittel: Eksamensprotokoll, emnekode, dato, semester, årstall
f.eks: Eksamensprotokoll, FIL233, 04032017, vår 2017
Oppdatert 23.2.2017
Eksamensoppgaver
Eksamensoppgavene skal registreres i ePhorte. Det opprettes en sak for hvert emne, samme saksnummer løper i hele arkivperioden. NB! Må legges inn i ePhorte etter at eksamen er avviklet. ARKNOK 372 De enkelte journalpostene blir X-notater med innhold emnekode + semester (nynorsk- / engelskversjoner blir vedlegg).
Saker til Den sentrale klagenemnd
De ulike dokumentene i klagesakene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki https://wiki.uib.no/arkiwiki/index.php/Offentlighet_ved_UiB
Oppsett av klagesaker som skal til den sentrale klagenemnd
Oppdatert 26.11.2010
Det vil være ulike typer sakstitler på saker til nemnda alt etter hvilken type klagesak som oversendes; for eksempel Mistanke om plagiat PED936 V-11 derfor er det viktig at sakstitlene beskriver hvilket klageforhold saken omfatter. Det vil også være ulik type korrespondanse fra fakultetet eller evt. fra Studieadministrativ avdeling, SA, alt etter hva klagen omhandler og hvor dette behandles før saken oversendes Nemnden.
- Det skal opprettes en sak pr klage til nemnden, dvs. at dokumenter som ligger i samlesaker o.l. overføres til klagesaken.
- Alle dokumenter i klagesaken skal registreres i ePhorte fra enheten/saksbehandler som oversender saken til Nemnden
- Dersom det mangler dokumenter i kagesaken er det sekretæren for utvalget sitt ansvar å kontakte avsender (saksbehandlende enhet) og få dokumentene inn i saken
- ePhorusrapporter registreres også
- Alle dokumenter i saken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet.
- NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.
- DS01 registrerer kun inngående post adressert til Nemnden. (Unntak: det signerte vedtaket/protokollen leveres i papir til KS, som så registrerer dette som vedlegg på det utgående brevet til studenten.)
saksansvarlig setter tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet på sak og jp slik at nemnden kan lese alle dokumentene i saken og behandle klagen
Utsatt studiestart, utestengning, klage på opptak o.l
Vedtak om utstenging og bortvisning etter UHL §4-8
F.eks. arkivreferanse 2008/5175, 2011/238, 2011/14913, 2013/970
DS01 avventer avklaring på rutiner for registrering dersom UiB selv fatter slike vedtak og informerer andre universiteter og høyskoler.
Rutinen er innført fom. 11.8.2010
Klage på opptak – NOM
arkivreferanse 2012/6912, 2013/8155
klage til klagenemnden går i egne saker jf. Oppsett av klagesaker som skal til den sentrale klagenemnd
Rutinen er innført fom. 13.8.2010
Søknader om vurdering av generell studiekompetanse
Rutinen er innført fom. 4.5.2010
Klage på avslag om opptak til norskkurs
Oppdatert fom. 25.1.2011
Norsk Språktest
Oppdatert 22.3.2011
Søknader eller klager til Norsk Språktest journalføres ikke – papirene videre sendes: Norsk Språktest, Allègaten 36. (jf. Post sortering 7800, Kap 1). Norsk Språktest er et samarbeid mellom Studieforbundet Folkeuniversitetet og Universitetet i Bergen, UiBs sider http://www.uib.no/lle/artikler/2009/01/Norsk-spraaktest el Språktestens hjemmeside http://www.fu.no/default.asp?avd=231
Lister over studenter – Vernepliktsverket
Rutinen er innført fom. 21.9.2010
Opptak; realkompetanse, kvote- og selvfinansierte studenter
Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse
Arkivreferanse 2013/1145
oppdatert 23.1.2012
Kvoteordningen
Fom. 31.3.2011
En sentral sak om selve ordningen, løper i 3 år, som omfatter administreringen av kvoteordningen. Saken omfatter korrespondanse med departementet, oppnevning av arbeidsgruppe, tilbakemelding fra enhetene, saksfremlegg samt kontakt med Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (SIU).
F.eks. arkivreferanse 2010/6587
Opptak av kvotestudenter
Fom. 31.3.2011
Opptak av kvotestudenter og selvfinansierte studenter er to ulike opptak jf. to ulike saksforløp for disse opptakene. Fakultetenes egne opptaksbrev til studentene ligger i lokale saker.
Arkivreferanse 2011/4356
Oppdatert 10.5.2011
Begrunnelse for avslag – kvoteopptak
Opptak av kvotestudenter 2011 – begrunnelse for avslag, opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå.
Arkivreferanse 2011/5861
Oppdatert 10.5.2011
Opptak av selvfinansierte studenter (INTGRAD)
Opptak av selvfinansierte studenter 20__ – begrunnelse for avslag (INTGRAD), opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå. Fakultetenes egne opptaksbrev til studentene ligger i lokale saker.
Arkivreferanse 2011/4375
Oppdatert 10.5.2011
Begrunnelse for avslag (INTGRAD)
Opptak av selvfinansierte studenter 2011 – begrunnelse for avslag (INTGRAD), opptakssaken og begrunnelsessaken lenkes toveis på saksnivå.
Arkivreferanse 2011/5857
Oppdatert 10.5.2011
Studieprogrammer, stipend og avtaler med utenlandske institusjoner
Erasmusavtaler
Erasmusprogrammet: innebærer først og fremst vanlig studentutveksling, men som del av Program for livslang læring er det også åpnet opp for utveksling for å gjennomføre praksisopphold ved organisasjoner og virksomheter i EU-land.
UiB har rundt 650 Erasmusavtaler med 270 ulike universitet.
Oppdatert fom 2.12.2009
Tilbakebetaling av Erasmusstipend
Oppdatert fom 25.6.2010
Student utveksling
De ulike dokumentene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki
Utveksling inn
Utveksling ut
Eurasiaprogrammet
Eurasiaprogrammet administreres av SIU og omfatter: Armenia, Aserbajdsjan, Georgia, Kasakhstan, Kirgisistan, Kviterussland, Moldova, Tadsjikistan, Turkmenistan og Ukrania. Programmet støtter både flerårige samarbeidsprosjekt og mer kortvarige aktiviteter. Til dette kommer en eigen stipendordning, der norske høyere utdanningsinstitusjoner kan søke om stipendplasser: det er pr i dag lyst ut midler til to ulike formål som en del av dette programmet, såkornmidler (Seed Money) og studentstipend. Det kommer nye utlysninger hvert år, men ikke i så stort omfang som f. eks Kvoteprogrammet, Erasmus eller andre store program UiB deltar i – saksmappen i ePhorte knyttes derfor ikke til et bestemt studieår.
