Rapportering og analyse av studentdata/veileder

Frå SAwiki
Gå til: navigering, søk

Rapportering som utføres 2009 VÅR

Veileder til kvalitetssikring av

studentdata og forskerutdanningsdata

Introduksjon til veileder for rapportering av studentdata ved UiB

Denne veilederen til rapporteringen er ment å fungere som et oppslagsverk for registreringen av studentdata som institusjonen rapporterer. Dette gjelder fortrinnsvis rapportering til departementet via DBH, og Nifu step og SSB. Dokumentet er ment å dekke de viktigste deler av registreringen i FS som har betydning for om rapportering blir korrekt. Aller viktigst for datakvaliteten er likevel at den daglige registreringen av studentdata er riktig, og det finnes mer detaljert dokumentasjon om registreringsprosedyrer for innlegging av data i FS på denne siden;

http://www.uib.no/ua/kurs/dok/fs_dok/


Dokumentasjon:

http://www.uib.no/fs/lev_dok.html - Dokumentasjon fra Usit http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/ - Statistikk/ Dokumentasjon /tabeller for DBH http://www.nifu.no/ - Dokumentasjon og statistikk fra NIFU http://www.ssb.no/ - Dokumentasjon og statistikk fra SSB


Her er link til UAs dokumentasjonsportal: https://wikihost.uib.no/uawiki/index.php/Rapportering_og_analyse_av_studentdata


Spørsmål kan rettes til:

  • FS-hjelp på telefon 84710 eller fs-hjelp@ua.uib.no


Bakgrunn

Hvorfor rapportere?

Data som legges inn i FS tjener flere formål. FS er et studieadministrativt system for registrering av studentdata. Videre rapporteres data fra FS til andre systemer og brukes i mange sammenhenger. Særlig viktig er rapporteringen til DBH og Lånekassen fordi data brukes i forbindelse med finansiering. Data som rapporteres til DBH går inn i departementets finansieringsmodell til institusjonene. Det er derfor særdeles viktig at data i FS er av god kvalitet, og at vi etterstreber felles registreringspraksis og utvikling av retningslinjer og regelverk .


Generelt om rapporteringen ved UiB

Universitetsdirektøren har i brev til fakultetene bestemt at fakultetene har ansvaret for å registrere og kvalitetssikre rapporteringsdata i FS. Utdanningsavdelingen skal koordinere og sende rapportene samlet for UiB (jfr. Universitetsdirektørens brev av 16.12.1998 Ansvar for rapportering til Felles studentsystem og Database for høyere utdanning DBH - ref. 98/4739). Seksjons for fellestjenester vil bistå kvalitetssikringsarbeidet og legge til rette for at fullstendig data blir registrert i FS.


Det konkrete kvalitetssikringsarbeidet ved UiB består i at Utdanningsavdelingen ved Seksjon for fellestjenester sender ut fakultetsvise oversikter over hver rapport som skal rapporteres til DBH, og fakultetene gjennomgår disse og gjør nødvendige endringer/korrigeringer/nyregistreringer i FS innen rapporteringsfristen.

Et tips: Alle rapportene som er omtalt i dokumentet kan kopieres til Excel for videre bearbeiding og kontroll, dersom en anser det som nyttig.


Hva skal rapporteres

Vi skal som vanlig rapportere fra følgende utdanningsdata;

  1. Ferdige kandidater
  2. Utvekslingsstudenter
  3. Data om studietilbudet
  4. Søker- og opptakstall
  5. Forskerutdanningsdata

Det vil bli avholdt to rapporteringsmøter for kvalitetssikring av utdanningsdata denne våren.



Rapporteringsmøter;





Rapporteringskalender

Hva I perioden Intern frist Ekstern frist 'Til Hvem'
Avlagte doktorgrader 01.08-31.12 22.01 25.01 NIFU step
Emneopplysninger 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Kandidatbenevnelser 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Eksamen 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Karakterer 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Fullførte studieprogram 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Ferdige kandidater 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Etterutdanning 2008 01.02 15.02 DBH
Utvekslingsstudenter 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Gjennomføring iht avtalt utdanningsplan 2008 01.02 15.02 DBH
Aktive doktorgradskandidater (Personer i doktorgradsprogrammer) 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Avlagte doktorgrader 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – årsverk m.m. 2008 høst 15.02 DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning - tidsbruk 2008 høst 01.02 15.02 DBH
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning – tidsforbrukETTERRAPPORTERING tilbake til 2002 (2005) … 2002 - 01.02 15.02 DBH
Avlagte høyere grader 01.09-31.01 01.02 01.03 NIFU step
Studieprogramopplysninger 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Studieplasser 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Søkere 2009 vår 01.03 15..03 DBH
Opptak 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Nye studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Registrerte studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Studenter fordelt på alder 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Utenlandske studenter 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Søknadsdata – kompetanse og poeng 2009 vår 01.03 15.03 DBH
Opptaksdata og nye studenter (Opptatte og nye studenter) 2009 vår 01.03 15.03 DBH




Kilde: Usit, brukerdokumentasjon for rapportering DBH = Database for statistikk om høyere utdanning SSB = Statistisk sentralbyrå NIFU Step = Norsk institutt for studier om forskning og utdanning

Kvalitetssikring av data - sjekkpunkter

Studiepoengstatistikk

Eksamen (Stud_eks) FS015.005

Instituttene skal registrere sensur og levere protokollark til Utdanningsavdelingen, Seksjon for student- og fakultetstjenester, som overfører sensur til protokoll i FS.

For å kontrollere om det er eksamensprotokoller som ikke er registrert/overført til FS skal en kjøre rapporten FS 578.001 Ikke ferdigbehandlede vurderingsenheter.


Det er nødvendig å ha oppdatert alle emneoverlapp i FS som gjelder emner med eksamener siste år. Ved rapportering av eksamen, skal kun studentens tilvekst av studiepoeng rapporteres. Det er kun studentens netto studiepoengtilvekst som rapporteres. Ved overlapp vil hver student ha sine individuelle studiepoeng, og det er de reduserte studiepoengene som blir hentet fra FS og rapportert .

FS-rapport for kontroll av vektingsreduksjonsregler er FS225.001 som finnes i modulen Studieelementer.

Sensur som ikke protokollføres i FS innen fristen vil bli tatt med i neste rapporteringsrunde om et halvt år, dvs etterrapportert. Det er ønske om å holde omfanget av etterrapportering så lavt som mulig.

FS578.001 Ikke ferdigbehandlede vurderingsenheter Denne gir liste med vurderingsenheter som ikke er overført til eksamensprotokoll.


FS015.005 Eksamen. Finnes i modulen Semesterregistrering/ Rapporter, velg NSD-rapprter. Denne rapporten viser kopi av DBH-rapporten og dermed aktuelle tall for fakultet/institutt, gjentak av eksamen, reduksjoner pga emneoverlapp, samt etterrapportering av eksamener fra foregående semester som ikke er blitt rapportert tidligere. Velg år og semester, trykk Hent datagrunnlag. Resultatet er sortert etter avdelingskode hentet fra feltet ’Studieansv (regl)’ i bildet Emne.


Studiepoengproduksjon

Tre viktige ting å huske på med rapporteringen av studiepoengproduksjon:

  1. Studiepoengproduksjonen er tilordnet studieprogrammet som er angitt i emnetabellen.
  2. Studentene er plassert på det studieprogrammet de har studierett på. Dette betyr at forholdet mellom studenter og studieprogram kan avvike dersom studenten produseres studiepoengene på et annet studieprogram enn det de har opptak på. Dette betyr at finansieringsprosenten hentes fra programmet der studenten har studierett. Likevel er finansieringskategorien (det som bestemmer hvor mye finansielle midler vi får for hver student) knyttet til studium rapportering i emnebilde.
  3. Studiepoengstatistikken inngår direkte departements finansieringsmodell. Emnedata og eksamensdata. I resultatrapporteringen vil dette se slik ut;



Kontrollrapport i FS - FS581.002 Studiepoengstatistikk pr emne - nivåfordelt.

Velg aktuelt år, semester, uten privatister og ikke inkluder gjentak. Kryss også av for benytt DBH tolkning. Rapporten gir tall for avlagte studiepoeng for fakultet/institutt, fordelt på studienivå og emner. Vær oppmerksom på at i denne rapporten kan det være forskjell i resultat i forhold til DBH-rapporten, av følgende grunner:

  1. Det reduseres ikke for emneoverlapp i forhold til studentens tidligere eksamener
  2. Det tas ikke med eksamensresultater fra foregående semester som ikke er rapportert tidligere(etterrapportering).
  3. Det er annen stedkode som styrer fakultetstilhørighet enn i DBH-rapporten, ved at det er er ’Adm ansv (kontroll)’ som benyttes, mens det i DBH-rapporten er ’Studieansv (regl)’ i Emnebildet’. Dermed kan denne rapporten vise andre tall enn DBH-rapporten, og en må ha dette klart for seg når rapporten benyttes.


