Utvalgsmodul/Styrebehandling

Fra Arkiwiki


SIDEN ER UNDER UTARBEIDELSE

Opprette saksframlegg

  • For å opprette et nytt saksframlegg (S) må du stå i den saken det skal tilhøre.
  • Klikk på Journalpostikon.JPG
  • Velg nytt saksframlegg hurtigmenyen

Saksframlegg.JPG

  • Fyll ut tittelen på saksframlegget
  • Dersom saksframlegget skal være midlertidig skjermet inntil det sendes til styrets medlemmer, velger man tilgangsoden xx når journalposten opprettes (gjelder saker for Universitetsstyret). For dokumenter som er unntatt offentlighet velger man annen relevant tilgangskode og hjemmel
  • Dersom flere saksbehandlere og ledere skal kunne lese og arbeide i dokumentet underveis, må disse legges inn i en tilgangsgruppe, enten fast eller ad.hoc

Melde saken for styret

  • Det som gjenstår før du skal opprette selve tekstdokumentet er å melde saken for rett styre, eller utvalg som er begrepet som brukes i ePhorte.
  • Velg først rett styresakstype. "S" er styresak, "RS" er referatsak og "FS" er fullmaktssak. Under fanen behandlinger velger du styresak S

Styresakstype.JPG


  • Velg deretter hvilke styre saken skal meldes opp for

Styre.JPG


  • Du må så velge behandlingsstatus. Så lenge du arbeider med dokumentet er behandlingsstatus "registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår"

Status.JPG

  • Det siste du gjør før du henter malen for saksframlegg er å søke fram og velge det møtet saken skal behandles i.

Møtemeny.JPG

  • Klikk på rett møtedato

Møtedato.JPG

Skriv saksframlegget

  • Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Save&neu doc.JPG
  • For å få bedre oversikt over endringer som skjer underveis arbeidsprosessen med dokumenetet, særlig når flere personer er inne i prosessen, bør man velge ny versjon i steden for å redigere tekstdokumentet når man skal gjøre innholdsmessige forandringer i teksten. Da tar man vare på historikken, noe som kan være nyttig i arbeidet fram mot endelig versjon.


Når du er ferdig med dokumentet:

  • Klikk tilbake til ePhorteweb
  • Vil du lagre endringer, svar ja
  • Klikk ”Utfør”
  • Saksframlegget godkjennes ved å sende det på enkel godkjenning til styrets sekretær (universitetsdirektør/fakultetsdirektør)

Husk å endre behandlingsstatus

Når saksframlegget er endelig godkjent gjenstår det kun å endre behandlinsstatus til KL.

  • Først velger du "rediger" under fanen "behandlinger"

Behandlingsstatus KL.JPG

  • Endre status til KL - "Klar fra saksbehandler, godkjent av leder"

Klar fra saksbehandler, godkjent av leder.JPG.

  • Klikk "lagre"