Arkivreferanse 2010/13728
Innført fom. 26.4.2011
Godkjenningsrutine for enkelte internasjonale avtaler forvaltet av SA
Rutinen er ment som en oppklaring av den praktiske bruken av ePhorte i godkjenningsprosesser mellom SA og universitetsledelsen i saker om avtaleinngåelse med utenlandske samarbeidsinstitusjoner.
Rutinen er innført fom. 3.6.2009
Brev (med kontrakter) til samarbeidsinstitusjoner i utlandet som krever rektors /andre ved UDIRs kontor sin godkjenning registreres som utgående brev. Rektor/UDIR skal legges på som siste godkjenner i det utgående brevet/ oversendelsesbrevet til samarbeidsinstitusjonen (Avtalen legges til som vedlegg).
Dersom SA vurderer at det er behov for å sende et notat i forkant som begrunner kontraktsinnholdet eller forklarer policy sender SA et X- notat ufordelt til UDIR om dette. Dette kan f. eks fungerer som viktig dokumentasjon i nåtid og ettertid.
Selve kontrakten skal ikke ligge som vedlegg til denne journalposten, jf. forrige pkt.
Den signerte kontrakten skannes inn ved retur til UiB. Dersom UiB signerer sist må den kontrasignerte kontrakten sendes til DS01 for skanning.
Tilrettelegging, tilsagn om tilskudd ved NAV div. utredninger
Utredning for lese- og skrivevansker
Det opprettes en saksmappe per år for saker om henvisning fra Studieadministrativ avdeling (SA) til utredning for lese- og skrivevansker, disse registreres i ePhorte av sakebehandlings hensyn. SA registrerer selv henvisningene som utgående brev, skjemaet skannes inn ved SA. For at saksbehandlere ved SA skal få lesetilgang til sak og dokumenter påføres tilgangsgruppen ”UA utredning” på saken og alle journalpostene. Det er primært saksbehandler som registrer de utgående brevene som har ansvar for å føre på tilgangsgruppen.
Rutinen er innført fom. 12.3.2010
' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
Tilsagn om tilskudd til utdanning
Individuelle mapper ved tilsagn fra NAV registreres i en årlig samlemappe, i saksarkiv, for studenter og der personen ikke har et ansettelsesforhold ved UiB, se kapittel om saksarkiv – ulike saksforhold. Personalmapper benyttes der den som får tilskuddet er ansatt ved UiB, se Personalmapper – personalarkiv
Tilsagn om tilskudd til utdanning – NAV – 20__
Oppdatert 17.11.2011
' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
Opplysninger om utdanning – NAV 20__
Oppdatert 17.11.2011
' *Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
Tilrettelegging ved eksamen
Fom. oktober 2013 mottas søknader om tilrettelegging primært som skjema på epost til post@uib.no , dette i forbindelse med forarbeid til innføring av skjemaimport.
(DS01 overtok registreringen av tilretteleggings søknader fra og med uke 36 i 2009).
Mottatte søknader/ dokumentasjon oppbevares på DS01 i egen postlistemappe til eksamensavviklingen det aktuelle semesteret er avsluttet – deretter makuleres disse.
arkivreferanse 2008/10597
Oppdatert 17.11.2011
- Hver student har en saksmappe som følger studenten gjennom hele studiet. Saksmappen skal hete Tilrettelegging ved eksamen ved Universitetet i Bergen. Ved nye søknader må det derfor undersøkes om en student allerede har en saksmappe, eller om en ny må opprettes.
- I forbindelse med omlegging til skjemaimport, mottas nå søknadskjemaene pr epost til post@uib.no , studenten sender dokumentasjon (attester o.l.) til postmottaket. Dette medfører at søknadene registreres/importeres etter hvert som disse mottas i epostmottaket, og dokumentasjonen skannes og etterregistrers etter hvert som denne mottas. Søknadsskjema registreres slik: Søknad om tilrettelegging ved eksamen, Semester År-Fakultet (eks. H09-JUS, HF, PS, SV, MN, MOFA). Journalpostene skal unntas offentlighet med kode ST og legges til tilgangsgruppe UA tilrettelegging.
- Ettersendt dokumentasjon: Legeattester, logopedattester og andre registreres som egen jp, med tittel Dokumentasjon. Dersom attesten er en ubekreftet kopi, må det skrives en merknad om dette (*gjelder ikke ettersendt dokumentasjon fra sakkyndig, disse føres som egne jp-er). Jp-ene skal unntas offentlighet med kode ST og legges til tilgangsgruppe UA tilrettelegging.
- Hvis det er stor forskjell mellom når søknaden er mottatt og når den er datert, bør det gjøres en merknad om dette.
- Søknader som sendes i posten sendes direkte til DS01. Søknader som leveres i skranken på SAs infosenter eller på fakultetenes infosentre sendes til DS01.
Studiesaker ved fakultetene; Det juridiske fakultet, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Det medisinsk-odontologiske fakultet, Det psykologiske fakultet
Informasjon om studiesaker ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet se [[1]]
De ulike dokumentene i studiesakene skjermes i følge UiBs retningslinjer for offentlighet, Offentlighet i studentsaker, tilgjengelig på Arkiwiki
Dispensasjon fra tregangersregelen / søknad om 4. gangs eksamen
Det juridiske fakultet og det psykologiske fakultet
Det juridiske fakultet
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.
Det psykologiske fakultet:
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.
Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.
Studiesaker spesielt for det juridiske fakultet
Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet
Det opprettes en sak for hver student.
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester.
Det opprettes en sak for hver student.
Det juridiske fakultet
Obligatorisk kursoppgave/eksamensoppgave/sensorveiledning
Det opprettes en sak for hvert emne, samme saksnummer løper i hele arkivperioden. SB har ansvar for å registrere eksamensoppgaver og eventuelt sensorveiledninger. NB! Registreres i ePhorte ETTER at eksamen er avviklet. På engelske spesialemner er det ikke sensorveiledning. De enkelte journalpostene blir x-notater med innhold emnekode + semester (husk nynorsk- / engelskversjoner). Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester.
