Forskjell mellom versjoner av «Skrive et brev eller internt notat»

Linje 24: Linje 24:
 
[[Fil:Innholdsfelt utbrev.JPG]]
 
[[Fil:Innholdsfelt utbrev.JPG]]
  
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, [[tilganskode]], skjerming av tekst mm)
+
* Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, [[Tilgangsgruppe_-_fast_og_ad.hoc|tilganskode]], skjerming av tekst mm)
  
 
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
 
* Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.

Revisjonen fra 5. apr. 2011 kl. 09:59

  • Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ephortte en journalpost. En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg. Det finnes ulike typer dokument; internt notat (N), internt notat (X), inngående (I) og utgående (U).


  1. Internt notat (N) er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en restanse).
  2. Internt notat (X) er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
  3. Utgående er brev som skal sendes ut fra UiB


  • For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG
  • Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel Nytt notat (N)

Opprettnyjournalpos 2010.JPG

  • Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
  • Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under

Innholdsfelt utbrev.JPG

  • Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
  • Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
  • I brev ut fra UiB legger du til mottakere som vist på bildet under

Mottakere til utbrev.JPG


  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
  • Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
  • Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal.
  • Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.


ePhorte og Windows 7, Office 2010

  • tilbake til ePhorteweb knappen ligger her under Add-Ins knappen, slik:

Add-Ins2.JPG


Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: Ferdigstilldokument utførboksen 2010.JPG


Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.

Redigertekstdokument 2010.JPG


Se også funksjonaliteten "Ny versjon" Ny dokumentversjon


Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte