Veiledning til rapportering høst 2007

Frå SAwiki
Gå til: navigering, søk

Introduksjon til veileder for rapportering av studentdata ved UiB


Denne veilederen til rapporteringen er ment å fungere som et oppslagsverk for registreringen av studentdata som institusjonen rapporterer. Dette gjelder fortrinnsvis rapportering til departementet via DBH, og Nifu step og SSB. Dokumentet er ment å dekke de viktigste deler av registreringen i FS som har betydning for om rapportering blir korrekt. Aller viktigst for datakvaliteten er likevel at den daglige registreringen av studentdata er riktig, og det finnes mer detaljert dokumentasjon om registreringsprosedyrer for innlegging av data i FS på denne siden; http://www.uib.no/ua/kurs/dok/fs_dok/

Dokumentasjon:


Spørsmål kan rettes til:



Rapportering 2007 Høst
Rapportering 2007 høst, Universitetet i Bergen - En veileder til kvalitetssikring av studentdata


Bakgrunn:

Hvorfor rapportere?

Data som legges inn i FS tjener flere formål. FS er et studieadministrativt system for registrering av studentdata. Videre rapporteres data fra FS til andre systemer og brukes i mange sammenhenger. Særlig viktig er rapporteringen til DBH og Lånekassen fordi data brukes i forbindelse med finansiering. Data som rapporteres til DBH går inn i departementets finansieringsmodell til institusjonene. Det er derfor særdeles viktig at data i FS er av god kvalitet, og at vi etterstreber felles registreringspraksis og utvikling av retningslinjer og regelverk.

Generelt om rapporteringen ved UiB

Universitetsdirektøren har i brev til fakultetene bestemt at fakultetene har ansvaret for å registrere og kvalitetssikre rapporteringsdata i FS. Utdanningsavdelingen skal koordinere og sende rapportene samlet for UiB (jfr. Universitetsdirektørens brev av 16.12.1998 Ansvar for rapportering til Felles studentsystem og Database for høyere utdanning DBH - ref. 98/4739). Seksjons for fellestjenester vil bistå kvalitetssikringsarbeidet og legge til rette for at fullstendig data blir registrert i FS.

Det konkrete kvalitetssikringsarbeidet ved UiB består i at Utdanningsavdelingen ved seksjon for fellestjenester sender ut fakultetsvise oversikter over hver rapport som skal rapporteres til DBH, og fakultetene gjennomgår disse og gjør nødvendige endringer/korrigeringer/nyregistreringer i FS innen rapporteringsfristen.

Et tips: alle rapportene som er omtalt i dokumentet kan kopieres til Excel for videre bearbeiding og kontroll, dersom en anser det som nyttig.

Det vil bli avholdt rapporteringsmøte mandag 10.09 kl: 10:00-12:00 i Prof. Keysers gate 8. 1 etg. for data som inngår i finansieringsmodellen for 2007 vår. Egen innkalling sendes ut til fakultetene. Intern frist for å legge inn og registrere nødvendig data i FS er 01.09.

Hva skal rapporteres;

Data til DBH som inngår i resultatrapporteringen 15.09.2007

Frister 01.09:Intern frist -> 10.09:Rapporteringsmøte -> 15.10:Ekstern frist til DBH

  1. Studiepoeng
  2. Kandidater
  3. Avlagte doktorgrader

Data til DBH, SSB, NIFU

  1. Data om studietilbudet
  2. Søker- og opptakstall
  3. Forskerutdanningen

Rapporteringskalender

Hva I perioden Intern frist Ekstern frist Til Hvem
Emneopplysninger 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Studieprogram 2007 høst 01.09 15.10 DBH
Kandidatbenevnelser 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Eksamen 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Karakterer 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Fullførte studieprogram 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Ferdige kandidater 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Aktive doktorgradskandidater 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Avlagte doktorgrader 2007 vår 01.09 15.10 DBH
Avlagte doktorgrader 01.01-30.06 17.08 25.08 NIFU
Avlagte høyere grader 01.02-31.08 01.09 01.10 NIFU
Studieprogramopplysninger 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Søkere 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Opptak 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Nye studenter 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Registrerte studenter 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Studenter fordelt på alder 2007 høst 01.10 15.10 DBH
Utenlandske studenter 2007 høst 01.10 15.10 DBH