Til informasjon: sensorveiledninger og eksamensoppgaver i tidsperioden 2009-2013 er registrert i ePhorte.
Tidsperioden fra før 2009 finnes her: http://org.uib.no/jur/Studier/eksamen/default.html
Klage på sensurvedtak (samlesak)
Det opprettes en sak per emne per semester. Alle restanser i saken avskrives når ny eksamensprotokoll registreres. Eksamensprotokoll registreres av SB som en x-notat (dokumenttype) og saken markeres som Ferdig. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi Side og Student Web. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01.
Klage på sensurvedtak – kontinuasjonseksamen (samlesak)
Det opprettes en sak per emne per semester. Alle restanser i saken avskrives når ny eksamensprotokoll registreres. Eksamensprotokoll registreres av SB som en x-notat (dokumenttype) og saken markeres som Ferdig. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi Side og Student Web. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01. Konte-eksamener avholdes som regel i august måned.
Klage på sensurvedtak på obligatorisk kursoppgave (samlesak)
Det opprettes en sak per emne per semester. DS01 beholder konvolutt (ekstern post) – i tilfelle spørsmål om frister er overholdt. Eventuelt legger inn merknad. Klager som leveres direkte til informasjonssenteret ved JURFAK, stemples med mottatt dato før de sendes til registrering ved DS01
Forhåndsvarsel og vedtak om tap av eksamensrett (samlesak)
SB oppretter en sak for hvert emne pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Klage på vedtak om tap av eksamensrett registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak
Sletting av ugyldig eksamensmelding / vurderingsmelding - forhåndsvarsel og vedtak (samlesak)
SB oppretter en sak pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. Klage på vedtak om sletting av ugyldig eksamensmelding / vurderingsmelding registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak
Dispensasjon fra reglene om gjentakskvote
Det opprettes en sak for hver student
Kontinuasjonseksamen / konte-eksamen
Det opprettes en sak per student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. De fleste studenter blir automatisk oppmeldt til kontinuasjonseksamen på grunn av at de stryker til eksamen, er syk eller ikke møter. Da er alt i FS og ikke i ePhorte. Kun de som søker ekstraordinært er i ePhorte. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke)
Melding om tregangersregelen og tap av studierett (samlesak)
SB oppretter en sak hvert vårsemester der studentene får melding om oppbrukt eksamensforsøk (tre ganger), 3. studieår - NIST, 4. studieår – LIR. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel
Gyldig fravær ved eksamen (samlesak)
Det opprettes en sak per semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. SB må gi beskjed til arkivet hvis journalposttittel er ufullstendig. Det står ikke alltid hvilke emne legeattesten gjelder.
Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester
Forhåndsvarsel og vedtak om tap av studierett (samlesak)
Det opprettes en sak for hvert emne pr semester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Klage på vedtak om tap av studierett registreres i egen sak – NB! Flytte alle brev fra/til klager til klagesak. Husk å opprette toveis lenke mellom opprinnelig sak og klagesak.
Oppsigelse av studieplass/studierett (samlesak)
Det opprettes en sak for hvert semester. Det er ingen reell forskjell mellom studieplass og studierett. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester.
Vurderingsmelding / oppmelding etter frist (samlesak)
Det opprettes en sak for hvert semester. Med etteroppmelding siktes det til vurderingsmelding etter ordinær frist. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester
Mangler ved eksamensretten / søknad om sensur (samlesak)
Det opprettes en sak per semester. Det juridiske fakultet har ikke hatt privatister de siste semestrene. Så når fakultetet har studenter som møter i eksamenslokalene uten gyldig vurderingsmelding, så er det snakk om ordinære studenter med MAJUR-studierett. Studenten fyller ut skjema i eksamenslokalet og må søke fakultetet om å få sensur innen x-antall dager. Søknaden skal sendes til Dokumentsenter 1 for registrering (ikke oppgavebesvarelsen). Fra og med høst 2012 skal fakultetet behandle søknader om sensur / melding om mangler ved eksamensretten.
Særskilt eksamen / privatistsøknader – se Særskilt studierett
Særskilt studierett til spesialemner (samlesak)
Det opprettes en sak for hvert semester. Engelske søknader og svar (metadata) – fakultetet trenger statistikk på antall engelske søknader. Karakterutskrift / vitnemål som registreres skal sendes til fakultetet. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne(r) og semester. Kandidater som er kvalifisert kan søke om særskilt studierett til spesialemner fremfor å søke om å avlegge særskilt eksamen (privatisteksamen). Det juridiske fakultet har ikke hatt privatistsøknader de siste semestrene.
Underkjennelse av arbeidsgruppeoppgave / kommentering
Det opprettes en sak for hvert studieår
Frammøtelister - kontroll av signatur
Det opprettes en sak per semester per emne. Fakultetet gjør rutinemessig kontroll av frammøtelister i forbindelse med beregning av fravær.
Endring av utdanningsplan
Det opprettes en sak for hver student / ny type søknad Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne / semester. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke). Karakterutskrift / vitnemål skal forevises Studieadministrativt avdeling, hvis de kommer til registrering kan de etterpå sendes til SA. Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling
Utsatt innleveringsfrist
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere journalposttittel med emne og semester. Ettersendt dokumentasjon registreres som egen journalpost i saken (hvis det registreres som vedlegg - HUSK å gi beskjed til SB ved å sende lenke).
Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart (samlesak)
Det opprettes en sak for hvert semester. Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling.
Permisjon
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester / periode. Søknader om utsatt studiestart / reservering av studieplass behandles av Studieadministrativt avdeling
Forhåndsvarsel og vedtak om revisjon av utdanningsplan (samlesak) – tvungen revisjon av utdanningsplan
SB oppretter en samlesak hvert høstsemester. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel.
Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere
UiB har fått en ny forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB, effektiv fra 01.08.12. Det er nå fakultetene som administrerer spørsmål og søknader tilknyttet semesterregistrering, utdanningsplan, undervisnings‐ og vurderingsmeldinger. Frist for bekreftelse av undervisnings‐ og vurderingsmelding og betaling av semesteravgift er for høstsemesteret er 1. september og for vårsemesteret er 1. februar. I forkant av frist blir det sendt forhåndsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Meldinger / tilsvar fra studenter sendes direkte til studieveileder epostmottaket. Disse skal ikke registreres i ePhorte. Etter fristen sendes det vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Det opprettes en sak per semester.
