Utvalgsmodul/Styrebehandling

SIDEN ER UNDER UTARBEIDELSE Opprette saksframlegg For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken det skal tilhøre. Klikk på Velg nytt saksframlegg hurtigmenyen Fyll ut tittelen på saksframlegget Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger man tilgangsoden xx når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret). For dokumenter som er unntatt offentlighet velger man annen relevant tilgangskode og hjemmel Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad.hoc Melde saken for styret Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre, eller utvalg som er begrepet som brukes i ePhorte. Velg først rett styresakstype. "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak. Under fanen behandlinger velger du styresak S Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår" Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i. Klikk på rett møtedato Skriv saksframlegget Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumenetet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon. Når du er ferdig med dokumentet: Klikk tilbake til ePhorteweb Vil du lagre endringer, svar ja Klikk ”Utfør” Saksframlegget godkjennes ved å sende det på enkel godkjenning til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør) Husk å endre behandlingsstatus Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL. Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger" Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder" . Klikk "lagre"

Brukerveiledning for ePhorte Tilgang til ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Inndelingen av skjermen Venstremeny Navigering Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Opprett/ Rediger journalpost Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Enkel godkjenning for saksbehandler Enkel godkjenning for leder Godkjenningsrunde - saksbehandler Godkjenningsrunde - leder Følg opp restanser Fordele journalposter Søkemuligheter Importere epost Lage Ad Hoc tilgangsgruppe Ny dokumentversjon Brukerstøtte Vanlige feil Ofte stilte spørsmål om Ephorte