Kilde: Usit, brukerdokumentasjon for rapportering

  • DBH = Database for statistikk om høyere utdanning
  • SSB = Statistisk sentralbyrå
  • NIFU Step = Norsk institutt for studier om forskning og utdanning

Studiepoengstatistikk

Eksamen (Stud_eks) FS015.005

Instituttene skal registrere sensur og levere protokollark til Utdanningsavdelingen, Seksjon for student- og fakultetstjenester, som overfører sensur til protokoll i FS. For å kontrollere om det er eksamensprotokoller som ikke er registrert/overført til FS skal en kjøre rapporten FS 578.001 Ikke ferdigbehandlede eksamener.

bilde - ikke ferdigbehandlede eksamener

Det er nødvendig å ha oppdatert alle emneoverlapp i FS som gjelder emner med eksamener siste år. Ved rapportering av eksamen, skal kun studentens tilvekst av studiepoeng rapporteres. Det er kun studentens netto studiepoengtilvekst som rapporteres. Ved overlapp vil hver student ha sine individuelle studiepoeng, og det er de reduserte studiepoengene som blir hentet fra FS og rapportert .

FS-rapport for kontroll av vektingsreduksjonsregler er FS225.001 som finnes i modulen Studieelementer.

Sensur som ikke protokollføres i FS innen fristen vil bli tatt med i neste rapporteringsrunde om et halvt år, dvs etterrapportert. Det er ønske om å holde omfanget av etterrapportering så lavt som mulig.

FS578.001 Ikke ferdigbehandlede eksamener Denne gir liste med eksamener som ikke er overført til eksamensprotokoll

FS015.005 Eksamen. Finnes i modulen Semesterregistrering/ Rapporter, velg NSD-rapprter. Denne rapporten viser kopi av DBH-rapporten og dermed aktuelle tall for fakultet/institutt, gjentak av eksamen, reduksjoner pga emneoverlapp, samt etterrapportering av eksamener fra foregående semester som ikke er blitt rapportert tidligere. Velg år og semester, trykk Hent datagrunnlag. Resultatet er sortert etter avdelingskode hentet fra feltet ’Studieansv (regl)’ i bildet Emne. Vi anbefaler ikke å benytte valget Individdata, da det tar svært lang tid å hente fram individdata i rapporten.

Studiepoengproduksjon

Tre viktige ting å huske på med rapporteringen av studiepoengproduksjon:

  • Studiepoengproduksjonen er tilordnet studieprogrammet som er angitt i emnetabellen.
bilde - studiepoengproduksjon beståtte eksamener
  • Studentene er plassert på det studieprogrammet de har studierett på. Dette betyr at forholdet mellom studenter og studieprogram kan avvike dersom studenten produseres studiepoengene på et annet studieprogram enn det de har opptak på. Dette betyr at finansieringsprosenten hentes fra programmet der studenten har studierett. Likevel er finansieringskategorien (det som bestemmer hvor mye finansielle midler vi får for hver student) knyttet til studium rapportering i emnebilde
bilde - studiepoengproduksjon emnets studieprogram
  • Studiepoengstatistikken inngår direkte departements finansieringsmodell. Emnedata og eksamensdata. I resultatrapporteringen vil dette se slik ut;
bilde - resultatrapportering tabbelen er utgangspunktet for kvalitetssikringen

Kontrollrapport i FS - FS581.002 Studiepoengstatistikk pr emne - nivåfordelt.

bilde - studiepoengstatistikk pr emne - nivåfordelt

Velg aktuelt år, semester, uten privatister og ikke inkluder gjentak. Kryss også av for benytt DBH tolkning. Rapporten gir tall for avlagte studiepoeng for fakultet/institutt, fordelt på studienivå og emner. Vær oppmerksom på at i denne rapporten kan det være forskjell i resultat i forhold til DBH-rapporten, av følgende grunner:

  1. Det reduseres ikke for emneoverlapp i forhold til studentens tidligere eksamener
  2. Det tas ikke med eksamensresultater fra foregående semester som ikke er rapportert tidligere(etterrapportering).
  3. Det er annen stedkode som styrer fakultetstilhørighet enn i DBH-rapporten, ved at det er er ’Adm ansv (kontroll)’ som benyttes, mens det i DBH-rapporten er ’Studieansv (regl)’ i Emnebildet’. Dermed kan denne rapporten vise andre tall enn DBH-rapporten, og en må ha dette klart for seg når rapporten benyttes.

I DBH:

bilde - fakultet - studiepoeng pr. student totalt

Rapporten i DBH er en hjelperapport for å se studiepoengproduksjon men samsvarer ikke direkte med finansieringsmodellen som brukes i resultatrapporteringen.

En oversikt til slutt:

bilde - Resultatfordeling

Oversikten er ment å vise prosessen som ligger bak resultatrapporteringen i FS, og ikke selve saksgangen.

KANDIDATER FS015.008

Rapporten gjelder kandidater (vitnemålsgivende) som har oppnådd grad i vårsemestert. Data for vårsemesteret omfatter kandidater som har fått sensur i tidsperioden 1. februar - 31. august, og data for høstsemesteret omfatter sensurer i tidsperioden 1. september - 31.januar.

Dette innebærer at kandidater som får sin sensur i løpet av august og januar måned, fanges opp i hhv, vår og høstsemesteret. Bakgrunnen for dette er at institusjonene skal kunne utnytte studieåret best mulig og at kandidatene rapporteres det året som undervisning, veiledning etc har foregått. Ferdige kandidater rapporteres både på studieprogram og kandidatbenevnelse i denne tabellen. (Kilde: DBH)

For kandidater på studieprogram som er organisert i samarbeid mellom institusjoner, er det institusjonen hvor kandidaten uteksamineres som skal rapportere kandidatdata.

Lavere grad

Tidligere har departementet tatt opp med UiB at de er misfornøyd med dårlig registrering, dvs at antallet i DBH er svært lavt. Det er bestemt ved UiB at fakultetene må registrere så mange som mulig for 2005 ( e-post fra UA ,Asbjørn Bjørnset, den 17.08.05 til fakultetsdirektørene og andre med ansvar for rapportering til DBH).

Det er bestemt ved UiB at for å få bedre rapportering til DBH av kandidater på lavere grad vil Seksjon for fellestjenester (v/ Øystein Ørnegård) ta ut rapporter fra FS innen 7.september som viser antall og hvem som har avlagt 180 stp eller mer. Rapportene blir sendt de aktuelle fakultetene som gjennomgår om studentene fyller de generelle kravene til bachelorgraden, og legger inn ferdige kandidater i FS innen fristen.

Dette er ikke ment som en permanent rutine fra seksjon for fellestjenester, men er en midlertidig løsning grunnet mangelfull registrering av oppnådde kvalifikasjon i protokoll på lavere grad, og dårlig datakvalitet i studentenes utdanningsplaner. Det er viktig å prioritere vedlikehold av utdanningsplaner slik at rutinen (FS651.002) som beregner oppnådd kvalifikasjon basert på utdanningsplan, faktisk vil fange opp disse studentene.

Høyere grad

Doktorgrader skal ikke med her, de rapporteres i egen tabell som omtales nedenfor. Ferdige kandidater rapporteres fra bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll, i modulen Kvalifikasjon. Kandidater som registreres for sent til å bli rapportert innen fristen vil bli etterrapportert neste semester (det er likevel reell dato for graden som skal registreres). Dersom flere institusjoner samarbeider om en kandidat rapporteres studenten der hvor graden tildeles.

FS015.008 Ferdige kandidater. Finnes i modulen Semesterregistrering, velg Rapporter, velg NSD-rapporter. Eventuelt snarvei; Ctrl-O

bilde - oppgi ordre

Denne rapporten viser kopi av DBH-rapporten og dermed aktuelle tall for fakultet/institutt, og etterrapportering av tidligere gradsoppnåelse som ikke er blitt rapportert og derfor tas med nå.

bilde - NSD-rapportering ferdige kandidater

Velg år og semester, trykk på knappen Hent datagrunnlag. For å få liste med individene som utgjør datagrunnlaget for rapporten, velg Individdata og Hent datagrunnlag på nytt. Før rapporten benyttes må den oppdateres av UA dersom det ikke står dagens dato (øverste datalinje i rapporten), ta kontakt med Seksjon for fellestjenester for å få dette gjort.

FS660.001 Oppnådde grader Rapporten finnes i modulen Kvalifikasjon/ Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Velg tidsrom som angitt over. Velg avkrysning for Protokoll i Datagrunnlag. Sjekk også valget 'Kandidat' for å se at ingen finnes med dette valget - dersom noen finnes her, må de overføres til Oppnådd grad protokoll for å telle med i rapporteringen.


FORSKERUTDANNINGEN

  1. Avlagte doktorgrader
  2. Aktive kandidater (Personer i doktorgradsprogrammet)


Avlagte doktorgrader FS025.002 (til Nifu)

Hva skal rapporteres;

  • Navn
  • Fødselsdato og -år
  • For utenlandske statsborgere: nasjonalitet
  • Gradsbetegnelse. For PhD-grader: angi program.
  • Fakultet/institutt
  • Dato for disputas (samt dato for tildeling/kreering dersom denne er foretatt)
  • Avhandlingens tittel
  • Grunnutdanning/kandidateksamen: grad, lærested og land
  • Eksamensår
  • Finansiering (egen, NFR, andre)

Viktige punkter: (dette mangler på en god del av kandidatene)

  • Grunnutdanning
  • Land
  • Avhandlingstittel

Hvem; Alle kandidater som får tildelt dr/phd graden fra UiB og har disputert på et doktorgradsprogram, også dr.philos skal rapporteres.

Noen punkter;

Grunnutdanning Denne informasjonen legges inn i studieprogramstudent samlebilde under merkelappen Grunnlag. Stå i feltet Sted og tast Ctrl-T – Da får du opp bilde Søk institusjoner. Når du finner korrekte utdannings institusjon trykk knappen bruk. Koden blir da lagt inn i grunnlag.

I FS;

bilde studieprogram student - grunnlag

Finansieringskilde: Det kreves at finansieringskilde er registrert for doktorgradsrapporteringen. Finansieringskilde vil automatisk bli omgruppert fra FS-kodene til departementets kategorier for budsjettformål (DBH-kode).

  • DBH-kodene er følgende:
  • EGEN - benyttes for institusjonens egenfinansierte personer i doktorgradsprogrammer
  • NFR - personer finansiert av Norges forskningsråd
  • ANDRE - andre finansieringskilder


Det kan være lurt å sjekke at finansieringskildekoden er korrekt: Dette registreres i student samlebilde, i underbilde; Finans. Det skal stå J på hovedfinansieringskilde, dette skal være fylt ut.

  • 184 UiB Egen
  • 5901 NFR NFR
  • Alle andre koder ANDRE
bilde -student samlebilde

Denne kandidaten blir registrert i kategorien ANDRE.

For å komme med i rapporteringen må det registreres en kvalifikasjon på dem.

Rutiner for oppnådd kvalifikasjon og oppnådd kvalifikasjon protokoll; Når alle disputasopplysninger er ferdig registrert i doktorgradsmodulen skal kandidatene overføres til oppnådd kvalifikasjonsprotokoll. Kandidatene må da først legges inn i bildet oppnådd kvalifikasjon som finnes i modulen kvalifikasjon. For å legge inn ny person; trykk på registreringsknappen og ny rad.

Her er det viktig å passe på at;

  1. Studieprogrammet i oppnådd kvalifikasjon må være likt studieprogrammet i student samlebilde.
  2. Startterminen (dr) fylles ut i oppnådd kvalifikasjon(må fylles ut!), og er lik startterminen i student samlebilde.
  3. Det må stå J i feltet for ferdigbehandlet (Ferdigbeh.) - for å kunne overføre kandidaten til protokoll.
bilde - oppnådd kvalifikasjon

I bildet oppnådd kvalifikasjon er der en knapp protokoll som gir direkte tilgang til rutinen for overføring til protokoll. (Rutinen FS655.001 ligger i kvalifikasjonsmodulen, under rutiner – Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.)

bilde - overføring av oppnådd kvalifikasjon

Rutinen kjøres ved å angi kvalifikasjon, periode og eventuelt studieprogram og så trykke på rapportknappen. En sikkerhet er at man først kjører rutinen uten oppdatering av databasen for å kontrollere at alt er korrekt. – Deretter må den kjøres med oppdatering av databasen for at kandidatene skal bli overført til protokoll.

Dersom studieretten skal avsluttes ved oppnådd kvalifikasjon sett kryss i feltet for terminering av studierette og klassetilhørighet. Dette vil da vises som rød tekst i student samlebilde at studenten/kandidaten har fullført.

bilde ?

Kontrollrapport: Doktorgradsmodulen / Rapport (Avslutning)/ FS958.001-Avlagte dr.grader Rapporten viser hva, hvor mange og hvem som har disputert, før det sendes til oppnådd kvalifikasjonsprotokollen.

Nifu rapporten – FS025.001===

Kvalifikasjonsmodulen/FS660.001-Oppnådd kvalifikasjon Når kandidatene er lagt inn kan man får en oversikt over alle som er lagt inn i oppnådd kvalifikasjon ved å kjøre rapporten FS660.001 som finnes i kvalifikasjonsmodulen under rapporter – Trykk på rapport øverst på menylinjen for å kjøre rapporten.

oppnådd kvalifikasjon

Rapporten henter ut alle på et studieprogram, studiested etc. –Hent fra ’protokoll’

Avlagte doktorgrader FS015.015(til DBH)

Tabellen avlagte drgrader som skal rapporteres til DBH henter de som er registrert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll i Kvalifikasjonsmodulen med disputas i det aktuelle semesteret. Det hentes også noen opplysninger fra Studieprogramstudent samlebilde, se nedenfor.

Opplysningene som inngår i rapporten er fakultetstilhørighet årstall, semester, studieprogramkode, finansieringskilde.


Overgang til annet studieprogram; Kandidaten er på feil studieprogram fordi han eller hun har søkt overgang til PhD eller søker overgang til doktorgradsprogram på et annet fakultet og lignende. Da må det gjennomføres en overgang ved hjelp av endringsfunksjoner. Dette er en knapp som finnes i student samlebilde.

bilde - student samlebilde

Denne kopierer informasjon på alle underbildene over til den nye studieprogrammet.

bilde - Endringsfunksjoner

Viktig:

  1. For å få riktig gjennomstrømming på kandidaten skal det ikke gjøres ny beregning på ny starttermin.
  2. Deretter beregner man nytt kull. Dersom det ikke er opprettet noe kull for denne terminen må det opprettes først i modulen programstudent i bilde kull samlebilde.
  3. Til slutt utfører du selve overgangen. Nå går kandidaten på PHDHF fra 2008vår
bilde -endringsfunksjoner

DrGrads avtalen; Selve doktorgradsavtalen registreres i DrGrad delen i student samlebilde. Trykknappen Hele. Grad og studieprogram skal også være registrert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll – det er viktig at det samme studieprogrammet er registrert begge steder. Selve avtalen registreres på stedkoder for fakultet og institutt, mens studieprogrammene og kvalifikasjon er knyttet til fakultetet.

bilde - student samlebilde

Det må også her være registrert opplysninger om innlevering for å få rett rapportering, i bildet Drkand innlevering samlebilde, nedtrekksmeny til høyre i Student samlebilde.

FS015.015 Kandidater i doktorgradsprogrammer. Viser kopi av rapporten som skal sendes til DBH. Rapporten finnes i modulen Semesterregistrering: velg Rapporter, velg NSD-rapporter. Velg år og semester, velg Hent data. For å få liste med individdata som utgjør grunnlagsdata, velg Individdata og Hent datagrunnlag på nytt.

Før rapporten benyttes må den oppdateres av UA dersom det ikke står dagens dato (øverste datalinje i rapporten), ta eventuelt kontakt med Seksjon for fellestjenester for å få dette gjort.

FS660.001 Oppnådd kvalifikasjon. Gir liste med personer som er registrert med gradsoppnåelse i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Vær oppmerksom på at tall i rapporten kan være forskjellig fra DBH-rapporten, ved at den ikke tar med eventuell etterrapportering av gradsoppnåelser i forrige semester som ikke er rapportert tidligere. Velg aktuelle datoperiode og sett studienivå 900 og over for doktorgrader.