Saken videresendes til Den sentrale klagenemnd
Om fakultetet opprettholder sitt vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere, skal saken sendes til Den sentrale klagenemnd for endelig behandling. Det skal da opprettes en sak per klage til Den sentrale klagenemnden, dvs. at begrunnet klage på vedtak som ligger i samlesaken flyttes til klagesaken. Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken. Alle dokumenter i klagesaken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet. NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.
se rutiner for saker til Den sentrale klagenmnd
Tilrettelegging av undervisning / studie
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med emne og semester. Søknader om tilrettelegging av eksamen behandles av Studieadministrativt avdeling. Fakultet får kopi av vedtaksbrevet hvis vedtaket innebærer at studenten ikke skal sitte i vanlig lokale eller om det er noe annet spesielt. Hvis studenten bare får mer tid, da får ikke fakultetet kopi.
Veiledningsforhold
Det opprettes en sak for hver student. Husk å spesifisere metadata på journalposttittel med semester.
Oppnevning av sensor (samlesak)
Godkjenning som veileder for masteroppgaver (samlesak)
Masterstudiet i rettsvitenskap - programsensorrapporter
Delstudium i utlandet
Avslag på utveksling
Innpassing
Learning agreement for utenlandske studenter
Tekstsammenfall i skriftlige arbeider på grunn av gjenbruk av andres materiale
Tekstsammenfall i skriftlige arbeider på grunn av gjenbruk av eget materiale
Brudd på bestemmelser om hjelpemidler til eksamen (samlesak)
Brudd på bestemmelser om hjelpemidler til eksamen (mistanke om fusk)
Studieutvalget
Saker til Den sentrale klagenemnd
Utgåtte rutiner:
1. Semesterregistrering etter frist (utgår etter høst 2012)
Studiesaker spesielt for det Psykologiske fakultet
Opptak
Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) / masterprogram
Arkivkode: 512.1
Saksnivå: en sak per semester
Sakstittel: ”Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) H-09”
Sakstittel: ”Opptak til Masterprogram H-09 - Det psykologiske fakultet” - inkluderer opptak til Gender and Development, Barnevern, Pedagogikk, IKT, Internasjonal Health Promotion og arbeids- og organisasjonspsykologi
Alle søknadspapirer som kommer til fakultetet i forbindelse med søknad om opptak (omslagsark med attester/karakterutskrifter) sendes direkte til saksbehandler.
NB! Alle brev (tilbud, opptak, venteliste og ikke kvalifisert) skal registreres i ePhorte.
Alle brev / e-post (tilbud, venteliste, ikke kvalifisert og opptak) som går ut til søkere skal registreres i ePhorte som en PDF fil, samt en liste over navn på søkere. Brevene og listen kan genereres i FS.
Altså vil ePhorte saken ha en journalpost som heter for eksempel.: ”Tilbud / venteliste / ikke kvalifisert – opptak til masterprogram H-09”. Dokumentet vil være en PDF fil som inneholder alle brev / e-post som er gått ut til søkere. I tillegg registrerer vi en navneliste over alle søkerne for hvert enkelt program, som er delt inn i tre lister: opptak – venteliste – ikke kvalifisert. Hver journalpost skal sendes på enkel godkjenning til leder.
UNNTAK ved registrering: Opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU)
Det brukes flette funksjonen i ePhorte i og med alle søkere får likelydende brev om opptak, venteliste eller ikke kvalifisert.
Opptak til profesjonsstudiet i psykologi
Arkivkode: 512.1
Saksnivå: en sak per studieår
Sakstittel: ”Opptak til psykologstudiet studieåret H-12 og V-13 - Det psykologiske fakultet”
Før gjorde fakultetet opptak to ganger i året, men nå gjennomføres opptak kun en gang per år. Halvparten som tas opp i opptaket høst 2012 starter høstsemesteret 2012 og halvparten starter vårsemesteret 2013.
Mer informasjon finner du her: http://www.uib.no/psyfa/utdanning/opptak/psykologstudiet#soslashknadsfrist
Politiattester og erklæringer om taushet- og skikkethet
Det opprettes en sak for alle programmene.
Arkivkode: 510
Alle studenter som tas opp profesjonsstudiet i psykologi, praktisk pedagogisk utdanning og integrert adjunkt- og lektorutdanning (MN og HF sine studieprogram) må levere inn politiattester og erklæringer om taushet- og skikkethet. Etter hvert opptak, når disse dokumentene er levert til saksbehandler, sender saksbehandler dokumentene til dokumentsenteret for registrering i ePhorte.
Studenter som tas opp til masterprogrammet i health promotion må signere og levere inn taushetserklæringer. Disse skal sendes til dokumentsenteret for bunkeskanning.
Dokumentsenteret bunkeskanner dokumentene ut ifra semester og studieprogram. Det vil si at dokumentsenteret registrerer tre filer, en for PPU, en for psykologstudiet og en for masterprogram i helsefremmende arbeid.
Godkjenning i ePhorte
Godkjenning i ePhorte av gruppelederne
Gruppelederne ved Det psykologiske fakultet, studieseksjonen, har alle tre superbrukerrolle i ePhorte, tilgangskodene S og SX på person- og enhetsnivå og lese- og skrivetilgang til psyfa-eks og psyfa-progr.
Studiesjefen har informert at saksbehandlerne på studieseksjonen skal sende alle brev og notater til sine gruppeledere for godkjenning. Så avgjør gruppeleder om studiesjefen skal også inn i lupen / godkjenne.
Superbrukerne vil kunne godkjenne og fordele journalposter som er skjermet med S og SX, men ikke ST.
Om gruppelederne skal godkjenne journalposter som er skjermet med tilgangkode ST, vil de kun kunne gjøre dette om saksbehandler har husket å sette på riktig tilgangsgruppe (i tillegg til tilgangskode).