I DBH:

Rapporten i DBH er en hjelperapport for å se studiepoengproduksjon men samsvarer ikke direkte med finansieringsmodellen som brukes i resultatrapporteringen.

Kandidater

Kandidater FS015.008

Rapporten gjelder kandidater (vitnemålsgivende) som har oppnådd grad i vårsemestert. Data for vårsemesteret omfatter kandidater som har fått sensur i tidsperioden 1. februar - 31. august, og data for høstsemesteret omfatter sensurer i tidsperioden 1. september - 31.januar.

Dette innebærer at kandidater som får sin sensur i løpet av august og januar måned, fanges opp i hhv, vår og høstsemesteret. Bakgrunnen for dette er at institusjonene skal kunne utnytte studieåret best mulig og at kandidatene rapporteres det året som undervisning, veiledning etc har foregått. Ferdige kandidater rapporteres både på studieprogram og kandidatbenevnelse i denne tabellen. (Kilde: DBH)

For kandidater på studieprogram som er organisert i samarbeid mellom institusjoner, er det institusjonen hvor kandidaten uteksamineres som skal rapportere kandidatdata.

Lavere grad

Tidligere har departementet tatt opp med UiB at de er misfornøyd med dårlig registrering, dvs at antallet i DBH er svært lavt. Det er bestemt ved UiB at fakultetene må registrere så mange som mulig for 2005 (e-post fra UA ,Asbjørn Bjørnset, den 17.08.05 til fakultetsdirektørene og andre med ansvar for rapportering til DBH).

Det er bestemt ved UiB at for å få bedre rapportering til DBH av kandidater på lavere grad vil Seksjon for fellestjenester ta ut data fra FS som viser antall og hvem som har avlagt 180 stp eller mer. Rapportene blir sendt de aktuelle fakultetene som gjennomgår om studentene fyller de generelle kravene til bachelorgraden, og legger inn ferdige kandidater i FS innen fristen.

Dette er ikke ment som en permanent rutine fra Seksjon for fellestjenester, men som en midlertidig løsning grunnet mangelfull registrering av oppnådde kvalifikasjon i protokoll på lavere grad, og dårlig datakvalitet i studentenes utdanningsplaner. Det er viktig å prioritere vedlikehold av utdanningsplaner slik at rutinen (FS651.002) som beregner oppnådd kvalifikasjon basert på utdanningsplan, faktisk vil fange opp disse studentene.

Høyere grad Doktorgrader skal ikke med her, de rapporteres i egen tabell som omtales nedenfor. Ferdige kandidater rapporteres fra bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll, i modulen Kvalifikasjon. Kandidater som registreres for sent til å bli rapportert innen fristen vil bli etterrapportert neste semester (det er likevel reell dato for graden som skal registreres). Dersom flere institusjoner samarbeider om en kandidat rapporteres studenten der hvor graden tildeles.

FS015.008 Ferdige kandidater. Finnes i modulen Semesterregistrering, velg Rapporter, velg NSD-rapporter. Eventuelt snarvei; Ctrl-O


Denne rapporten viser kopi av DBH-rapporten og dermed aktuelle tall for fakultet/institutt, og etterrapportering av tidligere gradsoppnåelse som ikke er blitt rapportert og derfor tas med nå.

Velg år og semester, trykk på knappen Hent datagrunnlag. For å få liste med individene som utgjør datagrunnlaget for rapporten, velg Individdata og Hent datagrunnlag på nytt. Før rapporten benyttes må den oppdateres av UA dersom det ikke står dagens dato (øverste datalinje i rapporten), ta kontakt med Seksjon for fellestjenester for å få dette gjort.

FS660.001 Oppnådde grader. Rapporten finnes i modulen Kvalifikasjon/ Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Velg tidsrom som angitt over. Velg avkrysning for Protokoll i Datagrunnlag. Sjekk også valget 'Kandidat' for å se at ingen finnes med dette valget - dersom noen finnes her, må de overføres til Oppnådd grad protokoll for å telle med i rapporteringen.


Forskerutdanningen

  1. Avlagte doktorgrader til Nifu step og DBH
  2. Aktive kandidater (Personer i doktorgradsprogrammet) til DBH
  3. Gjennomstrømming til DBH


Avlagte doktorgrader FS025.002 (til Nifu)

Hva skal rapporteres;

Navn Fødselsdato og -år For utenlandske statsborgere: nasjonalitet Gradsbetegnelse. For PhD-grader: angi program. Fakultet/institutt Dato for disputas (samt dato for tildeling/kreering dersom denne er foretatt) Avhandlingens tittel Grunnutdanning/kandidateksamen: grad, lærested og land Eksamensår Finansiering (egen, NFR, andre)

Viktige punkter: (dette mangler på en god del av kandidatene) Grunnutdanning Land Avhandlingstittel

Hvem; Alle kandidater som får tildelt dr/phd graden fra UiB og har disputert på et doktorgradsprogram, også dr.philos skal rapporteres.

- Noen punkter; Grunnutdanning Denne informasjonen legges inn i studieprogramstudent samlebilde under merkelappen Grunnlag. Stå i feltet Sted og tast Ctrl-T – Da får du opp bilde Søk institusjoner. Når du finner korrekte utdannings institusjon trykk knappen bruk. Koden blir da lagt inn i grunnlag.


I FS;


Finansieringskilde: Det kreves at finansieringskilde er registrert for doktorgradsrapporteringen. Finansieringskilde vil automatisk bli omgruppert fra FS-kodene til departementets kategorier for budsjettformål (DBH-kode).

DBH-kodene er følgende: EGEN - benyttes for institusjonens egenfinansierte personer i doktorgradsprogrammer NFR - personer finansiert av Norges forskningsråd ANDRE - andre finansieringskilder

Det kan være lurt å sjekke at finansieringskildekoden er korrekt: Dette registreres i student samlebilde, i underbilde; Finans. Det skal stå J på hovedfinansieringskilde, dette skal være fylt ut.

184 UiB Egen 5901 NFR NFR - Alle andre koder ANDRE

Denne kandidaten blir registrert i kategorien ANDRE.

- For å komme med i rapporteringen må det registreres en kvalifikasjon på dem. 

Rutiner for oppnådd kvalifikasjon og oppnådd kvalifikasjon protokoll; Når alle disputasopplysninger er ferdig registrert i doktorgradsmodulen skal kandidatene overføres til oppnådd kvalifikasjonsprotokoll. Kandidatene må da først legges inn i bildet oppnådd kvalifikasjon som finnes i modulen kvalifikasjon. For å legge inn ny person; trykk på registreringsknappen og ny rad.

Her er det viktig å passe på at;

  1. Studieprogrammet i oppnådd kvalifikasjon må være likt studieprogrammet i student samlebilde.
  2. Startterminen (dr) fylles ut i oppnådd kvalifikasjon(må fylles ut!), og er lik startterminen i student samlebilde.
  3. Det må stå J i feltet for ferdigbehandlet (Ferdigbeh.) - for å kunne overføre kandidaten til protokoll.


I bildet oppnådd kvalifikasjon er der en knapp protokoll som gir direkte tilgang til rutinen for overføring til protokoll. (Rutinen FS655.001 ligger i kvalifikasjonsmodulen, under rutiner – Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.)


Rutinen kjøres ved å angi kvalifikasjon, periode og eventuelt studieprogram og så trykke på rapportknappen. En sikkerhet er at man først kjører rutinen uten oppdatering av databasen for å kontrollere at alt er korrekt. – Deretter må den kjøres med oppdatering av databasen for at kandidatene skal bli overført til protokoll.

Dersom studieretten skal avsluttes ved oppnådd kvalifikasjon sett kryss i feltet for terminering av studierette og klassetilhørighet. Dette vil da vises som rød tekst i student samlebilde at studenten/kandidaten har fullført.


Kontrollrapport: Doktorgradsmodulen / Rapport (Avslutning)/ FS958.001-Avlagte dr.grader Rapporten viser hva, hvor mange og hvem som har disputert, før det sendes til oppnådd kvalifikasjonsprotokollen.


Nifu rapportenFS025.001 – Avlagte høyere grader


Kvalifikasjonsmodulen/FS660.001-Oppnådd kvalifikasjon Når kandidatene er lagt inn kan man får en oversikt over alle som er lagt inn i oppnådd kvalifikasjon ved å kjøre rapporten FS660.001 som finnes i kvalifikasjonsmodulen under rapporter – Trykk på rapport øverst på menylinjen for å kjøre rapporten.


