Mi side - Fillageret - administrasjon

Frå SAwiki
Gå til: navigering, søk

Valg av filtyper (anbefalinger)

Man kan i utgangspunktet legge ut flere ulike typer filer i fillageret. Fra og med 1.1.2009 er det anbefalt at man publiserer filer i et av formatene (htm/html, PDF 1.4 eller nyere, eller i ODF 1.0), som oppfyller kravene til åpne standarder satt av Fornyings- og forskningsdepartementet. (Du kan lese mer om dette på nettsiden til regjeringen her.) Dette kan komme til å bli et krav etter hvert.

De to formatene som er anbefalt er PDF 1.4 eller nyere og ODF 1.0.

Det følger her en veiledning på hvordan man kan lagre filer i disse to formatene ved UiB.

PDF 1.4 eller nyere

Det er sterkt anbefalt at PDF versjon 1.4 eller nyere benyttes ved publisering av alle ferdigstilte dokumenter (som for eksempel litteraturlister, oppgavetekster, løsningsforslag, forelesningsnotater, osv.)

Ved alle PC-er på Universitetet i Bergen er det installert en skriverdriver som heter "PDFCreator" som kan konvertere ulike filer til PDF (dvs. at den lagrer en valgt fil i PDF format). Merk: Filen skrives ikke ut på en printer, men konverteres til PDF format som så kan lagres. Det koster ikke noe å konvertere til PDF ved hjelp av skriverdriveren på UiB. Merk: Du må sitte på en UiB PC for å benytte denne fremgangsmåten.

Steg for steg - lagring av PDF-filer

  • PDF versjon 1.4 er valgt som standard versjon for konvertering til PDF når du bruker PDFCreator på en UiB PC.
  • Åpne filen som du ønsker å lagre som PDF. (Den opprinnelige filen din vil bestå)
  • Velg skriv ut (Ctrl+P)
  • Velg skriveren "PDFCreator"
    • Dersom skriveren "PDFCreator" ikke er installert på din PC– kontakt BRITA: https://bs.uib.no
  • Klikk "OK"
  • Klikk "Save"
  • Velg mappen som du ønsker å lagre PDF-filen i
  • Velg filnavn på PDF-filen
  • Klikk "Save"
  • Filen lagres og åpnes automatisk som PDF.
  • Se etter at innholdet/formateringen ser OK ut og lukk filen.
  • PDF-Filen er nå klar til å legges ut i fillageret - se fremgangsmåte nedenfor.

For Mac-brukere

Den integrerte PDF-løsningen for Mac lager kun PDF versjon 1.3, og man vil oppleve at Mi side avviser dokumentet. Mac-brukere må derfor installere konverteringsprogramvare, slik at man får produsert PDF-dokumenter i versjon 1.4 eller nyere.

  • IT-avdelingen har laget en installasjonsveileder.
  • Konvertereren legges til som valg i utskriftsmenyen i Word, og gir lett tilgang og bruk
  • Den konverterte filen blir akseptert ved opplasting til Mi Side

ODF 1.0:

ODF står for Open Document Format. Ved publisering av dokumenter beregnet for videre bearbeiding er det sterkt anbefalt at man publiserer filen i ODF 1.0. (Som for eksempel dokumenter der studentene skal registrere/fylle ut noe.)

ODF har foreløpig begrenset utbredelse. Det anbefales derfor midlertidig å parallellpublisere i ett eller flere tilleggsformater (som for eksempel en word-fil eller lignende) for å sikre allmenn tilgjengelighet til publisert materiale.

Steg for steg - lagring av ODF filer

IT-avdelingen tilbyr en ODF-plugin til Office 2003. Når den er installert på PC-en gjør den at man kan lagre for eksempel word-dokumenter som *.odt.

Man vil i en periode (frem til IT-avdelingen har fått fikset det) få noen feilmeldinger når man velger å lagre for eksempel word-filer som *.odt osv, men disse skal man bare overse.

  • Send en issue til BRITA (http://bs.uib.no/) sammen med maskinnavnet på din PC og be om å få installert "ODF-plugin for Office 2003".
  • Åpne dokumentet ditt i det vanlige programmet (Word, Excel eller lignende)
  • Word-dokumenter:
    • Velg "Fil"
    • Velg "Lagre som"
    • I nedtrekksmenyen/rullegardinen for filtype velg "ODF Text Document (*.odt)".
    • Lagre filen på et valgt sted
  • Excel dokumenter:
    • Velg "Fil"
    • Velg "Export ODF Spreadsheet…"
    • Finn et sted å lagre filen. (Filen får *.ods som filekstensjon)
  • PowerPoint dokumenter:
    • Velg "Fil"
    • Velg "Export ODF Presentation…"
    • Finn et sted å lagre filen. (Filen får *.odp som filekstensjon)


OpenOffice - et alternativ til ODF-plugin og Microsoft Office

Dersom du ønsker det/ber om det så kan du også få installert OpenOffice (alternative programvarer til Microsoft og som oppfyller kravene til ODF). IT-avdelingen installerer OpenOffice på maskinen din dersom det er plass til dette.

  • Send en issue til BRITA (http://bs.uib.no/) sammen med maskinnavnet på din PC og be om å få installert ”OpenOffice”.
  • Programpakken OpenOffice består av følgende programmer:
    • Writer (Skriveprogram - Filekstensjon *.odt)
    • Impress (Lage presentasjoner som slides - Filekstensjon *.odp)
    • Calc (Regneark - Filekstensjon *.ods)
    • Math (Program for å skrive regnestykker - Filekstensjon *.odf)
    • Draw (Tegneprogram - Filekstensjon *.odg)
    • Base (Program for å lage databaser)

Legge ut filer og lenker i Fillageret

Gå inn på Fillager. Her ser du mappene til emnet eller gruppen. Mappenavnene er standard, men kan enkelt endres ved å velge Rediger mappe, eller Slette denne mappen.

I fillageret kan det for eksempel lastes opp gamle eksamensoppgaver, regneoppgaver/ oppgaveløsninger, powerpointpresentasjoner fra forelesninger etc. I tillegg er det mulig å legge ut lenker (url). Det er fullt mulig å legge til eller slette mapper og gi mapper nye navn.

Legg ut filer på følgende måte:

  • Klikk på Fillager
  • Velg mappen som filen skal legges i
  • Klikk deretter på "Legg til fil"
  • Finn(Browse..) etter- og velg den ønskede filen
  • Legg inn tittel og eventuelt en beskrivelse av innhold (valgfritt).
    • Administratorer kan velge om beskrivelsen knyttet til en fil i fillageret ikke skal vises for studentene.
    • Beskrivelsen blir automatisk vist for studentene dersom man ikke aktivt velger "Nei".
    • Dersom det er flere versjoner av filen er det alltid beskrivelsen som er knyttet til den siste versjonen av filen som vises.
    • Beskrivelsen vises i kolonnen "Beskrivelse" til høyre.
  • Dersom filen ikke skal bli synlig for studentene umiddelbart så kan du velge å sette en fremtidig publiseringstid for filen.
    • Bruk den lille kalenderen for "Fremtidig publiseringsdato" og registrer ønsket dato og klokkeslett for publisering.
    • Alle administratorer kan se filen selv om den har fått en fremtidig publiseringstid.
    • Studentene får tilgang til filen når den fremtidige publiseringstiden har inntruffet.
    • Dersom man ikke setter en fremtidig publiseringstid, så vil filen bli synlig for studentene umiddelbart.
    • Merk: For å redigere en fremtidig publiseringstid må man laste opp en ny utgave av filen og sette en ny publiseringstid for den nye utgaven av filen, se fremgangsmåten for å laste opp revidert versjon av en fil
  • Klikk OK.
  • Filen er nå blitt tilgjengelig for alle som er medlem på emnet eller gruppa i fillageret.
  • En ny fil eller mappe i fillageret til et emne eller en gruppe blir indikert med en rød "Ny" tekst både på emnets/gruppens fillager og i "Mine filer". Ny markeringen blir liggende i 7 dager.
  • Kolonnen "Visninger" helt til høyre viser antall ganger filen eller lenken er blitt åpnet og hvor mange personer som har åpnet den totalt sett.
    • For å illustrere så indikerer tallene "10 / 5" i kolonnen visninger at 5 ulike personer på emnet har åpnet den aktuelle filen/lenken til sammen 10 ganger.