Studier
Arbeidsavtaler og taushetserklæringer: timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp
Arkivkode: 212.2
Det er opprettet syv ulike saker for midlertidig ansatte (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) per år:
- 2012/14128 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Profesjonsstudiet i psykologi - 2013
- 2013/258 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for klinisk psykologi (Christiesgate 12) - 2013
- 2013/260 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for pedagogikk (Christiesgate 13) - 2013
- 2013/261 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet/timelærer/ekstrahjelp) - Det psykologiske fakultet - 2013
- 2013/255 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer, ekstrahjelp) - Institutt for biologisk og medisinsk psykologi (BB-bygget) - 2013
- 2013/257 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) - Hemil-senteret (Christiesgate 13) - 2013
- 2013/259 Midlertidig tilsettingsforhold (timelønnet foreleser/timelærer/ekstrahjelp) - Institutt for samfunnspsykologi (Christiesgate 12) - 2013
Hvor arbeidsavtalene og taushetserklæringer arkiveres er avhengig av hvor vedkommende tilsettes.
Viktig å huske at signert arbeidsavtale (restansen) skal registreres der tjenestested for vedkommende er.
Saksbehandler på journalpostene (arbeidsavtale og taushetserklæring) vil være den som har skrevet under arbeidsavtalen på vegne av fakultetet/instituttet, altså arbeidsgiver.
Alle kontaktpersoner på fakultetet og instituttene er bedt om å legge riktig saksnummer i malen for slike arbeidsavtaler slik at registreringsarbeidet for dokumentsenteret blir lettere og mer effektivt.
OBS!
Fakultetet har overtatt behandling av alle timelæreravtaler på profesjonsstudiet i psykologi.
Alle de signerte arbeidsavtaler og taushetserklæringer arkiveres i en egen sak (2012/14128). Journalpostene skal påføres tilgangsgruppe PSYFA-Progr, slik at de på fakultetet og instituttene som har behov for lesetilgang får det.
Rutiner for registrering av veiledning av Bachelor- og masteroppgaver og profesjon (veiledningskontrakt)
Saksnivå: En sak per program per år.
Arkivnøkkel: 532
Programkoordinator er mottaker i ePhorte, og får slik beskjed om at kontrakt er inngått. Institutt v/adm.sjef. er kopimottaker i ePhorte.
I og med at programkoordinator er mottaker og adm.sjef kopimottaker, så må dokumentet registreres som Inngående. Det skaper restanse hos mottaker som da må avskrive denne når veiledningsforholdet er registrert i FS.
Programkoordinator registrerer veiledningsforholdet i FS, under fanen 'Veiledning' i Student samlebilde. Kontrakt i ePhorte kan tas til etterretning først når dette er gjort (restansen avskrives av programkoordinator).
Informasjon om veiledningskontrakter på studieseksjonens egen wiki side: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studiestart_og_-slutt#Rutiner_for_registrering_av_veiledning_og_BA.2FMA-oppgaver
Gamle veiledningskontrakter kan sendes til Dokumentsenter 1 for bunkeskanning.
Vurderingsmelding / undervisningsmelding - oppmelding etter frist
Det opprettes en sak for hvert semester
Utgått rutine fra vår 2012
Den nye rutinen SA har innført innbærer at de vil at fakultetene skal skrive opp studentene som skal meldes etter frist i et excel-ark, for så å sende dette excel-arket til SA. Siden flere av fakultetene ikke ville ha dette excel-arket liggende i infosenteret (men ønsket å kvalitetssikre de dataene som går til SA), ble det laget et skjema som alle fakultetene kan bruke i infosenteret. Dette skjemaet er derfor kun ment som en måte å samle sammen det som skal skrives inn i excel-arket og sendes videre til SA. Det er SA som evt. skal melde opp studentene. Det er altså kun ment som et internt kontrollark som studentene får på Infosenteret. Disse skal normalt leveres inn manuelt på Infosenteret og så kontrollerer studieseksjonen her skjemaene. SA vil deretter ha et Excel-ark fra fakultetet med navn på studenter og hvilke fag de ønsker å ettermelde seg til. Det er altså ikke noe som behøver å tas vare på eller registreres i ePhorte, da oppmeldingen til eksamen vil være registrert i FS.
Utvidet studierett / gjenopprettelse av studierett
Det opprettes en sak for hver student
Poststudierett
Saksnivå: en sak for hvert studieår (høst og vår)
I denne saken registreres det utgående eposter som sendes til de som har søkt om poststudierett. Vilkår for å få tildelt poststudierett er fullført bachelor- eller mastergrad/profesjonsstudiet ved fakultetet. De som oppfyller vilkårene kan få poststudierett, mens de som ikke oppfyller vilkårene får ikke.
Saksbehandler bruker dokumenttype "ny utgående epost" i ePhorte for å sende ut disse epostene. Ingen godkjenning nødvendig fra leder.
Sakstittel: Poststudierett H-12 / V-13
Saksansvarlig: enheten Primærklassering: ARKNOK 512.7 | |||||
Journalposter | dok. | u.off | tilgangsgruppe | ||
Vedrørende poststudierett ved Det psykologiske fakultet | U |
Hospitantstudierett
Saksnivå: en sak for hvert semester
Arkivkode: 512.7
Sakstittel: "Hospitant ved Det psykologiske fakultet H-13"
Studenter ved andre utdanningsinstitusjoner kan søke om hospitantstudierett ved fakultetet for å ta ulike fag. Det skal foreligge dokumentasjon med søknaden som bekrefter at søker er student ved en annen utdanningsinstitusjon.
Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart
Saksnivå: en sak for hvert semester
Sakstittel: "Fravær ved obligatorisk oppmøte ved semesterstart Semester ved Det psykologiske fakultet"
Arkivkode: 377
I denne saken registreres det meldinger/eposter fra studenter som ikke kan møte opp til obligatoriske orienteringsmøter og lignende ved semesterstart.
Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere
Saksnivå: Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet
Det opprettes en sak per semester.
Arkivkode: 377
UiB har fått en ny forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB, effektiv fra 01.08.12. Det er nå fakultetene som administrerer spørsmål og søknader tilknyttet semesterregistrering, utdanningsplan, undervisnings- og vurderingsmeldinger.
Frist for bekreftelse av undervisnings- og vurderingsmelding og betaling av semesteravgift er for høstsemesteret er 1. september og for vårsemesteret er 1. februar.
I forkant av frist blir det sendt forhåndsvarsel om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere. Meldinger / tilsvar fra studenter sendes direkte til studieveileder epostmottaket. Disse skal ikke registreres i ePhorte.
