Rapportering av forhåndsgodkjenning til Lånekassen

Versjonen frå 18. august 2015 kl. 10:28 av Simkr (Diskusjon | bidrag) (Varlselmeldinger frå Lånekassen)

For at forhåndsgodkjenning skal rapporteres fra FS til Lånekassen må det registreres et utvekslingsopphold for studenten i bildet Utvekslingsperson. I de fleste tilfeller gjøres dette ved at Studieadministrative avdeling kjører en rutine i forbindelse med utvekslingsopptak. Alle gule felter er obligatoriske, og må fylles ut. Feltene som er viktig i forhold til rapportering av forhåndsgodkjenning er avtaleid, periode for utvekslingsopphold og oppholdstype. Dersom studenten skal på praksisopphold eller feltarbeid må dette angis i feltet 'Oppholdstype'. Les mer om dette på Lånekassen sine sider.

Forhandsgodkj lk1.jpg

Når et utvekslingsopphold er registrert i FS blir det automatisk generert en godkjenningssak av type FORHÅND. Denne saken har verdi for 'Utvekslingsavtale' og 'Dato fra' som kobler saken til utvekslingsoppholdet i bildet Utveklingsperson. Dersom feltet 'Dato-fra' skal endres må dette gjøres ved å klikke på knappen 'Endre fra-dato' i bildet Utveklingsperson.

Forhandsgodkj lk2.jpg

Ved å klikke på den blå lenken med teksten 'Ikke klar for rapportering Lånekassen' får man opp informasjon om hva som mangler for at saken skal rapporteres.

Forhandsgodkj lk3.jpg

I underbildet Omfang må man fylle ut hvor mange studiepoeng studenten får forhåndsgodkjent i graden sin. Både feltene 'Omfang totalt' og 'Omfang Lånekassen' skal fylles ut (Disse er som regel identiske). I feltet 'Terminangivelse Lånekassen setter man termin for studentens siste resultat. For studenter som er flere terminer på utveksling er det altså den siste terminen som skal settes inn her.

Når saken er ferdig behandlet endrer man feltet 'Status behandling' til BEHANDLET. Dato for ferdigbehandlet blir da automatisk satt til dagens dato.

Forhandsgodkj lk4.jpg

Det siste man bør gjøre er å sjekke at forhåndsgodkjenningen er klar for rapportering til Lånekassen. For at teksten 'Ikke klar for rapportering Lånekassen' skal oppdateres må man søke fram godkjenningssaken på nytt. Teksten skal da være endret til 'Klar for rapportering Lånekassen'.

Varlselmeldinger frå Lånekassen

Dersom noe feiler når Lånekassen prøver å hente informasjon om forhåndsgodkjenning for en student vil det genereres en varselmelding. Disse varselmeldingene får man tilgang til ved å klikke på knappen 'Varsler' i hovedmenyen.

Forhandsgodkj lk5.jpg

For å få tilgang til disse varselmeldingene må FS-hjelp legge inn at man skal ha rettigheter til dette. Man vil da i utgangspunktet få opp alle Ikke-løste varsler som gjelder egen enhet, men ved å endre 'Vis-valg' kan man få tilgang til 'Alle ikke-løste varler' eller 'Alle varsler'.

Det er i hovudsak to ulike typer feil som genererer slike varsler:

  • Det er registrert utvekslingsopphold og godkjennningssak for studenten, men forhåndsgodkjenningen har ikke blitt behandlet enda.
  • Det er verken registrert utvekslingsopphold eller forhåndsgodkjenning for studenten.