Skrive et brev eller internt notat: Forskjell mellom sideversjoner
Ingen redigeringsforklaring |
Ingen redigeringsforklaring |
||
(8 mellomliggende versjoner av 2 brukere er ikke vist) | |||
Linje 7: | Linje 7: | ||
==Opprette journalpost== | ==Opprette journalpost== | ||
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. | Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en '''''journalpost'''''. | ||
<br />En journalpost består av | <br />En journalpost består av et hoveddokument med eventuelle vedlegg. | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 14: | Linje 14: | ||
# ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]]. | # ''''Internt notat (N)'''' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en ''''restanse''''). Se også [[Følg opp restanser]]. | ||
# ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | # ''''Internt notat (X)'''' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. | ||
# ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB | # ''''Utgående (U)'''' er brev som skal sendes ut fra UiB. | ||
# ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. | # ''''Inngående (I)'''' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. | ||
# ''''Saksframlegg (S)'''' brukes når en skal lage saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter utvalgsmodulen i ePhorte. | |||
# ''''Mappedokument (Y)'''' skal kun brukes unntaksvis. Denne typen dokumenter er ikke del av saksbehandlingen. Dokumenttype Y er å regne som hjelpedokumenter i saker. | |||
Merk at det er innholdet i dokumentene – ikke selve dokumenttypen - som avgjør om dokumentet krever oppfølging. Saksbehandler kan ha opprettet et N-notat og være av den oppfatning at her må mottaker følge opp. Som mottaker avgjør du om du skal følge opp, eller om du bare skal avskrive restansen. Tilsvarende kan du velge å følge opp dokumenter sendt som X-notat. Innhold trumfer dokumenttype. | |||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 37: | Linje 42: | ||
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | * Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet | ||
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev) | * Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under <br />(i dette bildet for utgående brev) | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Linje 43: | Linje 48: | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, | * Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangsgruppe <br />(fast eller ad hoc), tilgangskode, skjerming av tekst m.m.) | ||
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | * Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. | ||
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | * Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]] | ||
===Når du er ferdig med dokumentet=== | ===Når du er ferdig med dokumentet=== | ||
*Klikk tilbake til ePhorteweb | *Klikk tilbake til ePhorteweb | ||
Linje 64: | Linje 62: | ||
*Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal. | *Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal. | ||
*Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. | *Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. | ||
Linje 97: | Linje 89: | ||
[https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/d/d9/Foryoutube.ogv <big>'''Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat'''</big>] | [https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/d/d9/Foryoutube.ogv <big>'''Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat'''</big>] | ||
==Relaterte lenker== | ==Relaterte lenker== | ||
Linje 154: | Linje 109: | ||
| width="29%" style="vertical-align:top" | | | width="29%" style="vertical-align:top" | | ||
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | <div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;"> | ||
Siste sideversjon per 21. okt. 2020 kl. 12:33
Opprette journalpostEt brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
Fyll inn metadata
Når du er ferdig med dokumentet
Ferdigstille journalpostenDet er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
Redigere dokumentDersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".
Se video - Opprette nytt internt notatTrykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat Relaterte lenker
|
|