Forskjell mellom versjoner av «Utvalgsmodul/Styrebehandling»

 
(39 mellomliggende revisjoner av samme bruker vises ikke)
Linje 5: Linje 5:
  
  
 +
'''Opprette saksframlegg'''
  
 +
* For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken det skal tilhøre.
  
* For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken deyy skal tilhøre.
+
* Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]]
 +
 
 +
* Velg nytt saksframlegg hurtigmenyen
 +
[[Bilde:saksframlegg.JPG]]
 +
 
 +
* Fyll ut tittelen på saksframlegget
 +
 
 +
*Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger man tilgangsoden '''xx''' når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret).  For dokumenter som er unntatt offentlighet velger man annen relevant tilgangskode og hjemmel
 +
 
 +
*Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller [[Lage Ad Hoc tilgangsgruppe|ad.hoc]]
 +
 
 +
'''Melde saken for styret'''
 +
 
 +
*Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre, eller utvalg som er begrepet som brukes i ePhorte. 
 +
 
 +
*Velg først rett styresakstype.  "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak.  Under fanen '''behandlinger''' velger du styresak S
 +
[[Bilde:Styresakstype.JPG]]
  
* Klikk på [[Bilde:Journalpostikon.JPG ]]
 
  
* Velg nytt saksframlegg hurtigmenyen [[Bilde:bilde.JPG]]
+
*Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for
 +
[[Bilde:Styre.JPG]]
  
* Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
 
  
* Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet), mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilganskode, skjerming av tekst mm)
+
* Du må så velge behandlingsstatus.  Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"
 +
[[Bilde:Status.JPG]]
  
* Journalpostopplysningene framkommer offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
+
*Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.
 +
[[Bilde:Møtemeny.JPG]]
 +
*Klikk rett møtedato
 +
[[Bilde:Møtedato.JPG]]
  
 +
'''Skriv saksframlegget'''
 
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
 
* Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på [[Bilde:Save&neu_doc.JPG]]
 +
 +
*For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumenetet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge [[Ny dokumentversjon| ny versjon]] i steden for [[Opprett/ Rediger journalpost|å redigere tekstdokumentet]] når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten.  Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.
  
  
Linje 26: Linje 50:
 
*Vil du lagre endringer, svar ja
 
*Vil du lagre endringer, svar ja
 
*Klikk ”Utfør”  
 
*Klikk ”Utfør”  
*Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
+
*Saksframlegget godkjennes ved å sende det på [[Enkel godkjenning for saksbehandler|enkel godkjenning]] til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør)
*Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
+
 
*Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at  arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J)  og legger det ut på offentlig journal.  
+
'''Husk å endre behandlingsstatus'''
*Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
+
 
 +
Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.
 +
 
 +
*Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger"
 +
[[Bilde:Behandlingsstatus KL.JPG]]
 +
*Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder"
 +
[[Bilde:Klar fra saksbehandler, godkjent av leder.JPG]].
 +
*Klikk "lagre"
  
  
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
 
  
[[Bilde:Rediger tekstdokument meny.JPG]]
 
  
  
Se også funksjonaliteten "Ny versjon" [[Ny dokumentversjon]]
 
  
 
</div>
 
</div>

Nåværende revisjon fra 16. feb. 2010 kl. 14:03


Opprette saksframlegg

  • For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken det skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG
  • Velg nytt saksframlegg hurtigmenyen

Saksframlegg.JPG

  • Fyll ut tittelen på saksframlegget
  • Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger man tilgangsoden xx når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret). For dokumenter som er unntatt offentlighet velger man annen relevant tilgangskode og hjemmel
  • Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad.hoc

Melde saken for styret

  • Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre, eller utvalg som er begrepet som brukes i ePhorte.
  • Velg først rett styresakstype. "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak. Under fanen behandlinger velger du styresak S

Styresakstype.JPG


  • Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for

Styre.JPG


  • Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Status.JPG

  • Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Møtemeny.JPG

  • Klikk på rett møtedato

Møtedato.JPG

Skriv saksframlegget

  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG
  • For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumenetet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Saksframlegget godkjennes ved å sende det på enkel godkjenning til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør)

Husk å endre behandlingsstatus

Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.

  • Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger"

Behandlingsstatus KL.JPG

  • Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder"

Klar fra saksbehandler, godkjent av leder.JPG.

  • Klikk "lagre"