Styrebehandling - skrive saksframlegg: Forskjell mellom sideversjoner

Fra Arkiwiki
Ingen redigeringsforklaring
Ingen redigeringsforklaring
 
(19 mellomliggende versjoner av 4 brukere er ikke vist)
Linje 3: Linje 3:
|style="vertical-align:top" |
|style="vertical-align:top" |
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
<div style="margin: 0; margin-right:10px; border: 2px solid #dfdfdf;  padding: 1em 1em 1em 1em; background-color:#F8F8FF; align:right; ">
=== Styrebehandling i ePhorte ===
[https://wiki.uib.no/arkiwiki/images/7/73/Styrebehandling_i_ePhorte.pdf Saker til universitetsstyret - Veiledning for bruk av ePhorte i saksbehandlingen]




Linje 16: Linje 19:
* Fyll ut tittelen på saksframlegget.  Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
* Fyll ut tittelen på saksframlegget.  Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.


*Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en '''tilgangsgruppe''', enten fast eller [[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe|ad hoc]].
* For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
 
* For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USEK, USFIA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK
 


'''Melde saken for styret'''
'''Melde saken for styret'''
Linje 22: Linje 28:
*Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).   
*Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).   


*Velg først rett styresakstype.  "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.  Under fanen '''behandlinger''' velger du styresak S
*Velg først styresakstype.  Under fanen '''behandlinger''' velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.   
[[Bilde:Styresakstype.JPG]]
[[Bilde:Styresakstype.JPG]]




*Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for
*Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for
[[Bilde:Styre.JPG]]
[[Bilde:Styre.JPG]]


Linje 42: Linje 48:


*For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge [[Ny dokumentversjon| ny versjon]] i steden for [[Opprett/ Rediger journalpost|å redigere tekstdokumentet]] når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten.  Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
*For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge [[Ny dokumentversjon| ny versjon]] i steden for [[Opprett/ Rediger journalpost|å redigere tekstdokumentet]] når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten.  Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
*Ved '''montering av tabeller og bilder''' i dokumentet gjør du følgende:
[[File:montering tabeller bilder.png|right|ItWiki]]
Marker og kopier tabellen/bildet, plasser markøren der tabellen/bildet skal limes inn, lim-inn. Det er viktig å beregne nok plass over tabell/bilde før du limer inn. Under bildet kan vi lage mer plass ved bruk av enter-tasten. Når du har limt inn objektet kan du flytte dette ved hjelp av musen.Du må alltid formatere objektet etter at du har plassert det i dokumentet, dette er for at det skal holdes på plass i teksten når vi arbeider med å samle dokumentene i innkalling til Universitetsstyret.
For å formatere objektet gjør du slik:


-        marker objektet
-        bildeverktøy blir tilgjengelig i menyraden
-        velg format, klikk på bryt tekst og velg så "øverst og nederst"
Ikke bruk mellomrom-tast eller tabulator-tast for å lage avstand/kolonner i dokumentet. Ønsker du å lage oppsett med jevn avstand, bruker du tabeller. Disse trenger du ikke å formatere som bilder når de opprettes direkte i saksfremlegget.               


Når du er ferdig med dokumentet:
Når du er ferdig med dokumentet:
Linje 59: Linje 54:
*Vil du lagre endringer, svar ja
*Vil du lagre endringer, svar ja
*Klikk ”Utfør”  
*Klikk ”Utfør”  
*Saksfremlegget godkjennes ved å sende det på [[Enkel godkjenning for saksbehandler|enkel godkjenning]] til styrets sekretær (fakultetsdirektør)
*Saksframlegget godkjennes ved å sende det på [[godkjenningsrunde]]
*Saksfremlegg for Universitetsstyret sendes på [[godkjenningsrunde]] til avdelingsdirektør (godkjenner onsdag i uke 1) og deretter til universitetsdirektør (godkjenner tirsdag i uke 2). Følg med på dokumentflyten, når saksfremlegget er godkjent av ledere endrer du status til F (ferdig), herfra overtar utvalgssekretæren.     
 
'''Husk å endre behandlingsstatus'''
 
Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.
 
*Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger"
[[Bilde:Behandlingsstatus KL.JPG]]
*Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder"
[[Bilde:Klar fra saksbehandler, godkjent av leder.JPG]].
*Klikk "lagre"





Siste sideversjon per 18. jan. 2022 kl. 13:30

Styrebehandling i ePhorte

Saker til universitetsstyret - Veiledning for bruk av ePhorte i saksbehandlingen


Opprette saksframlegg

  • For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG på fanen Journalposter.
  • Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen.

Saksframlegg.JPG

  • Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
  • For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
  • For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USEK, USFIA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK


Melde saken for styret

  • Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).
  • Velg først styresakstype. Under fanen behandlinger velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.

Styresakstype.JPG


  • Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for.

Styre.JPG


  • Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Status.JPG

  • Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Møtemeny.JPG

  • Klikk på rett møtedato

Møtedato.JPG

Skriv saksframlegget

  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG
  • For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Saksframlegget godkjennes ved å sende det på godkjenningsrunde





Brukerveiledning ePhorte

Tilgang og pålogging

Opprette en sak eller skrive et brev

Godkjenningsfunksjonalitet

Restanser - brev og notater som må følges opp

Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter

E-post

Styrebehandling

Ofte stilte spørsmål om Ephorte