Rapporten henter ut alle på et studieprogram, studiested etc. –Hent fra ’protokoll’

Avlagte doktorgrader FS015.015(til DBH)

Tabellen avlagte drgrader som skal rapporteres til DBH henter de som er registrert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll i Kvalifikasjonsmodulen med disputas i det aktuelle semesteret. Det hentes også noen opplysninger fra Studieprogramstudent samlebilde, se nedenfor.

Opplysningene som inngår i rapporten er fakultetstilhørighet årstall, semester, studieprogramkode, finansieringskilde.

Overgang til annet studieprogram;

  • Kandidaten er på feil studieprogram fordi han eller hun har søkt overgang til PhD eller søker overgang til doktorgradsprogram på et annet fakultet og lignende. Da må det gjennomføres en overgang ved hjelp av endringsfunksjoner. Dette er en knapp som finnes i student samlebilde.

Denne kopierer informasjon på alle underbildene over til den nye studieprogrammet.


Viktig:

  1. For å få riktig gjennomstrømming på kandidaten skal det ikke gjøres ny beregning på ny starttermin.
  2. Deretter beregner man nytt kull. Dersom det ikke er opprettet noe kull for denne terminen må det opprettes først i modulen programstudent i bilde kull samlebilde.
  3. Til slutt utfører du selve overgangen. Nå går kandidaten på PHDHF fra 2008vår


DrGrads avtalen; Selve doktorgradsavtalen registreres i DrGrad delen i student samlebilde. Trykknappen Hele. Grad og studieprogram skal også være registrert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll – det er viktig at det samme studieprogrammet er registrert begge steder. Selve avtalen registreres på stedkoder for fakultet og institutt, mens studieprogrammene og kvalifikasjon er knyttet til fakultetet.


Det må også her være registrert opplysninger om innlevering for å få rett rapportering, i bildet Drkand innlevering samlebilde, nedtrekksmeny til høyre i Student samlebilde.

FS660.001 Oppnådd kvalifikasjon. Gir liste med personer som er registrert med gradsoppnåelse i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Vær oppmerksom på at tall i rapporten kan være forskjellig fra DBH-rapporten, ved at den ikke tar med eventuell etterrapportering av gradsoppnåelser i forrige semester som ikke er rapportert tidligere. Velg aktuelle datoperiode og sett studienivå 900 og over for doktorgrader.


Gjennomstrømming i organisert dr.gradsutd. – årsverk mm. FS016.003

Denne rapporterte vi tidligere en gang i året. Den skal nå rapporteres inn to ganger i året. Fristen er 15.02 for data på høsten, og 15.10 for data på våren.

For at det denne skal bli rett må først og fremst alle data være oppdatert i tidskonto.

Noen punkter til hjelp for den videre kvalitetssikringen:

  1. Rapporten viser brutto og netto gjennomføring for alle som har disputert.
  1. Vi skal bare rapportere de vi har arbeidsgiveransvar for. NB! Dersom det er blankt i feltet for arbeidsgiver i underbilde finansiering(i student samlebilde) kommer kandidaten med i rapporten. Sjekk derfor alle som kommer ut med finansieringskilde ANDRE og registrer dette korrekt i FS. For at rapporten skal bli riktig må dette feltet altså være fylt ut.
  2. Vi rapporterer også alle avbrudd derfor kommer de med i rapporten, men disse skal ikke ha informasjon om årsverk brutto og netto, og de kommer ut med 0 i rapporten.

Kort om arbeidsgiveransvar: I tillegg til avtalen om opptak til studieløpet skal det være en signert arbeidsavtale/kontrakt. Denne må være sendt til (SLP4) lønnssystemet for at skal UiB definerer dette som et arbeids¬giveransvar. Dette vil i hovedsak gjelde alle med finansieringskilde EGEN og NFR.

For å se endringer dere gjør i FS i forhold til hva som kommer med i rapporten må vi generere ny systemrapport sentralt, det er bare å gi en lyd så kjører vi rapporten på oppfordring.


Gjennomstrømming i organisert dr.gradsutd. – tidsbruk FS016.004

For 2008 spesifiserte Kunnskapsdepartementet en ny tabell for gjennomstrømning i doktorgradsutdanning, som gikk på tidsbruk fra opptak til innlevering av avhandling, og data er på individnivå.

Det er tabellene :
2.11 Gjennomstrømning i doktorgradsutdanning – alle opptatte
2.12 Gjennomstrømning i doktorgradsutdanning - opptatte som tilsettes i stipendiatstillinger