PA brukerdokumentasjon - Fakturering på web

Rolle: Fakturaansvarlig / økonomikonsulent
Nøkkelhendelse: Lager faktura på PA prosjekt.

I PA skilles det mellom periodisert (løpende) og fakturert inntekt. Den periodiserte inntekten genereres automatisk hver gang det belastes en kostnad på prosjektet. Faktura utstedes kun for å ”hente inn” penger fra bidragsyter/oppdragsgiver til prosjektet. Alle bidragsytere/oppdragsgivere på et prosjekt må være opprettet som kunde, og prosjekt og budsjett må være godkjent før faktura kan lages.

Faktura genereres på grunnlag av registrerte hendelser (fakturalinjer). Dette gjøres i PA på det enkelte prosjekt. I PA velges mellom to typer faktura: faktura web (sendes til kunde) eller faktura fiktiv (for internt bruk). Eventuelle vedlegg legges også til i PA. Når faktura er godkjent og frigitt overføres den automatisk til AR, hvor den behandles som en vanlig AR-faktura. NB! Når faktura er overført til AR kan den IKKE endres. Faktura skrives ut på regnskapskontoret. Faktura med type Faktura web, inkludert vedlegg, sendes direkte til kunden; via papir eller e-post (avhenger av parameter satt i AR etter avtale med kunden). Ønskes utskrift av faktura fiktiv eller kopi av faktura web, kan disse skrives ut fra Discoverer rapportbase, rapport K-31 Kundereskontro-med-PA-fakturaer.

Før du kan lage faktura, sjekk at:

• Avtale- og fakturavaluta er korrekt
  
• Prosjekt og budsjett er godkjent
  
• Samlet fakturabeløp ikke overstiger registrert avtalebeløp
  
• Prosjekt- og aktivitetsdatoer er innenfor gjeldende periode
  

1. Registrere fakturagrunnlag (hendelser)

A) Søk opp prosjektet som faktura skal regisreres på

• Klikk på prosjektnavnet, og du kommer direkte til prosjektets hjemmeside
  

B) Registrer hendelser (=fakturalinjer)

• Velg snarvei "Fakturering/Opprett hendelser) fra plukkliste, og trykk "start"
  

Du kommer da til følgende side:

• Klikk på blyant under "Oppdater"-kolonnen
  

• NB!! Feltet "Beskrivelse" er ikke lengre i bruk. (Ble tidligere brukt til tekst i fakturahode på selve blanketten. Dette feltet er nå erstattet av feltet "Deres ref" som du finner på Hendelsen (ved registrering av fakturalinje)
  
• Velg knappen "Bruk og oppdater handlinger"
  

Du kommer da til skjermbildet for registrering av fakturalinjer. Hver fakturalinje opprettes som en egen hendelse



NB! Skjermbildet kan variere noe fra prosjekt til prosjekt med hensyn til Handlingsnavn og Funksjon

• Handlingsnavn må være unikt, og nummereres fortløpende med Hendelse 1, Hendelse 2, Hendelse 3 osv (dersom dette ikke er forhåndsutfylt fylles det ut selv)
  
• Funksjon - Fakturering (dersom det står "Ingen" - Velg "Fakturering" fra plukkliste)
  

Fyll så ut:

• Type - Velg "Faktura Web" for faktura som skal sendes til kunde
  

                   - Velg "Faktura Fiktiv" for faktura som IKKE skal sendes til kunden

• Fakturalinjetekst - Legg inn ønsket fakturatekst
  
• Fakturabeløp - Registrer ønsket fakturabeløp
  
• Aktivitetsnummer - Velg den toppaktiviteten som er knyttet til kunde du ønsker å fakturere
  
• Valuta - Default NOK uavhengig av avtalevaluta. Dersom du ønsker faktura i utenlansk valuta må dette legges inn her. NB! Husk å sjekke at fakturavaluta samsvarer med avtalevaluta og valuta på faktureringskonto
  

Følgende er forhåndsutfylt og skal IKKE endres:

• Organisasjon - Institutt som er registrert som eier
  
• Hendelsesnummer - Hendelsene nummereres fortløpende ved registrering, og neste ledige nummer kommer opp automatisk
  
• Fakturasperre - Default Nei ( Har man laget en hendelse som ikke skal med når man genererer faktura, så kan man sette til Ja her)
  

NB! Tre nye felt er lagt til på hendelsen:

Oversikt over hvor felt på hendelsen finnes igjen på fakturautkrift:

Hendelse (fakturalinje PA)	Fakturautkrift
Deres ref	Deres ref (NB! Erstatter topptekst feltet "beskrivelse")
Kundens bestillernr	Deres ordrenr: (Brukes m.a.til meridanummer Helse Bergen)
Kundens bestillerkode	Bestillerkode