Etter fristen sendes det vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere.
Saker til Den sentrale klagenemnd
Om fakultetet opprettholder sitt vedtak om terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere, skal saken sendes til Den sentrale klagenemnd for endelig behandling.
Det skal da opprettes en sak per klage til Den sentrale klagenemnden, dvs. at begrunnet klage på vedtak som ligger i samlesaken flyttes til klagesaken.
Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken.
Alle dokumenter i klagesaken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet
NB! Dokumenter i saken skal ikke sendes på epost – epost/papir post skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte.
Endring av utdanningsplan
Arkivkode: 377
OBS! Sjekk ALLTID om studenten har en lignende sak fra før i ePhorte.
'Saksnivå: en sak per student
OBS! På søknadsskjemaene står det hvilke studieprogram studenten er tatt opp i / går på.
Endring av utdanningsplan
Eksempel på sakstittel: ”Endring av utdanningsplan – Masterprogram i barnevern”
Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan
Arkivkode: 377
'Saksnivå: en sak per år
Sakstittel: ”Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan Årstall”
Eksempel på sakstittel: ”Melding om behov for justering av individuell utdanningsplan 2011”
Fakultetet sender ut likelydende brev til de studenter som må justere utdanningsplanen. De bes ta kontakt med fakultetet ved saksbehandler for å sette opp ny plan.
Universitetet i Bergen har som målsetning å gi hver enkelt student en god oppfølging gjennom hele studiet. For studenter som ved utgangen av et høstsemester står til rest med 30 studiepoeng eller mer i forhold til den progresjonen som utdanningsplanen angir, skal fakultetet snarest mulig ta kontakt med studenten og varsle at den gjeldende utdanningsplanen ikke lenger kan legges til grunn for videre studier. Fakultetet og studenten skal deretter i fellesskap komme fram til hvilke endringer som må gjøres i utdanningsplanen for at den skal kunne gjelde framover (jfr. § 6a i Grads- og studiereglement for UiB).
Dette brevet går derfor ut til alle studenter som ved oppstart inneværende semester er forsinket med 30 studiepoeng eller mer i forhold til gjeldende utdanningsplan.
Melding om avbrutt studium
Permisjon / fravær
Utsatt studiestart
OBS! Reservasjon av studieplass gjennom Samordna opptak - Sentralisert saksbehandling gjennom SA.
Eksempel på sakstittel: ”Utsatt studiestart – Masterprogram i barnevern”
Utsatt / utvidet innleveringsfrist
Oppretter en sak per student.
Eksempel på sakstittel: "Utsatt innleveringsfrist PED321 H-12"
I slike saker søker studenten om utvidet tid ved hjemmeeksamen eller andre typer innleveringer. Ofte er begrunnelsen sykdom under eksamenstid og da må journalposter skjermes med tilgangskode ST og hjemmel offl. § 13, 1. ledd, jf. fvl. § 13, 1. ledd nr. 1.
Bytt av studieplass
Oppretter en sak per student.
Ekspempel på sakstittel: "Bytte av studieplass - Psykologistudiet"
Praktisk pedagogisk utdanning (PPU)
Omslagsark
Hvert semester oppretter saksbehandler følgende sak: "Omslagsark praktisk pedagogisk utdanning Semester-År"
Her registreres omslagsark fra studenter som har søkt opptak, der de andre fakultetene må vurdere studiekompetansen før de kan tas opp ved PPU.
Saksbehandler oppretter et N-notat for hver student.
Husk at vitnemål / karakterutskifter er unntatt offentlighet: S- studentersaker UiB, hjemmel u.off: offl. § 26, 1. ledd.
Vurdering av opptaksgrunnlag til praktisk pedagogisk utdanning
Søknader om vurdering av opptaksgrunnlagt til PPU sendes til det aktuelle fakultetssekretariatet for vurdering og saksbehandling. Utenom PSYFA er det HF, SV og MAT.NAT. som behandler slike søknader.
Emnekode: 376.1 / 376.2
Det blir opprettet en sak per søker. Saken registreres ufordelt til enhet 1700.
Om søknaden skal behandles av en av de andre fakultetene, må dokumentsenteret få beskjed slik at riktig enhet får restanse på søknaden.
Dokumentasjon som vitnemål / karakterutskrift skjermes i ePhorte: S- offl. § 26, 1. ledd og sendes til fakultetet etter registrering.
Pedagogisk-psykologisk praksistjeneste - PSYK373
Godkjenning av pedagogisk-psykologisk praksistjeneste ÅR - PSYK373
Det opprettes en samlesak for hvert år der godkjenninger av praksistjenesten (PSYK373) blir registrert.
Om en student ikke får praksistjenesten sin godkjent, kan det opprettes en egen sak for studenten.
Melding om veiledning av studenter i pedagogisk-psykologisk praksis (PSYK373) i ÅR
Det opprettes en samlesak for hvert år der melding om veiledning blir registrert. I dette skjemaet gir veileder beskjed om hun/han kan ta i mot studenter til veiledning.
Innpassing / Delstudium i utlandet
Innpassing
Saksnivå: en sak per student
Delstudium i utlandet
Saksnivå: en sak per student
Eksempel på sakstittel: ”Delstudium i utlandet - Profesjonsstudiet”
OBS! Opplysningsskjema / egenerklæring for studenter - dette skjemaet skal ikke registreres i ePhorte, men sendes direkte til fakultetet.
Avtaler om ekstern fordypningspraksis - Psykologstudiet
Eksempel på sakstittel: Avtaler om ekstern fordypningspraksis vår 2013 - Psykologstudiet
Det opprettes en sak per semester.
Eksamen
Gyldig fravær ved eksamen
Eksempel på sakstittel: ”Gyldig fravær ved eksamen H-12 - Det psykologiske fakultet”
Arkivkode: Det opprettes en sak per semester
Saksbehandler må gi beskjed til dokumentsenteret hvis journalposttittel er ufullstendig. Det står ikke alltid hvilke emne(r) en legeattest gjelder. Skriv gjerne på legeattesten hvilke emne(r) det gjelder (hvis det ikke står på). Informasjon om håndtering av legeerklæringer finner du her: Håndtering av legeerklæringer
Tilrettelegging av studie / undervisning
Saksnivå: en sak per student
Arkivkode: 371
Sakstittel: Tilrettelegging av studie / undervisning
Journalposttittel:
- Søknad om tilrettelegging av studier H-13
- Søknad om individuelt tilrettelagt undervisning i PSYK106 V-13
OBS! Tilrettelegging av eksamen saksbehandles av Studieadministrativt avdeling / 2180.
