Studiekvalitetsbasen - opplasting av innhold

Frå SAwiki
Gå til: navigering, søk

Samleside for hjelp og dokumentasjon

For å legge inn dokumenter i studiekvalitetsbasen må du …

  • være ansatt ved UiB, og enten logge inn med standard brukernavn og passord, eller navigere til studiekvalitetsbasen via “Mi side”
  • navigere til din organisasjonsenhet (øverste panel i skjermbildet), og velge hvilken organisasjonsenhet, studieprogram eller emne dokumentet skal knyttes til (nederste panel i skjermbildet, vises bare dersom du har valgt organisasjonsenhet)
  • klikke lenken “last opp” til høyre for organisasjonsenheten, programmet eller emnet i nederste panel, og følge instruksene i skjemaet for opplasting som vises

Pass på å velge riktig årstall (over navigasjonspanelet) og at ikke dokumentet er lagt inn fra før. Vedlegg (statistikkuttak fra FS og annet) skal legges inn i dokumentet, og ikke registreres som egne filer. Kun dokumenter i PDF-format skal legges inn i basen.


Innlogging

For å legge inn innhold må du være ansatt ved UiB, og logge på nettsidene for studiekvalitetsbasen. Klikk "Logg inn (ansatte)", og bruk ditt vanlige brukernavn og passord på UiBs nettverk. Siden leses på nytt med funksjoner for å laste opp innhold.

Innholdselementer/dokumenttyper

Innholdet består av dokumenter, og kan deles i tre:

  • Utdanningsmeldinger
  • Evalueringer
  • Annet

Utdanningsmeldinger er årlige rapporter om studiekvalitet knyttet til alle organisasjonsnivå. Evalueringer er i dette tilfellet systematiske vurderinger av individuelle studietilbud, gjennomført i faste intervaller. "Andre"-dokumenter kan være rapporter om undervisningstiltak, PEK-prosjekter o.a.

Innholdet skal knyttes til organisasjonsenheter, studieprogram eller emner. "Annet"-kategorien kan knyttes til alle typer enheter. For opplasting av "Annet"-dokumenter og programsensorrapporter, se eget avsnitt.

Nettside - oppbygging

Opplasting av utdanningsmeldinger, emne- og programevalueringer

For opplasting av utdanningsmeldinger, emne- og programevalueringer, gjør følgende:

  1. Velg årstall - nedtrekksboksen over navigasjonspanelet. Årstall kan være knyttet til undervisningsår eller dato for publisering - se under for prinsipper for datofesting av dokumenter
  2. Velg relevant fakultet eller institutt i navigasjonspanelet (den øverste tabellen).
  3. Radioknappen "Vis alle" skal være markert ved opplasting av innhold.
  4. Velg type dokument ved å klikke på fanene i innholdsoversikten under: utdanningsmelding (knyttes til organisasjonsenhet), emne- eller programevaluering. For opplasting av annet innhold, se under.
  5. Finn relevant enehet (organisasjonsenhet, emne eller program) og klikk "last opp". En side med skjema for opplasting vises.
  6. I opplastingsskjemaet, velg korrekt semester (undervisningssemester for emneevalueringer). For utdanningsmeldinger, programevalueringer og annet er semesterangivelsen ikke relevant.
  7. Velg relevant rapporttype. For utdanningsmeldinger, emne- og programevalueringer, bruk standardinnstillingen ("utdanningsmelding", "Emne", "Program"). For opplasting av andre typer dokumenter, se under.
  8. Velg dokument ved å klikke "Velg fil". Kommandoen åpner utforsker-vindu for valg av dokument.
  9. Avslutt operasjonen ved å klikke "Last opp".

Skjema for opplasting av dokumenter

Opplasting av andre typer dokumenter, inkludert programsensorrapporter

I tillegg til utdanningsmeldinger, emneevalueringer og programevalueringer, kan programsensorrapporter og alle andre typer dokumenter registreres. "Annet"-kategorien kan for eksempel omfatte rapporter fra PEK-prosjekter, analyser av bestemte utdanningstilbud, miljøundersøkelser, frafallsundersøkelser o.a.

Opplastingsrutinen er identisk med prosedyren referert over, men fanen "Annet" i innholdsoversikten kan ikke benyttes til å legge inn innhold. Følgende gjelder:

  1. Dokumentene skal knyttes til organisasjonsenheter, emner eller program. For dokumenter som skal knyttes til fakultet eller institutt (organisasjonsenheter), velg fanen "Utdanningsmeldinger" og klikk "Last opp" knyttet til relevant organisasjonsenhet. For dokumenter som beskriver enkeltemner eller studieprogram (for eksempel programsensorrapporter), velg hhv fanene "Emne" eller "Program" og følg samme logikk
  2. Ved å klikke "last opp" ved relevant enhet (organisasjonsenhet, emne eller program), vises opplastingssiden for dokumenter
  3. I innstillingen for rapporttype, velg "Annet" i stedet for forhåndsinnstillingen. For programsensorraporter, velg "programsensorrapport" i skjemaet som vises når du velger "Last opp" under fanen "Program".
  4. Når du velger rapporttype "Annet", vises tekstfelter for navn på rapportene. Fyll inn hhv norsk og engelsk tittel på dokumentet.
  5. Velg dokument og last opp i henhold til standardprosedyren beskrevet foran.


