Mi side - Administrasjon av roller, rettigheter, moduler og utseende - administrasjon

(Omdirigert frå Dotlrn-portlet admin)

Administrasjon av Mi side

  • Alle som har administrasjonsrettigheter på et emne eller en gruppe på Mi side får opp en Admin-fane inne på emnets/gruppens hjemmeside.(Kun personer som har administratorrettigheter (skrivetilgang) på et emne eller en gruppe har tilgang til Admin-siden)
  • Med unntak av kalender og fillager administreres alle funksjonene via Admin-siden.
  • Administratorrettigheter kan du få tildelt av en superbruker på ditt institutt eller fakultet.

Roller og rettigheter

  • Det er kun to typer rettigheter på Mi side; leserettigheter og skriverettigheter (administratorrettigheter).
  • Personer som har leserettigheter er enten studenter eller vanlige medlemmer på emner/grupper.
  • Personer med skriverettigheter har en av følgende titler; emneansvarlig, undervisningsassistent, administrativ kontaktperson eller administrator.
    • Det er altså ingen forskjell på rettighetene til en person som er emneansvarlig og en som er undervisningsassistent.
  • På grupper i Mi side skilles det mellom rollenene administrator og medlem. (Sistnevnte har ikke adminstratorrettigheter.)
  • Noen typer administratorer vises i Stabsruten på emnene i Mi side:
Rolle Vises under stab Role Shown in Staff List Administrator rights
Emneansvarlige/Forelesere Ja Professors/Lectures Ja / Yes Ja / Yes
Undervisningsassistent Ja Teaching Assistant Ja / Yes Ja / Yes
Administrativ kontaktperson Ja Course Administrator Ja / Yes Ja / Yes
Administrator Nei Administrator Nei / No Ja / Yes
Student Nei Student Nei / No Nei / No
-- Nei

--

Nei / No Nei / No
Sensor Nei Sensor Nei /No Nei / No
  • Rollen Sensor er en vanlig medlemsrolle og en sensor har derfor ikke administratorrettigheter.
    • Personer som får Sensor-rollen kan se alle innleveringene i hhv Vurderingsmappen og Masteroppgave-mappen på emnet.
    • Sensor-rollen bør brukes når man må gi eksterne sensorer tilgang til å hente ut oppgaver fra Mi side på egen hånd. Den bør også brukes for å hindre at interne sensorer (med administratorrett på emnet) får innsyn i Læringsmappen.
    • En person med rollen sensor på et emne vil automatisk få rollen sensor på alle undergruppene på emnet.
  • Rollen Sensor kan tildeles enten på aktuelle emner i Mi side eller via Felles Studentsystem (FS).
    • Merk: Dersom en sensor opprinnelig har hatt rollen Emneansvarlig/Foreleser i Mi side så vil ikke administratorrettighetene til personen bli innskrenket når de får rollen sensor. De vil da fremdeles se innholdet i Læringsmappen (og beholder fulle administratorrettigheter på emnet).

Tildele administratorrettigheter

  • Alle som har administratorrettigheter på et emne eller en gruppe kan tildele administrasjonsrettigheter til andre.
    • Dette gjøres ved å klikke på lenken "Behandle medlemskap" på Admin-siden under "Gruppeadministrasjon".
    • Skriv inn personens etternavn eller brukernavn i søkefeltet "Legg inn et medlem" og klikk "Søk".
    • I det neste bildet velger du ut personen som skal få administratorrettigheter ved å klikke på navnet hans/hennes.
    • Til slutt angis hvilken rolle personen skal ha på det aktuelle emnet/gruppen/undergruppen.

Tildele administrasjonsrettigheter på flere emner

Når man skal tildele administrasjonsrettigheter til en person på flere emner så kan man klone medlemskap for inntil 20 emner om gangen. (Begrensningen på 20 emner om gangen gjelder kun mellom klokken 09:00-15:00). Man kan også tildele rettigheter / roller på flere emner / grupper og undergrupper samtidig. Forutsatt at man selv har administrasjonsrettigheter på de aktuelle emnene/gruppene.

