Forskjell mellom versjoner av «Styrebehandling - skrive saksframlegg»

 
(27 mellomliggende revisjoner av 5 brukere er ikke vist)
Linje 3: Linje 3:
 
|style="vertical-align:top" |
 
|style="vertical-align:top" |
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
 +
 +
=== Styrebehandling i ePhorte ===
 +
[https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/7/73/Styrebehandling_i_ePhorte.pdf Saker til universitetsstyret - Veiledning for bruk av ePhorte i saksbehandlingen]
  
  
Linje 14: Linje 17:
 
[[Bilde:saksframlegg.JPG]]
 
[[Bilde:saksframlegg.JPG]]
  
* Fyll ut tittelen på saksframlegget.
+
* Fyll ut tittelen på saksframlegget.  Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
  
*Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger du tilgangskoden '''xx''' når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret).  For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen relevant tilgangskode og hjemmel.
+
* For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
 +
 
 +
*Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller [[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe|ad hoc]]. For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USEK, USFIA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK
  
*Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller [[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe|ad hoc]].
 
  
 
'''Melde saken for styret'''
 
'''Melde saken for styret'''
Linje 24: Linje 28:
 
*Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).   
 
*Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).   
  
*Velg først rett styresakstype.  "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.  Under fanen '''behandlinger''' velger du styresak S
+
*Velg først styresakstype.  Under fanen '''behandlinger''' velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.   
 
[[Bilde:Styresakstype.JPG]]
 
[[Bilde:Styresakstype.JPG]]
  
  
*Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for
+
*Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for
 
[[Bilde:Styre.JPG]]
 
[[Bilde:Styre.JPG]]
  
Linje 43: Linje 47:
 
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
 
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
  
*For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumenetet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge [[Ny dokumentversjon| ny versjon]] i steden for [[Opprett/ Rediger journalpost|å redigere tekstdokumentet]] når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten.  Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
+
*For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge [[Ny dokumentversjon| ny versjon]] i steden for [[Opprett/ Rediger journalpost|å redigere tekstdokumentet]] når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten.  Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
  
  
Linje 50: Linje 54:
 
*Vil du lagre endringer, svar ja
 
*Vil du lagre endringer, svar ja
 
*Klikk ”Utfør”  
 
*Klikk ”Utfør”  
*Saksframlegget godkjennes ved å sende det på [[Enkel godkjenning for saksbehandler|enkel godkjenning]] til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør)
+
*Saksframlegget godkjennes ved å sende det på [[godkjenningsrunde]], dette gjelder for Universitetsstyret, for andre kan også [[Enkel godkjenning for saksbehandler|enkel godkjenning]] til styrets sekretær (fakultetsdirektør) være aktuelt.
 
 
'''Husk å endre behandlingsstatus'''
 
 
 
Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.
 
 
 
*Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger"
 
[[Bilde:Behandlingsstatus KL.JPG]]
 
*Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder"
 
[[Bilde:Klar fra saksbehandler, godkjent av leder.JPG]].
 
*Klikk "lagre"
 
  
  
Linje 77: Linje 71:
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
 
<div style="margin: 0; margin-top:10px; margin-right:10px; border: 0px; border-left: 3px dotted #dfdfdf; padding: 0em 1em 1em 1em; background-color:#FFFFFF; align:right;">
  
==Brukerveiledning for ePhorte==
+
{{:ephortemeny}}
*[[Tilgang til ePhorte]]
 
*[[Viktige begreper]]
 
*[[Logge på og av ePhorte]]
 
*[[Inndelingen av skjermen]]
 
*[[Venstremeny]]
 
*[[Navigering]]
 
*[[Opprett/Rediger sak]]
 
*[[Opprett/Rediger personalsak]]
 
*[[Opprett/ Rediger journalpost]]
 
*[[Legge til og slette vedlegg]]
 
*[[Utsjekkede dokumenter]]
 
*[[Enkel godkjenning for saksbehandler]]
 
*[[Enkel godkjenning for leder]]
 
*[[Godkjenningsrunde - saksbehandler]]
 
*[[Godkjenningsrunde - leder]]
 
*[[Følg opp restanser]]
 
*[[Fordele journalposter]]
 
*[[Søkemuligheter]]
 
*[[Importere epost]]
 
*[[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe]]
 
*[[Ny dokumentversjon]]
 
*[[Styrebehandling - skrive saksframlegg]]
 
 
 
==Brukerstøtte==
 
*[[Vanlige feil]]
 
*[[Ofte stilte spørsmål om Ephorte]]
 

Nåværende revisjon fra 19. feb. 2021 kl. 09:23

Styrebehandling i ePhorte

Saker til universitetsstyret - Veiledning for bruk av ePhorte i saksbehandlingen


Opprette saksframlegg

  • For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG på fanen Journalposter.
  • Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen.

Saksframlegg.JPG

  • Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
  • For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
  • Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad hoc. For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USEK, USFIA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK


Melde saken for styret

  • Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).
  • Velg først styresakstype. Under fanen behandlinger velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.

Styresakstype.JPG


  • Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for.

Styre.JPG


  • Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Status.JPG

  • Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Møtemeny.JPG

  • Klikk på rett møtedato

Møtedato.JPG

Skriv saksframlegget

  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG
  • For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Saksframlegget godkjennes ved å sende det på godkjenningsrunde, dette gjelder for Universitetsstyret, for andre kan også enkel godkjenning til styrets sekretær (fakultetsdirektør) være aktuelt.





Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte