Håndtere eksamensdatoer og frister

Det er ønskelig at en registrerer eksamensdato på emner i FS. Dette er ønskelig fordi det gir en bedre oversikt over emnenes eksamensdato (og gjør det dermed lettere å unngå kollisjoner og lignende). I tillegg muliggjør dette at trekkfrister før eksamen kan legges inn automatisk. Trekkfristene har betydning for hvilke perioder studentene kan trekke seg fra eksamen eller ikke på studentweb.

For å kunne registrere en eksamensdato for et emne må man registrere en eksamensdel for emnet. Dette gjøres i bildet Emnets eksamensordning med eksdeler (modulen Studieleementer, under Bilder).

Handtere-eksamensdatoer-og-frister1.jpg

Etter å ha søkt frem emnet må man legge inn en ny rad i underbildet Eksamensdel for hver eksamen som skal avholdes. I tilfeller hvor det bare er en eksamensdel legger man inn del nr 1, og angir hvilken eksamen dette er (for eksempel skoleeksamen, hjemmeeksamen eller lignende). Videre må man angi antall eksamensdager - for eksempel en dag for en skoleeksamen, 2 dager for muntlig eksamen dersom muntlig holdes over flere dager. det er verdt å merke seg at i forbindelse med hjemmeeksamener som går over for eksempel 14 dager bør man her kun registrere en dag. Dette skyldes at antall dager som registreres i dette feltet har betydning for eksamenstimeplanen og eksamenskollisjonsmatriser mellom emner. Eksamenen går selvsagt over 14 dager, men det er kun utleveringsdatoen som er å regne som eksamensdatoen i slike tilfeller. Videre anbefales det å fylle ut bildet slik det er angitt over; 0 måneder før avslutning, 'Nei' i feltet Fordel på rom og 'Ja' i feltet fordel kandidater. I tilfeller hvor det er flere eksamensdeler på samme emne må man legge inn rader i underbildet Eksamensdel. Her er det viktig at en får den rette koblingen på plass mellom delnummeret for eksamensdelen og angivelsen av eksamen (skole-, hjemmeeksamen etc).

Når dette er gjort kan man benytte "hurtigkoblingen"/"hurtigtasten" øverst i bilder som heter Eksamensplan. Her må man legge inn et likt antall rader som man har angitt eksamensdeler i bildet Emnets eksamensordning med eksamensdeler, slik at hver eksamendel får en tilknyttet eksamensdato.

Handtere-eksamensdatoer-og-frister2.jpg

Man angir den korrekte eksamensordningen for emnet, deretter delnummeret for eksamensdelen som det skal angis eksamensdato til, dagnummeret (normalt sett 1 dersom det bare er en eksamensdag for eksamensdelen), og til slutt dato for eksamen. Datoen angis her i feltet Dato eks, dersom eksamensdatoen allerede er bestemt. I tilfeller hvor det er flere eksamensdeler på emnet leggen en inn et tilsvarende antall rader i dette bilder, og legger inn eksamensdato for hver del (og evt dag).

Når eksamensdatoen er lagt inn i eksamensplan-bildet skal man kjøre en rutine som genererer trekkfrister for emnet. Denne rutinene heter FS.508.004 Oppdatering av frister for eksamen (modulen Forberede eksamen, under Rutiner).

Handtere-eksamensdatoer-og-frister3.jpg

Rutinen kjøres med utgangspunkt i stedkoder, enten institusjonsnivå, fakultetsnivå eller instituttnivå. Man kan velge enten Trekkfrist eller Sensurfrist øverst til venstre, og i tillegg finnes det valg for hvordan fristene skal beregnes. Dersom det er lagt inn en eksamensdato for eksamensdelen(e) for et emne kan man her bruke valget Avhengig av eksamensplan, og deretter selv sette antall dager før eksamen trekkfristen skal settes. Ved UiB er dette 14 dager i følge reglementet. Rutinen kan med fordel kjøres uten oppdatering ved første kjøring. Da vil rutinen vise de emnene som enten ikke har en eksamensplan (som mangler eksamensdatoer), samt de emnene som har en eksamensdato tilknyttet seg. I sistnevnte tilfelle vil også den beregnede trekkfristen vises.

Når rutinen er kjørt med oppdatering vil trekkfristen (og eventuelt sensurfristen) være oppdatert i bildet Eksamen (modulen Forberede eksamen, under Bilder)

Handtere-eksamensdatoer-og-frister4.jpg

Denne fristen har betydning for studentenes mulighet til å annullere eksamensmeldinger på Studentweb. Dersom datoen denne annuleringen skal gjøres er senere enn trekkfristen som er angitt for emnet vil ikke studenten kunne annullere eksamensmeldingen sin, og får melding om at fristen for trekk er gått ut.

Det er mulig å hente ut en liste over alle emner som er tilknyttet et sted (institutt, fakultet etc) som viser deres eventuelle eksamensplan. Denne rapporten heter FS508.002 Eksamen (modulen Forberede eksamen, under Rapporter, undermenyen Eksamen). Her vises den eventuelle eksamensdatoen og eventuelle trekkfristen som er registrert, og denne rapporten kan derfor fint benyttes som utgangspunkt for å sjekke hvilke emner hvor det er registrert eksamensdato og/eller trekkfrist. Rapporten oppgir også type eksamensordning og angir antall oppmeldte per emne.

Handtere-eksamensdatoer-og-frister5.jpg