Klage på karakterfastsetting
Saksnivå: en sak per emne og semester
Eksempel på sakstittel: "Klage på karakterfastsetting PSYK102 H-08"
Nye saksbehandlingsrutiner i forbindelse med klage på sensur - fra og med våren 2012
På jus praktiseres en enklere måte å saksbehandle klagesaker enn det vi i dag praktiserer. Det blir blant annet ikke skrevet brev til hver enkel person som har klaget på sensuren.
Følgende rutine blir brukt:
1. Det lages en sak per emne per semester i Ephorte. Det vil si at alle klagene i et emne blir plassert i samme mappe hvert semester. Eksempelvis «Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12»
2. Oppgavene sendes ut til ny kommisjon på vanlig måte.
3. Når protokollene fra klagekommisjonen kommer i retur blir de samlet og lagt inn i saken i ePhorte som X-notat av saksbehandler.
4. Marker alle journalpostene (restansene) og avskriv alle i en operasjon. Deretter markeres saken som ferdig.
5. Studentene får beskjed om ny karakter gjennom Mi side og på studentweb.
Dette medfører at:
• Vi må oppdatere nettsidene våre/eventuelt få inn informasjon om hvordan svar på klage blir gitt.
• Informere studentene på Mi Side om når klagesensuren vil falle. Kan være dette blir problematisk i forhold til sen klagesensur og studenter som slutter hos oss. I motsetning til på jus har vi studenter med studierett på kun ett år. Det kan derfor være at det er gunstig å sende epost fra FS til studentene som klager på sensuren i de ulike emnene om når ny sensur faller i tillegg til melding på Mi side. På jus legger de ut en liste på gruppen «juridisk fakultet» og oppdaterer denne når nye frister på de ulike emnene blir klare.
Mangler ved eksamensretten (søknad om sensur)
Saksnivå: Det opprettes en sak per semester
Arkivkode: 379
Eks. : Mangler ved eksamensretten V-12 ved Det psykologiske fakultet
Fra og med vår 2012 skal fakultetet behandle søknader om sensur / melding om mangler ved eksamensretten.
Eksempel på inngående journalposter: Søknad om å sensur av eksamen i emne(r) / Melding om mangler ved eksamen i emne(r)
Denne saken gjelder privatister og studenter som ved eksamensdagen finner ut at de mangler eksamensrett. De gjennomfører eksamen likevel og søker om å få den sensurert. De leverer søknaden sammen med oppgavebesvarelsen. Dokumentsenter 1 skal motta søknadene (ikke oppgavebesvarelser).
Informasjon om eksamensdagen: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studentsaker#Etter_eksamensdagen
Særskilt eksamen ved Det psykologiske fakultet (privatister)
Saksnivå: Det opprettes en sak per semester
Eks.: Særskilt eksamen ved Det psykologiske fakultet H-12 (privatister)
Fra og med høstsemesteret 2012 er det fakultetene som skal behandle disse søknadene og ikke Studieadministrativt avdeling. Å avlegge særskilt eksamen er det som samme privatist eksamen. Det er kandidater uten studierett som ønsker å avlegge eksamen ved UiB.
OBS! Fakultetet skal ikke behandle "Søknad om å få avlegge eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse".
Søknad om å avlegge eksamen skal behandles av fakultetet, men det er SA som skal vurdere om søker har OK realkompetanse. Så når søkere søker om å få ta f.eks. PSYK110 på bakgrunn av realkompetanse, skal de enten legge ved eller på forhånd ha sendt inn egen søknad om slik vurdering til SA.
Folkeuniversitetet sender samlede søknader for sine kandidater 15. februar, men om noen av disse skal ha vurdert realkompetanse, sender de akkurat den søknaden direkte til UiB, så skal søknaden om å avlegge selve eksamen via Folkeuniversitetet komme senere til fakultetet.
Registrering av søknader fra Folkeuniversitetets (FU):
FU sender en liste med emnekode, navn og personalia for kandidater som ønsker å gjennomføre eksamen ved UiB det aktuelle semesteret. Denne listen følges av utfylt søknadsskjema fra hver kandidat, samt attesterte kopier av dokumentasjon på generell studiekompetanse (GSK), evt. realkompetanse (REA). Dette oversendes Dokumentsenteret som skanner alle dokumenter og oppretter journalpost. Dokumentsenteret gjør oversikten/listen med navn til hoveddokument og alle søknadene med attesterte kopier til vedlegg.
Mer informasjon: https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Kandidater_uten_studierett_og_Folkeuniversitetene#Innkomne_s.C3.B8knader
Eksamensoppgaver
Fra og med januar 2008 skal alle eksamensoppgaver registreres i ePhorte. Eksamensoppgaver fra skriftlig eksamen skal ifølge arkivloven arkiveres, og som en del av innføringen av ePhorte skal nå eksamensoppgavene arkiveres elektronisk.
Gruppeleder i eksamensgruppen får kopi av ALLE eksamensoppgaver på Det psykologiske fakultet og sender oppgavene for skanning / importering til Dokumentsenteret 7. Husk å oppgi emnekode og emnetittel.
Det opprettes egen sak for hvert emne. Tittelen på saken blir "Eksamensoppgaver - Emnekode Emnetittel" Eksempel: "Eksamensoppgaver PSYK106 Personalpsykologi". På hver sak opprettes det én journalpost for hvert semester eksamenen avholdes.
NB: Eksamensoppgavene legges inn i ePhorte først etter at eksamen er avviklet
Godkjenning som sensor
Saksnivå: en sak per studieår
Eksempel på sakstittel: "Godkjenning som sensor ved Det psykologiske fakultet H-12/V-13"
Eksempel på journalpost: "Søknad om godkjenning som sensor"
Vi oppretter en slik sak for hvert semester for å registrere henvendelser fra faglige som ønsker å være sensor ved fakultetet.
Rapportering av eksamenssavvikling ved Det psykologiske fakultet
Opprettes en sak per år.
Arkivkode: 371
KUE ber alle programutvalgene om å skrive rapport om eksamensavviklingen på emnene som tilhører programmet, sett fra et faglig ståsted. Disse rapportene skrives semestervis, og det er utvalgssekretæren som skal følge opp dette med program utvalgene.