Merk

  • Administrator kan laste opp enkeltfiler på inntil 100 MB. For studenter (andre) er grensen på 8 MB.
  • Bruk filformater som kan åpnes i standard programvare.
  • I utgangspunktet er det kun de som har administratorrettigheter som kan legge ut filer (og Url-er) i fillageret. For å gi studentene skriverettigheter til en mappe i fillageret, kan man åpne den aktuelle mappen og velge Endre tilgang for medlemmer - Bare lese / Både lese og skrive
    • NB! Vær oppmerksom på at når studentene får både lese og skriverettigheter til en mappe så kan de også endre og slette filer som ligger i mappen, inkludert filer som andre har lagt ut. Vi anbefaler derfor at man alltid bruker Innleveringsmodulen (se Innlevering for mer informasjon om denne) til innlevering av studentoppgaver o.l. Dersom man ønsker at studenter skal ha tilgang til å lese og/eller kommentere andre studenters oppgaver så bør man benytte Kark.

Rediger beskrivelsen til en fil

Man kan redigere eller fjerne en beskrivelse som er knyttet til en fil i fillageret.

  • Velg "Egenskaper" til filen
  • Velg "Rediger beskrivelse"
  • Rediger og klikk "Endre" for å lagre endringene.

Laste opp revidert versjon av fil

Det er mulig å laste opp ny versjon av fil i fillageret, uten at tidligere versjon(er) blir slettet. Det er kun siste versjon som vises for medlemmene (forutsatt at de ikke er gitt administrasjons- eller redigeringsrettigheter til mapper).

  • Velg "Egenskaper" ytterst til høyre for filen som skal revideres.
  • Velg "Last opp ny utgave" og følg ordinær prosedyre for å laste opp filer
  • Tittelfeltet kan endres
  • Beskrivelsesfelte kan brukes til versjonskommentarer (vises i fillageret dersom "Vis beskriving" er valgt)
  • Eventuell fremtidig publiseringsdato kan også endres
  • Klikk OK
  • Siste versjon av filen vises nå øverst og gamle versjoner kan eventuelt slettes. (Husk at det er kun siste versjon som vises for medlemmene i fillageret.)
  • Klikk "Normal visning" for å gå tilbake til fillageret.

Laste opp flere filer samtidig

  • Du kan laste opp flere filer samtidig (multiple filer) dersom filene er komprimert til en ZIP-fil (dette kan gjøres i fillageret på de fleste PC-er):
    • Velg "Legg til ZIP-fil"
    • Finn filen (Browse..)
    • Innholdet blir pakket ut i en mappe med tittelen som du spesifiserer.
  • Du kan legge ZIP-filen en eksisterende mappe ved å velge "Legg til fil":
    • I stedet for å spesifisere en tittel krysser du av for "Denne ZIP-filen inneholder flere filer som skal pakkes ut".
    • Klikk OK og filen blir automatisk pakket ut i den valgte mappen i fillageret.
  • Du kan legge en ZIP-fil i fillageret uten at innholdet pakkes ut:
    • Velg "Legg til fil"
    • Finn filen (Browse..)
    • Fyll inn tittel og/eller beskrivelse (valgfritt)
    • Klikk "OK"
    • ZIP-filen er nå lagret i fillageret uten at innholdet er pakket ut.

Flytte filer mellom mapper og emner

  • Du kan flytte flere filer eller mapper mellom mapper og emner/grupper så lenge du har administratorrettigheter på emnene/gruppene.
  • Marker filene eller mappene du ønsker å flytte
  • Velg Flytt
  • Velg mappen som du ønsker å flytte filene til
  • Velg "Flytt hit"
  • De valgte filene/mappene er nå flyttet

Kopiere filer eller mapper

  • Man kan kopiere filer eller mapper innad i et fillager på et emne eller en gruppe
  • Marker filene eller mappene du ønsker å kopiere
  • Velg mappen du ønsker å kopiere dem til
  • De valgte filene/mappene er nå kopiert


Til dokumentasjonsoversikten