Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
En journalpost består av en eller flere saksdokumenter med eventuelle vedlegg.
Det finnes ulike typer dokument:
'Internt notat (N)' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en 'restanse'). Se også Følg opp restanser.
'Internt notat (X)' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
'Utgående (U)' er brev som skal sendes ut fra UiB
'Inngående (I)' er et ekstern brev som kommer inn til UiB.
For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
Klikk på
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel 'Nytt notat (N)' .
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Fyll inn metadata
Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev)
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangskode, skjerming av tekst mm)
I brev ut fra UiB legger du til mottakere som vist på bildet under
Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Når du er ferdig med dokumentet
Klikk tilbake til ePhorteweb
Vil du lagre endringer, svar ja
Klikk ”Utfør”
Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal.
Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
tilbake til ePhorteweb knappen ligger her under Add-Ins knappen, slik:
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Ferdigstille journalposten
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
Redigere dokument
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".
Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over.
Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
Feil under oppretting av miniatyrbilde: Kan ikke lagre miniatyrbilde til målbanen