  • Dette gjøres via "Kontrollpanel" [Control Panel]
  • Velg "Klon mine medlemskap (med administrator-rettigheter)"
  • Finn brukeren du skal gi medlemskap til. Man kan søke på brukernavn eller etternavn.
  • Velg "Term" (semester). Dine emner og grupper for inneværende semester listes opp automatisk. NB! Kun emner og grupper du har administratorrettigheter på. Velg andre semestre dersom dette er ønskelig. Emner for kommende semester blir tilgjengelige i desember (vår) og juni (høst)
  • Marker de emnene du ønsker å gi personen medlemskap på og angi rollen
  • Velg "Klon medlemskap på de som er markerte"

Opprette ekstern bruker / gjestebruker

En gjestebruker er en person som ikke har brukerkonto ved UiB (SEBRA-konto), men som med en ekstern konto skal ha tilgang til et emne eller en gruppe i Mi side. Man kan for eksempel opprette en ekstern brukerkonto til en gjesteforeleser eller en ekstern sensor fra andre institusjoner på et gitt emne på Mi side.

Merk: En ekstern brukerkonto skal ikke opprettes dersom personen allerede har en konto i Mi side (intern eller ekstern). Søk derfor alltid etter personen (bruk etternavn i søkefeltet) i Mi side og sjekk om han/hun allerede har en konto før du eventuelt oppretter en ekstern brukerkonto til han/henne.

  • Gå til Admin på emnet eller grupper
  • Velg "Opprett en ny ekstern bruker med begrenset tilgang" - Brukes til å opprette en konto for noen som ikke har en UiB e-post eller en ekstern konto på Mi side fra før. Brukeren får de samme rettighetene som ordinære UiB medlemmer, men kan ikke melde seg inn i andre emne eller grupper på egenhånd.
  • Legg inn den eksterne brukerens e-postadresse og navn.
  • Sebra sine passordkrav gjelder ved oppretting av eksterne brukere i Mi side fra og med 5.1.09:
    • Dersom du lar være å fylle inn passord-feltene vil systemet automatisk generere et passord for den eksterne brukeren
    • Dersom du velger å lage et passord manuelt så må det oppfylle Sebra sine krav
  • Klikk OK!
  • I neste bilde som kommer opp (kan ta litt tid) tildeles brukeren en rolle. Velg et av alternativene og trykk "Legg til"
  • Neste bilde er en e-postmelding med innloggingsinformasjon til gjestebrukeren. Her kan man legge inn supplerende tekst, men ikke fjern det som allerede ligger der.
  • Velg "Send e-post" (Du får en kopi av e-posten som sendes til den eksterne brukeren)
  • Den eksterne brukeren vises nå i medlemslisten til emnet/gruppen.
  • For å legge den eksterne brukeren til på flere emner/grupper så søker du personen opp med etternavn på det aktuelle emnet eller den aktuelle gruppen.

Endre e-postadressen til eksterne brukere

  • Dersom en ekstern bruker allerede er blitt opprettet i Mi side, men er registrert med feil e-postadresse så skal man ikke opprette brukeren i Mi side med en ny e-postadresse.
  • Den eksterne brukeren skal selv endre e-postadressen sin via fanen "Kontrollpanel" på Mi side.

Glemt passord for eksterne brukere

  • Eksterne brukere skal selv endre passordet sitt i Mi side dersom de har behov for det.
  • Dersom eksterne brukere har glemt passordet sitt på Mi side så skal de selv be om å få tilsendt et nytt passord ved å følge instruksjonene som kommer opp etter at de har forsøkt å logge seg på med feil passord.
  • De vil få tilsendt et nytt passord til den e-postadressen som de er registrert med. (Dette forutsetter at e-postadressen deres er korrekt registrert i Mi side).

Deaktivering av eksterne brukerkontoer

  • Ved hver semesterstart blir personer med eksterne kontoer i Mi side deaktivert dersom de ikke har vært logget inn på Mi side i løpet av de siste 12 mnd.
  • De deaktiverte eksterne brukerne kan selv aktivere kontoen sin igjen dersom de får behov for det. (Forutsatt at de fortsatt har den samme e-postadressen).
    • Logg på med e-postadressen som ble brukt sist og følg anvisningene.

Legg til flere (eksisterende) medlemmer i en operasjon på grupper i Mi side

Merk: Denne muligheten tilbys kun på grupper i Mi side, ikke på emner. Grunnen til dette er at studentenes medlemskap på emner ikke skal registreres manuelt på Mi side. Medlemskapene til studentene blir automatisk overført etter at de har undervisnings- og/eller vurderingsmeldt seg på StudentWeb.

