Styrebehandling i ePhorte
Saker til universitetsstyret - Veiledning for bruk av ePhorte i saksbehandlingen
Opprette saksframlegg
- For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken dette skal tilhøre.
- Klikk på på fanen Journalposter.
- Velg Nytt saksfremlegg fra hurtigmenyen.
- Fyll ut tittelen på saksframlegget. Denne må være beskrivende for innholdet og blir også tittelen som står på møteinnkallingen.
- For dokumenter som er unntatt offentlighet velger du annen tilgangskode i tråd med UiB sine retningslinjer for dette og relevant lovhjemmel.
- Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad hoc. For Universitetsstyret skal det alltid brukes en av følgende faste tilgangsgrupper: USEIA, USEK, USFIA, USIT, USKA, USLEDELSE, USHR, USSA, USUM eller USØK
Melde saken for styret
- Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre (eller "utvalg", som er begrepet som brukes i ePhorte).
- Velg først styresakstype. Under fanen behandlinger velger du styresak "s" = styresak. Det humanistiske fakultet bruker også styresakstypene "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.
- Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for.
- Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"
- Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.
Skriv saksframlegget
- Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på
- For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumentet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
Når du er ferdig med dokumentet:
- Klikk tilbake til ePhorteweb
- Vil du lagre endringer, svar ja
- Klikk ”Utfør”
- Saksframlegget godkjennes ved å sende det på godkjenningsrunde, dette gjelder for Universitetsstyret, for andre kan også enkel godkjenning til styrets sekretær (fakultetsdirektør) være aktuelt.
|
Tilgang og pålogging
Opprette en sak eller skrive et brev
Godkjenningsfunksjonalitet
Restanser - brev og notater som må følges opp
Tilgangsstyring. Hvordan gi andre lese- og skrivemuligheter
E-post
Styrebehandling
|