Aktive dg. kandidater - Personer i doktorgradsprogrammet FS015.014

Gjelder aktive personer i doktorgradsprogrammer. Dette gjelder de som registrert med doktorgradsavtale i rapporteringsperioden 01.01 -30.06 (2007 Vår) Rapporten gjelder de som har startdato for avtalen før semesterslutt, og de som har beregnet sluttdato etter semesterstart. Altså de som har en avtale som tangerer semesteret. Avtaler som er terminert med avbrudd eller disputas før 01.07 tas ikke med. Kun doktorgradsavtaler som har registrert ORG i feltet Dr.grad i Studieprogramstudent samlebilde under trykknappen Hele, tas med. Videre kreves det at det er registrert studieprogramkode for drgradsavtalen og at studenten har aktiv studierett.

Finansieringskilde beregnes automatisk i rapporten på samme måte som beskrevet for doktorgradskandidater ovenfor.

Noen viktige punkter:

  1. Kandidatene rapporteres bare dersom de har en studierett periode og studentstatus AKTIV (i Student samlebilde) i rapporteringssemesteret, altså 2007 vår. Studenter som er satt AKTIV minst en dag i aktuelt semester, og er i organisert doktorgradsutdanning, tas altså med.
  2. For de som har gått utenfor den ordinære finansieringsperioden sin, må det på bakgrunn av fremdriftsrapportene avgjøres om de kan regnes som aktiv eller ikke.
  3. Antall nye studenter telles automatisk ut fra rapporten ved at de som har startdato for avtalen innenfor rapporteringssemesteret regnes som nye. Dersom ny kandidater legges inn i FS etter rapporteringsterminen vil de ikke komme med som nye kandidater.

015.014 Personer i doktorgradsprogrammer. Finnes samme sted som FS015.015 for kandidater som er omtalt ovenfor, og hentes fram på samme måte. - Det foreløpige rapporteringsantallet for aktive kandidater er på 1101, av disse er det 103 nye kandidater.

DATA OM STUDIETILBUD

  1. Emne (kurs)
  2. Studieprogram
  3. Grad koder
  4. (Nye studietilbud)

Emne (Kurs_emne) FS010.001

Her skal det rapporteres hvilke emner og studieprogram og grader som er aktive ved UiB. Rapporten henter opplysninger fra bildet Emne samlebilde. I modulen studieelementer/emne samlebilde;/Hele bildet

bilde - emne samlebilde

Noen viktige sjekkpunkter:

  1. Avdelingskode. Henter stedkode fra feltet ’Studieansv(regl)’.
  2. Emnets vektingstall må være kvalitetssikret
  3. Vektingsreduksjoner på emner (emneoverlapp) skal være registrert og oppdatert til fristen.
  4. I feltet ’Studprog rapp’ skal stå studieprogrammet som emnet tilhører formelt sett, altså studieprogrammet som eier emnet.
  5. Emnets studienivå.
  6. SSB-kode for utdanningstype på emne og studieprogram, i feltet ’NUS kode’
  7. Sjekk at emnets stedkode er riktig. Er emne ansvarlig på fakultetsnivå eller også institutt nivå? Dette må registreres på emne dersom det skal ligge korrekt i DBH.

I Emne samlebilde i underbildet Studieprogram skal inneholde alle studieprogram som studentene kan ha studierett til og kan avlegge eksamen i emnet.

bilde - emne samlebilde

I feltet ’Rapportering’ skal det alltid være krysset av. Det er kun UiB’s egne emner som blir rapportert. For å finne riktig avdelingskode eller NUS- kode kan man gå inn på; Kodemodulen/def/sted – Søke på Nus koden, Avd. koden etc.. Her blir også aktivitetsstatus rapportert etter termin det tilbys eller avlsuttes. Kodene for dette er:

  1. = Aktivt emne
  2. = Nytt emne dette semesteret
  3. = Avviklet dette semester

Dersom emne er utgått før 2006 vår skal det ikke rapporteres. Dette kan ryddes i ved å gi inn i Emne samlebilde og sette dato i turkist felt for periode eksamen og periode undervisning til den avsluttede dato(og ikke blanke felt). Ved blanke felt blir emne regnet som aktivt emne.