  • Nederst på siden ”Administrere medlemmer”
  • Under ”Legg til brukere” har man mulighet til å legge til flere medlemmer i en operasjon.
  • Følgende regler gjelder for denne funksjonen:
    • Medlemmene som skal legges til må allerede være registrert i Mi side. (Ha en brukerkonto).
    • Bruk følgende format på e-post adressene: (Registrer en per linje)
      • ansatte: brukernavn@uib.no
      • studenter: brukernavn@student.uib.no
    • På virkedager mellom kl 09:00 og 15:00 kan man legge til inntil 5 medlemmer om gangen. Utenom dette tidsrommet er det ingen begrensninger på hvor mange som kan legges til.

Administrere emner og grupper

  • Under Gruppeadministrasjon på Admin-siden (øverst til venstre) finnes følgende muligheter for å redigere/administrere hjemmesiden for emnet/gruppen:
    • Kopier dette emnet (NB: kan bare utførest en gang)
    • Behandle medlemsskap - Legg til/fjern medlemmer
    • Skreddersy portalutseende
    • Endre massepost policy - Alle medlemmer | Bare administratorer kan sende massepost til denne gruppen
    • Redigere gruppeegenskaper - Endre navn, beskrivelser, forleng medlemskap, m.m
    • Opprett en ny ekstern bruker med begrenset tilgang - Brukes til å opprette en konto for noen som ikke har en UiB e-post eller en ekstern konto på Mi side fra før. Brukeren får de samme rettighetene som ordinære UiB medlemmer, men kan ikke melde seg inn i andre emne eller grupper på egenhånd.
    • Behandle moduler (Legg til funksjoner)

Hvordan legge til funksjonalitet (ruter) på emner/grupper

  • Både emner og grupper har en del standardfunksjoner som automatisk opprettes på hjemmesiden for emnet/gruppen.
  • Det finnes flere tilleggsfunksjoner (forum, undersøkelser, osv.) som kan legges til på grupper/emner:
    • Gå inn på Admin-siden til emnet/gruppen
    • Under overskriften "Gruppeadministrasjon"
    • Klikk på "Behandle moduler (Legg til funksjoner)"
    • Klikk på "Legg til" bak navnet på den funksjonen som du ønsker å legge til
    • Funksjonen vil bli vist som en rute på hjemmesiden til emnet/gruppen
    • Administrer funksjonen via Admin-siden til emnet/gruppen.

Endre utseendet til emne- og gruppesider

  • Som administrator på et emne eller en gruppe har man mulighet til å redigere en del på utseendet til emne-/gruppesiden.
  • Man kan fjerne ruter/funksjoner som ikke er i bruk, opprette skreddersydde ruter eller faner/sider og bestemme plasseringen av rutene på siden.
  • Alt dette gjøres via "Skreddersy portalutseendet" som man finner på Admin-siden til emnet/gruppen under "Gruppeadministrasjon"
  • Siden er satt opp som en tabell med to kolonner som reflekterer oppsettet på hjemmesiden til emnet/gruppen.
  • Beveg deg nedover på siden for å se alle rutene/funksjonene som er tilgjengelige.
    • Bruk pilene til å flytte ruter/funksjoner til en annen plassering på siden
    • Bruk "X" ikonet for å fjerne ruten/funksjonen fra hjemmesiden til emnet/gruppen.
      • Fjernede ruter/funksjoner kan legges til igjen senere om en ønsker det. De er tilgjengelige under rullegardinmenyen "Ubrukte portlets"
  • Nederst på siden "Skreddersy portalutseendet" kan man opprette nye faner/sider på emnet og man kan også gi nye navn på eksisterende faner/sider.

Om å publisere informasjon

  • Informasjon må publiseres på det emnet eller den gruppen der målgruppen er samlet.
    • Meldinger til personer på et bestemt emne må publiseres på hjemmesiden til det aktuelle emnet.
    • E-post til personer på et studieprogram eller et institutt må sendes ut fra gruppesiden til det aktuelle programmet eller instituttet osv.
  • Førstesiden "Mi side" er en personlig side som samler og viser informasjon publisert på de ulike emnene og gruppene som man er medlem i.


Til dokumentasjonsoversikten