For historikk, se ePhortesak 11/3979.
Den sentrale klagenemnd
Saker til Den sentrale klagenemnd
- Sakstittel skal beskrive hvilke klageforhold saken omfatter.
- Det vil være ulike typer sakstitler på saker til nemnda alt etter hvilke type klagesak som oversendes; for eksempel «Klagesak – Klage på opptak til praktisk pedagogisk utdanning (PPU) høst 2012».
- Det skal opprettes en sak per klage til nemnden, det vil si at dokumenter som ligger i samlesaker flyttes til klagenemndsaken. For eksempel kan samlesaken hete «Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12», mens klagenemndsaken heter «Klagesak - Klage på karakterfastsetting PSYK101 H-12». Samlesaken lenkes toveis til klagenemndsaken.
- Alle dokumenter i klagenemndsaken skal registreres med tilgangsgruppen: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet. På denne måten vil Den sentrale klagenemnden ha tilgang til alle dokumenter i saken. Oppskrift på hvordan dette kan gjøres (teknisk) finner du her: https://wikihost.uib.no/persokwiki/index.php/Overf%C3%B8ring_av_fast_tilgangsgruppe_til_alle_journalposter_i_saken
- Journalposter som flyttes fra samlesaken til klagenemnd-saken – vurdere offentlighet på nytt og skjerme dokumenter og / eller avsender / mottaker
- Dokumenter i klagenemndsaken skal ikke sendes på epost – eposter og papirpost skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte. Det er enheten / saksbehandler sitt ansvar å påse at alle dokumenter er registrert i klagenemndsaken. Dersom det mangler dokumenter i klagenemndsaken er det sekretær for klagenemnda sitt ansvar å kontakte avsender (saksbehandlende enhet) for å få dokumentene registrert i saken.
- Dokumentsenteret registrerer inngående post adressert til saksbehandlende enhet og / eller klagenemnda.
- Den sentrale klagenemnd tilhører i ePhorte enheten 2120 / Universitetsdirektørens kontor.
- Dokumenter i saken skal som oftest skjermes med tilgangskode og hjemmel: SX- § 13, 1.ledd, jf. Fvl. §13, 1. ledd nr. 1
Utdanningsmelding
Forskningsmelding, forskerutdanningsmelding og Utdanningsmelding Årstall - Det psykologiske fakultet
Saksnivå: en sak per år
OBS! All saksbehandling på fakultetet om disse meldingene registreres i fakultetets egen sak. Resultatet / selve meldingene når de er ferdig utarbeidet registreres i den sentrale saken. Eks. ePhorte sak 10/2601 og 10/954
Skikkethetsvurdering ved Det psykologiske fakultet
Arkivering av skikkethetsvurderinger ved Det psykologiske fakultet
Retningslinjer for programkoordinator:
- Skikkethetsansvarlige ved fakultetet er visedekan for utdanning (faglig ansvarlig) og seksjonssjef for studieseksjonen.
- Administrativ ansvarlig på fakultetet for å følge opp slike saker er programkoordinator for Psykologprogrammet og programkoordinator for Lærerutdanningen.
- Bekymringsmeldinger, oppfølging og tiltak i alle faser skal dokumenteres, også når saken løses på et lavere nivå.
- Saker om skikkethet skal utlukkende dokumenteres i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem, i regi av programkoordinator.
- Dokumentasjonen lagres slik at personvernet er fullt ut ivaretatt.
- Det er kun dokumenter som tilhører saken som skal lagres.
- Det er programkoordinator sitt ansvar å påse at all relevant dokumentasjon i saken er kun registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem.
- Det er programkoordinator sitt ansvar å påse at kopier av dokumentasjonen (både fysiske og elektroniske versjoner) slettes etter registrering i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem.
- Programkoordinator skal sende påminning til visedekan for utdanning, seksjonssjef for studieseksjonen og andre faglige ansvarlige i saken om at all dokumentasjon i saken skal slettes etter registrering. Dokumentasjonen skal kun registreres i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem og skal ikke oppbevares andre steder.
Intern rutine for registrering av skikkethetsvurderinger ved Det psykologiske fakultet:
- Det opprettes en sak i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem for hver student. På denne måten vil et saksnummer knyttes til en student og løper i hele arkivperioden.
- De ulike dokumentene i saken skjermes etter UiBs retningslinjer for offentlighet i studentsaker. For å ivareta personvernet til den aktuelle studenten og eventuelt andre involverte skal dokumentene skjermes med tilgangskode SX – sensitive studentsaker.
- For å ivareta historikken, så skal nytt dokumentasjon / ny sak om skikkethet registreres i den allerede opprettede saken – forutsatt at det gjelder samme student.
- Eksempel:
*Navn markert med rød skrift skjermes i ePhorte
Programsensor - oppnevning / rapportering
Programsensorrapporter
Det opprettes en felles sak for alle rapporter per år.
Saken skal inneholde rapporter, programutvalgssaker og KUE-saker.
Oppnevning av programsensorer
En sak for hver periode.
Arkivreferanse: 2012/3495
Utgåtte rutiner
Semesterregistrering etter frist
Det opprettes en sak per semester.
Arkivkode: 519
I denne saken registreres meldinger og søknader fra studenter som ikke har meldt seg opp til eksamen eller som ikke har betalt semesteravgiften.
First for semesterregistrering er 1. september (høstsemesteret) og 1. februar (vårsemesteret)
OBS! Dette er en foreløpig rutine, da Studieadministrativt avd. og fakulteten samarbeider om nye rutiner tilknyttet studenters rett til å studere. UTGÅR etter høst 2012. Gjeldende rutine er: Terminering av utdanningsplan og inndragning av rett til å studere - semester Det psykologiske fakultet https://wikihost.uib.no/psyfawiki/index.php/Studier_ePhorte#Terminering_av_utdanningsplan_og_inndragning_av_rett_til_.C3.A5_studere
Fravær / eksamen
Eksempel på sakstittel: ”Fravær / eksamen – Emne(r)”
Unntak fra godkjenning
Etter avtale med studiesjefen er det ikke nødvendig å sende svar på klage på karakterfastsetting til godkjenning.
UTGÅR! Se rutiner for Klage på karakterfastsetting.