Studieprogram FS010.002

Modulen Studieelementer/studieprogram (samlebilde). Her må studium som studieprogrammet tilhører være registrert i feltet STUDIUM RAPPORTERING.

bilde studieprogram samlebilde

Viktige sjekkpunkter for kvalitetssikringen er:

  1. Studienivå
  2. Stedkode
  3. Finansieringsprosent(se boks under) - (Ved behov for hjelp til å regne ut finansieringsprosenten kontakt Benedicte Løseth på Utdanningsavdelingen.)
  4. NUS koden skal være utfylt.
  5. Dersom et studieprogram ikke tilbys lenger skal det avsluttes. Dette gjøres ve å registrere sluttermin i turkise feltet, tilbys fra – til. NB! Alle hovedfagsprogrammene skal nå avsluttes fra om med 2007 vår.
  6. I feltet VEKTING skal antall studiepoeng på studieprogrammet være registrert.


Om egenfinansiering/ekstern finansiering

Egenfinansieringsprosenten som er rapportert på studieprogrammene fordeler student- og kandidatdata på hhv. egenfinansiert og eksternt andel. Studiepoengproduksjon fordeles etter følgende prinsipper: 1. Som hovedprinsipp tilordnes all studiepoengproduksjon i et gitt emne det studieprogrammet som representerer emnets primærtilhørighet, dvs. studieprogrammet i emnedata/emnetabellen. 2. For fordeling av egenfinansiert/eksternt finansiert produksjon benyttes finansieringsprosenten som er tilordnet studieprogrammet der studenten har sin studierett/er aktiv, dvs programmet som er rapportert i eksamensdata/eksamenstabellen. Eksempel: I eksamensdata fremkommer at en student er rapportert (dvs. har studierett på) program A, som har 0 prosent egenfinansiering. Vedkommende tar eksamen i et emne x, som i emnedata er tilordnet programmet B, som er 100 egenfinansiert. Denne produksjonen blir koblet til program A (prinsipp 1), men vil bli 100 eksternt finansiert (prinsipp 2).

På bakgrunn av prinsipp 2 skulle det ikke være nødvendig å splitte opp samme emne på flere programmer i de tilfellene der emnet kan tas både av studenter som har studierett på et egenfinansiert program og i et eksternt finansiert program, i den hensikt å få en rett fordeling mellom egenfinansiert/eksternt finansiert produksjon.


Kandidatbenevnelser (Gradkode) FS010.003

Rapporten henter opplysninger fra bildet Kvalifikasjon:

  • Avdeling
  • Kandidatbenevnelse
  • Studiumkode
  • Gradtype


FS245.001 Modulen studieelementer/Kvalifikasjonstabell


STUDENTDATA:

  1. Søkere
  2. Opptak
  3. Registrerte studenter

Her er intern frist for å ha data registrert i FS 01.10. Ekstern frist er 15.10

Rapporten gjelder antall søknader til alle søknadsalternativer på alle studienivåer, unntatt doktorgrad. Studieprogram er det som studentene ville fått studierett på. En student kan sende inn flere søknadsalternativer (maksimum 15 i SO), og samtlige skal rapporteres.

Søkere 2007 høst FS015.001

Viser kopi av rapporten som skal sendes til DBH. Rapporten finnes i modulen Semesterregistrering, velg Rapporter, velg NSD-rapportert. Velg år og semester, velg Hent data. For å få liste med individdata som utgjør grunnlagsdata, velg Individdata og Hent datagrunnlag på nytt.

Før rapporten benyttes må den oppdateres av UA dersom det ikke står dagens dato (øverste datalinje i rapporten), ta eventuelt kontakt med Seksjon for fellestjenester for å få dette gjort.

Opptakstall 2007 høst FS015002

Rapporten omfatter opptatte studenter som har fått tilbud om studieplass, møtt til studiet og betalt semesteravgift. Når en student har utdanningsplan, skal denne være bekreftet før studenten er å betrakte som opptatt ved institusjonen. Rapporten omfatter studieprogram på alle studienivåer, unntatt doktorgrad. Tellingstidspunkt er 1. mars i vårsemesteret og 1. oktober i høstsemesteret.

Opptatte studenter på studieprogram som er organisert i samarbeid med annen utdanningsinstitusjon, f.eks ex.phil. og masterprogram, skal rapporteres av den institusjon som stiller studieplasser (ressurser) til disposisjon.