Opplasting via Mi Side

I Mi side har ansatte tilgang på oversikter over emner og programmer de har ansvar for. Studiekvalitetsbasen er lenket opp via de ansattes sider, slik at det skal være enkelt å laste opp innhold. I Mi side:

  • Gå inn på Admin-siden til emnet/programmet
  • Finn ruten med overskrift "Gruppeadministrasjon"
  • Klikk på "Studiekvalitetsbasen"

Du vil da bli automatisk innlogget i Studiekvalitetsbasen, og markøren vil plasseres på emnet eller programmet det skal lastes opp dokumenter til, for årstallet som er aktivt i Mi side. Velg "Last opp", og følg prosedyren over. Dersom et emne ikke er registrert som aktivt på valgt årstall/semesteret, vil det ikke finnes i kvalitetsbasen, og dokumenter kan ikke lastes opp.

Årstall/semester

For utdanningsmeldinger og emneevalueringer refererer årstallet til undervisningsåret som beskrives i dokumentene - ikke publiseringsår. For andre typer dokumenter (større programevalueringer, rapporter fra flerårige prosjekter o.a.) kan det være mer relevant å knytte datofestingen til datoen for behandling i overordnede styringsorganer. Sluttrapporter fra PEK-prosjekter skal registreres på siste bevilgningsår.

Dokumentformat og konvertering til PDF

Dokumenter skal foreligge i PDF-format. I de tilfeller der saksforelegg og protokoll fra behandling i styringsorganer skal foreligge, anbefales det å lage et samledokument med alle elementer i en enkelt PDF-fil.

For å konvertere Word 2007/2010-dokumenter til PDF-format, velg "Lagre som" i filmenyen i Word, og velg filtype PDF. For andre alternativer, se veiledning fra UiBs IT-avdeling.

Til bruk som bakgrunnsmateriale i emneevalueringer finnes det FS-rapporter som bare er tilgjengelige som PDF-filer (se mal for emneevalueringer). FS-rapportene skal ikke registreres i studiekvalitetsbasen som frittstående dokumenter, men kan legges inn i emnerapportene som vedlegg. PDF-dokumenter kan ikke uten videre legges inn i Word, men må limes inn via systemets utklippstavle. Åpne FS-rapporten i PDF-leseren. I PFD-leseren, velg "Copy to clipboard" via "Edit"-menyen. Gå tilbake til emnerapporten og plasser markøren der du ønsker vedlegget. Velg "Lim inn utvalg" ("Paste special" i engelsk versjon) fra "Edit/Rediger"-menyen i Word 2003/OpenOffice, eller "Home"-fanen i office 2007/2010. I dialogboksen for innliming, velg "Windows metafile" eller "bitmap"-format. PDF-dokumentet (FS-rapporten) vil da limes inn som et bilde i Word/Openoffice writer.


Maler for emne- og programevalueringer

Det foreligger maler og retningslinjer for emne- og programevalueringer, basert på UiBs kvalitetshåndbok. Malene er tilgjengelig gjennom nettsider for studiekvalitet:

Om evaluering av studietilbudet: [uib.no/studiekvalitet]

Mal emneevalueringer

Mal programevalueringer

Fjerne og redigere innhold i basen

Brukere kan redigere og fjerne innhold i basen registrert på sin egen stedkode eller lavere i organisasjonshiearkiet. For å redigere innhold må en

  • være innlogget med brukernavn og passord
  • navigere til eget fakultet / institutt
  • merke av "Vis kun med innhold" i teksten over resultatpanelet


I kolonnen lengst til høyre vil det nå vises en lenke på hver post, "Rediger". Ved å klikke på denne vil skjermbildet for å redigere poster kalles opp (se over). I skjermbildet kan en

  • Endre dokumenttype, innenfor rammen av registreringen. Emneregistreringer kan registreres som "Emnerapport" eller "Annet". Rapporter registrert på program kan være "Programevaluering", "Programsensorrapport" eller "Annet".
  • Endre årstall, semester
  • endre tittel

Klikk "Rediger" for å lagre endringer. I skjermbildet kan en også fjerne dokumenter. Klikk funksjonen "marker dokumentet for sletting". Dokumentet vil ikke umidddelbart bli slettet fra disk, men vil fjernes fra trefflister, og korrigert innhold vil kunne legges ut umiddelbart. Ved å markere dokument for sletting vil en få opp et skjermbilde som ber om begrunnelse for sletting. Personell på studieadministrativ avdeling vil forestå endelig fjerning fra systemet.



[epost:kvalitetsbasen@uib.no]

Gå til samleside for hjelp og dokumentasjon