Studiekvalitetsbasen - opplasting av innhold

Versjonen frå 7. april 2020 kl. 08:30 av Astko (Diskusjon | bidrag) (Innholdselementer/dokumenttyper)

Samleside for hjelp og dokumentasjon

For å legge inn dokumenter i studiekvalitetsbasen må du …

  • være ansatt ved UiB og logge inn med standard brukernavn og passord.
  • navigere til din organisasjonsenhet (øverste panel i skjermbildet), og velge hvilken organisasjonsenhet, studieprogram eller emne dokumentet skal knyttes til (nederste panel i skjermbildet, vises bare dersom du har valgt organisasjonsenhet)
  • klikke lenken “last opp” til høyre for organisasjonsenheten, programmet eller emnet i nederste panel, og følge instruksene i skjemaet for opplasting som vises

Pass på å velge riktig årstall (over navigasjonspanelet) og at ikke dokumentet er lagt inn fra før. Vedlegg (statistikkuttak fra FS og annet) skal legges inn i dokumentet, og ikke registreres som egne filer. Kun dokumenter i PDF-format skal legges inn i basen.


Innlogging

For å legge inn innhold må du være ansatt ved UiB og logge inn i studiekvalitetsbasen med ditt vanlige UiB-brukernavn og -passord.

Innholdselementer/dokumenttyper

Innholdet består av følgende dokumenttyper:

  • Studiekvalitetsmeldinger
  • Evalueringer av emner (hvert 3. år) og studieprogram (hvert 5. år)
  • Årlige egenvurderinger av emner og studieprogram
  • Annet

Alt innhold i basen er åpent og blir offentliggjort på UiBs nettsider, med unntak av de årlige egenvurderingene av emne rog studieprogram og referat fra dialogmøtene med fakultetene og instituttene. Disse regnes som interne arbeidsdokumentert og vises kun etter innlogging.

Studiekvalitetsmeldinger er årlige rapporter om studiekvalitet som skrives på instituttnivå, fakultetesnivå og sentralt nivå. Evalueirnger er i dette tilfellet systematiske vurderinger av studietilbud, gjennomført i faste intervaller; emneevalueringer gjennomføres minst hvert 3. år og programevalueringer minst hvert 5. år. Egenvurderinger inneholder refleksjoner rundt eget emne eller studieprogram. Dokumenter i kategorien "Annet" kan være rapporter om undervisningstiltak, institusjonsvise insentivmidler o.a.

Innhold knyttes til organisasjonsenheter, studieprogram eller emner. "Annet"-kategorien kan knyttes til alle typer enheter. For opplasting av "Annet"-dokumenter og rapporter fra eksterne fagfeller, se eget avsnitt.

Nettside - oppbygging

Opplasting av studiekvalitetsmeldinger, egenvurderinger og emne- og programevalueringer

For opplasting av studiekvalitetsmeldinger, årlige egenvurderinger eller periodiske emne- og programevalueringer, gjør følgende:

  1. Velg årstall - nedtrekksboksen over navigasjonspanelet. Årstall kan være knyttet til undervisningsår eller dato for publisering - se under for prinsipper for datofesting av dokumenter
  2. Velg relevant fakultet eller institutt i navigasjonspanelet (den øverste tabellen).
  3. Velg en av fanene "Studiekvalitetsmelding", "Emner" eller "Studieprogram" på bakgrunn av hvilken dokumenttype du skal legge til. Klikk på [+]-tegnet til høyre for enhet, emne eller program for å komme til opplastingsdialogen. For opplasting av annet innhold, se under.
  4. I opplastingsdialogen velger du korrekt år og semester. Uundervisningssemester er vesentlig for dokumenter knyttet til emner, men ikke relevant for studiekvalitetsmeldinger eller programrapporter.
  5. Velg relevant dokumenttype fra nedtrekksmenyen. For opplasting av dokumenter til kategorien "Annet", se mer informasjon under.
  6. Hent dokumentet du vil laste opp fra disk ved å klikke på "Velg fil".
  7. Avslutt med å klikke "Last opp".