Noen opptak gjøres fremdeles utenom opptaksmodulen i FS. Seksjon for fellestjenester vil bistå fakultetene med å få rapportert disse ved å sende ut lister som fakultetene kvalitetssikrer. Målsetningen er fremdeles at alle opptak skal gjøres via opptaksmodulen. SFT vil bare ta med de som er registrert med ordinært opptak dersom fakultetene ikke gir særskilt melding om noe annet. Opptakstallene vil bli lagt til søkertallet ved rapportering.

UA har ansvaret for å registrere opptak for utvekslingsstudenter.

FS015.002 Opptak (2007 vår) Viser kopi av rapporten som skal sendes til DBH. Rapporten hentes fram på samme måte som rapporten om søkere, se ovenfor. Videre nevnes her noen andre rapporter i FS som kan fungere som arbeidslister. Disse arbeidslistene gir ikke nødvendigvis samme antall som den endelige DBH-rapporten.

FS101.006 Søkerliste Jasvar/Møtt/Reservert. Gir liste med personer. Velg opptakstype og termin. Gjelder det søkere: kryss av for Tilbud. Gjelder det opptatte studenter: Møtt.

FS101.001 Søkerliste.

FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn. - Gir statistikk med antall i ulike kategorier.

bilde - fordeling - fylke, alder, kjønn


  1. Velg Opptakstype fra meny, henholdsvis FAGOPPTAK og NOM.
  2. Gjelder det søkere: velg alternativ ALLE
  3. Gjelder det opptatte studenter: velg alternativ ’Møtt J’. Velg Egen institusjon.

Registrerte studenter 2007 høst FS015.004

Rapporten gjelder antall studenter som har semesterregistrert seg og betalt semesteravgift og bekreftet utdanningsplan våren 2006, dvs møtt ved UiB. En student som har opptak på flere program vil bli rapportert på studieprogrammet som har høyest studienivå og dersom nivået er likt velges siste opptak. Tellingstidspunktet 1. mars i vårsemesteret, og 1. oktober i høstsemesteret.

Det er viktig å kontrollere antallet ”personer uten studierett” og kategorien ”andre” (merket med henholdsvis ’P’ eller ’A’) i rapporten. Det har betydning for å få korrekt rapportering på studiepoeng, ved at studiepoeng avlagt av privatister ikke vil gi uttelling i finansieringsmodellen.

Nye studenter er de registrerte studentene som er førstegangsregistrerte ved institusjonen, dette blir beregnet automatisk.

Utenlandske studenter skal rapporteres med statsborgerskapsland. Opplysning om statsborgerskapsland har erfaringsmessig manglet for en stor del av studentene, noe som har ført til mangelfull rapportering. UA ber om at fakultetene registrerer denne opplysningen i den grad det er mulig.

Utdanningsavdelingen vil lage DBH-rapporten etter tellingstidspunktet og sende til fakultetene for kontroll til rapporteringsmøte.


FS015.004 Registrerte studenter. Viser kopi av DBH-tabellen. De som kun har betalt semesteravgiften uten å semesterregistrere seg taes ikke med.

13.08.2007 – Utdanningsavdelingen, Seksjon for fellestjenester ved Benedicte Løseth

Vedlegg DBH-avdelingskode

Mer detaljerte stedkoder, dvs institutt og sentre, finnes i FS i modulen Koder/def institusjon/fak/sted,

Avdelingskode Seks-sifret kode utarbeidet ved NSD. De tre første sifrene identifiserer enheter på nivå 2.

Eksempler på en del av de kodene som benyttes på nivå 2 innen universitetssektoren:

  • 110 Kollegiet
  • 120 Sentraladministrasjonen
  • 210 Det samfunnsvitenskapelige fakultet
  • 220 Det historisk-filosofiske fakultet
  • 230 Det juridiske fakultet
  • 240 Det odontologiske fakultet
  • 250 Det medisinske fakultet
  • 260 Det matematisk-naturvitenskapelige fak.
  • 270 Det psykologiske fakultet
  • 280 Det teologiske fakultet
  • 310 Bibliotek

De tre siste sifrene i avdelingskoden identifiserer enheter på nivå 3; "seksjon for...", "institutt for..." etc.

Dersom enhetene rapporteres på institusjonen som helhet, benyttes koden '000000'.