Les mer om de tre nye feltene på hendelsen her
Når hendelsen er ferdig utfylt, trykk på LAGRE-knappen

• Ny fakturalinje legges inn ved å klikke i kolonnen "Velg" for neste ledige hendelse. Følg deretter samme prosedyre som over
  
• Etter at antall ønskende fakturalinjer er lagt inn og lagret, huk av i kolonnen "Fullført" for hver enkelt hendelse. Du får automatisk opp dagens dato som "Ferdigdato"
  
• Dersom det er behov for å sette en annen fakturadato kan dette endres når fakturautkast skal genereres i neste steg
  
• Dersom flere hendelser registrert med samme aktivitetsnummer hukes av som fullført samtidig (dvs tildeles samme Ferdigdato), vil disse automatisk komme på samme faktura når du genererer fakturautkastet i neste steg

Klikk på LAGRE-knappen når du har huket av for "Fullført"

• Du kan endre/slette hendelser så lenge de ikke er huket av som ”Fullført”
  
• Slett hendelser ved å bruke bosspannet til høyre i skjermbildet
  
• Flere rader kan legges til ved å klikke på knappen ”Legg til fem rader”
  
• Før du går videre til neste steg, sjekk at du har husket å lagre endringer
  

2. Generere fakturautkast

Etter at fakturagrunnlag er ferdiglaget er neste steg å generere fakturautkast. Klikk på knappen ”Generer fakturautkast” som vist i neste skjermbilde:

Du starter da en systemjobb for å generere et fakturautkast på grunnlag av de(n) hendelsen(e) du har registrert. Systemjobben vil startes i et nytt explorer-vindu"

Fyll ut:

• Prosjektnummer
• Fakturadato - Fylles kun ut om du ønsker en annen dato enn dagens dato som fakturadato
  
• Faktura til og med dato - Fylles kun ut dersom du har overstyrt fakturadato. Settes da lik Ferdigdato
  

Trykk Neste, og du får opp en oversikt over hvilke parametre som er valgt for fakturautkastet.

Velg "Start"

Klikk "OK"

Klikk på knappen "Oppdater" til du får opp "Ferdigmeldt" i "Fase-kolonnen"

Deretter lukker du prosessforespørsel- vinduet ved å klikke på X øverst til høyre, og kommer tilbake til skjermbildet for registrering av hendelser

Ønsker du å sjekke om faktura er generert/ evt se feilmeldinger, kan du trykke knappen "Utdata"og få opp en word-rapport over jobben.

Trykk "Bruk"


3. Legge til vedlegg, godkjenne og frigi fakturautkast

Siste steg i fakturaprosessem er å godkjenne og frigi fakturautkastet.

Naviger: Økonomi>Fakturering



Her ser du en oversikt over hvilke fakturautkast som er generert, samt status på disse. Utkast som venter på godkjenning vil ha status ”Unapproved”.
Klikk på utkastnummeret til det aktuelle utkastet for å kontrollere registrerte detaljer.



Sjekk at fakturagrunnlaget er riktig (kunde, dato, beløp og avgift)

Dersom du har vedlegg som skal sendes ut sammen med faktura må dette gjøres før faktura frigis (godkjennes). Følg da fremgangsmåte i punkt 3.1.
Dersom du ikke har vedlegg, kan du hoppe frem til punkt 3.2 Frigi fakturautkast. Ved feil i fakturagrunnlag, se punkt 4 Slette fakturautkast.

3.1 Legge til vedlegg

Velg ikonet "Legg til vedlegg"

Velg knappen "Legg til vedlegg" og du får opp et nytt bilde hvor fil velges

Fyll ut:

• Beskrivelse - Informasjon om hva vedlegget gjelder
  
• Category - Velg "ADI-kiosk - bilde"(Eneste gyldige valg)
  
• File - Marker type "File" og velg deretter knappen "Browse". Hent frem aktuell fil i format pdf eller tif. Filer i feil format legges IKKE ved faktura ved utsendelse
  

Trykk Bruk

Da kommer man tilbake til forrige bilde og kan se at vedlegget er lagt til.


Trykk knapp "Gå tilbake til applikasjonen" og du kommer tilbake til aktuelt fakturautkast (Gjøres selv om man skal legge til flere vedlegg).
Dersom du skal legge til flere vedlegg velges nå på ny ikonet ”Legg til vedlegg” og overnevnte rutine 3.1 gjentas.

3.2 Frigi (godkjenne) fakturautkast

Når eventuelle vedlegg er lagt til.

