Styrebehandling

Opprette saksframlegg

For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre.

Klikk på på fanen Journalposter.

Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen.

Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.

Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad hoc.

Melde saken for styret

Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).

Velg først rett styresakstype. "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak. Under fanen behandlinger velger du styresak S

Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for

Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Klikk på rett møtedato

Skriv saksframlegget

Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på

For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
Ved montering av tabeller og bilder i dokumentet gjør du følgende:

Marker og kopier tabellen/bildet, plasser markøren der tabellen/bildet skal limes inn, lim-inn. Det er viktig å beregne nok plass over tabell/bilde før du limer inn. Under bildet kan vi lage mer plass ved bruk av enter-tasten. Når du har limt inn objektet kan du flytte dette ved hjelp av musen.Du må alltid formatere objektet etter at du har plassert det i dokumentet, dette er for at det skal holdes på plass i teksten når vi arbeider med å samle dokumentene i innkalling til Universitetsstyret. For å formatere objektet gjør du slik:

- marker objektet

- bildeverktøy blir tilgjengelig i menyraden

- velg format, klikk på bryt tekst og velg så "øverst og nederst"

Ikke bruk mellomrom-tast eller tabulator-tast for å lage avstand/kolonner i dokumentet. Ønsker du å lage oppsett med jevn avstand, bruker du tabeller. Disse trenger du ikke å formatere som bilder når de opprettes direkte i saksfremlegget.

Når du er ferdig med dokumentet:

Klikk tilbake til ePhorteweb
Vil du lagre endringer, svar ja
Klikk ”Utfør”
Saksfremlegget godkjennes ved å sende det på enkel godkjenning til styrets sekretær (fakultetsdirektør)
Saksfremlegg for Universitetsstyret sendes på godkjenningsrunde til avdelingsdirektør (godkjenner onsdag i uke 1) og deretter til universitetsdirektør (godkjenner tirsdag i uke 2). Følg med på dokumentflyten, når saksfremlegget er godkjent av ledere endrer du status til F (ferdig), herfra overtar utvalgssekretæren.

Husk å endre behandlingsstatus

Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.