Velg "Frigi Fakturautkast". Du starter da opp en ny systemjobb for å godkjenne og frigi utkastet. Systemjobben vil startes i et nytt explorer-vindu"

Legg inn prosjektnummer, samt fakturadato, og klikk Neste.

Klikk Start for å starte prosessen.

Velg deretter OK i det neste skjermbildet du får opp.

Sjekk at jobben "UiB PRC: Frigi faktura for et enkelt prosjekt" har status "Ferdigmeldt". (Ved fase "Venter" - trykk knapp "Oppdater" til status endres til ferdigmeldt).

Lukk så vinduet, og gå tilbake til fanen Økonomi og underfane Fakturering.

Du ser nå at fakturautkastet har endret status til "Bare frigitte fakturaer", og i tillegg fått tildelt et fakturanummer (under AR-nummer).
Når fakturaen er overført til kundemodulen (AR) vil status endres til "Accepted in Receivable". Automatisk overføringsjobber går to ganger daglig.

NB! Dersom du ikke får generert fakturautkast, IKKE legg inn hendelse(r) på nytt.
Gå gjennom sjekklisten ved begynnelsen av brukerdokumentasjonen, og ved behov, ta deretter kontakt med BOA-gruppen for assistanse.

4. Slette fakturautkast

Dersom du oppdager feil på fakturautkastet kan dette slettes FØR det frigis. Etter frigivelse er det ikke mulig å gjøre endringer.

Naviger: Økonomi > Fakturering

Klikk på utkastnummeret.

Velg knappen "Slett fakturautkast". Du starter da en ny systemjobb.

Fyll kun ut prosjektnummer og klikk Neste (resten er forhåndsutfylt).

Velg deretter Start og i det neste skjermbildet som kommer opp klikker du OK.

Du kommer da til et oversiktsbilde med informasjon om hvilken jobb du har startet (UIB PRC: Slett ikke-frigitte fakturautkast for en prosjektsekvens).
Klikk på knappen Oppdater til du får opp Ferdigmeldt i ”Fase”-kolonnen.

Velg deretter ”Lukk vinduet” øverst til høyre i skjermbildet, eller klikk på X-symbolet i Explorer-vinduet.

Gå på nytt inn på fanen Økonomi og underfane Fakturering. Da vil fakturautkastet være fjernet.
Neste steg blir så å hente opp igjen registrert(e) hendelse(r), endre feil, generere nytt fakturautkast og frigi dette. Det er altså IKKE nødvendig å legge inn hendelse(r) på nytt.

5. Utskrift av faktura og arkivering

Etter at fakturautkastet er frigitt vil det automatisk overføres til kundemodulen (AR) for utskrift.(Jobben kjøres automatisk to ganger pr dag).

Faktura med type "Faktura web" skrives ut daglig (mellom 09:00 og 10:00) av regnskapskontoret sentralt, og sendes direkte til kunden sammen med vedlegg. Sendes pr. post, eller som vedlegg til e-post, (styres på kundenivå i AR).

Faktura med type "Faktura fiktiv" skrives/sendes ikke ut.

Kopi av faktura/kreditnota og vedlegg blir lagret i UiB sitt elektroniske fakturaarkiv – StreamServe. Ønskes kopi av faktura, kan denne skrives ut via Discoverer UiB rapport: K-31 Kundereskontro-med-PA fakturaer

6. Verdt å merke seg

• Dersom du ikke får generert fakturautkast, kontroller at:
  

• Sjekkliste øverst i brukerdokumentasjoen er ok
  
• Hendelse(ne) er huket av som fullført, samt at du har husket å lagre
  

• For hver faktura du skal lage på et prosjekt må du huske å endre fritekst (se trinn 1).
  

• Når du skal registrere nye hendelser på et prosjekt, vil tidligere hendelser være låst for redigering og angitt med "Ja" i kolonnen "Fakturert".
  

• Når en hendelse er fakturert bør du i ettertid IKKE fjerne Fullført-avhuking (selv om dette er mulig). Dersom du gjør dette, og huker av på nytt, vil dagens dato komme opp som ny Ferdigdato. Det har ingen praktisk betydning for selve fakturaen (siden denne allerede er generert), men du mister historikk over når grunnlaget ble registrert.
  

• Det kan kun være èn faktureringsansvarlig per prosjekt (men alle med rollen økonomikonsulent kan lage faktura). Faktureringsansvarlig er vedkommende som står som kontaktperson på selve fakturablanketten.
  

• Kreditering av faktura gjøres ved regnskapskontoret sentralt. Se "rutine for utstedelse av kreditnota".
  

Tilbake til gjennomføringsfasen