Skjema for opplasting av dokumenter

Opplasting av andre typer dokumenter, inkludert rapport fra ekstern fagfelle

I tillegg til studiekvalitetsmeldinger, egenvurderinger og evalueringsrapporter, kan rapporter fra ekstern fagfelle og alle andre typer dokumenter registreres. "Annet"-kategorien kan for eksempel omfatte rapporter fra prosjekter som har mottatt insentivmidler, analyser av bestemte utdanningstilbud, miljøundersøkelser, frafallsundersøkelser o.a.

Opplastingsrutinen er identisk med prosedyren referert over, men fanen "Annet" i innholdsoversikten kan ikke benyttes til å legge inn innhold. Følgende gjelder:

  1. Dokumentene skal knyttes til organisasjonsenheter, emner eller program. For dokumenter som skal knyttes til fakultet eller institutt (organisasjonsenheter), velg fanen "Studiekvalitetsmeldinger" og klikk "Last opp" knyttet til relevant organisasjonsenhet. For dokumenter som beskriver enkeltemner eller studieprogram (for eksempel rapport fra ekstern fagfelle), velg hhv fanene "Emner" eller "Studieprogram" og følg samme logikk
  2. Velg riktig fane og klikk på [+]-tegnet, slik det er beskrevet over.
  3. Velg "Annet" fra nedtrekksmenyen i stedet for forhåndsinnstillingen. For programsensorraporter, velg "programsensorrapport" i skjemaet som vises når du velger "Last opp" under fanen "Program".
  4. Når du velger rapporttype "Annet", vises tekstfelter for navn på rapportene. Fyll inn hhv norsk og engelsk tittel på dokumentet.
  5. Velg dokument og last opp i henhold til standardprosedyren beskrevet foran.

Årstall/semester

For utdanningsmeldinger og emneevalueringer refererer årstallet til undervisningsåret som beskrives i dokumentene - ikke publiseringsår. For andre typer dokumenter (større programevalueringer, rapporter fra flerårige prosjekter o.a.) kan det være mer relevant å knytte datofestingen til datoen for behandling i overordnede styringsorganer. Sluttrapporter fra PEK-prosjekter skal registreres på siste bevilgningsår.

Dokumentformat og konvertering til PDF

Dokumenter skal foreligge i PDF-format. I de tilfeller der saksforelegg og protokoll fra behandling i styringsorganer skal foreligge, anbefales det å lage et samledokument med alle elementer i en enkelt PDF-fil.

For å konvertere Word 2007/2010-dokumenter til PDF-format, velg "Lagre som" i filmenyen i Word, og velg filtype PDF. For andre alternativer, se veiledning fra UiBs IT-avdeling.

Til bruk som bakgrunnsmateriale i emneevalueringer finnes det FS-rapporter som bare er tilgjengelige som PDF-filer (se mal for emneevalueringer). FS-rapportene skal ikke registreres i studiekvalitetsbasen som frittstående dokumenter, men kan legges inn i emnerapportene som vedlegg. PDF-dokumenter kan ikke uten videre legges inn i Word, men må limes inn via systemets utklippstavle. Åpne FS-rapporten i PDF-leseren. I PFD-leseren, velg "Copy to clipboard" via "Edit"-menyen. Gå tilbake til emnerapporten og plasser markøren der du ønsker vedlegget. Velg "Lim inn utvalg" ("Paste special" i engelsk versjon) fra "Edit/Rediger"-menyen i Word 2003/OpenOffice, eller "Home"-fanen i office 2007/2010. I dialogboksen for innliming, velg "Windows metafile" eller "bitmap"-format. PDF-dokumentet (FS-rapporten) vil da limes inn som et bilde i Word/Openoffice writer.


Maler for emne- og programevalueringer

Det foreligger maler og retningslinjer for emne- og programevalueringer, basert på UiBs kvalitetshåndbok. Malene er tilgjengelig gjennom nettsider for studiekvalitet:

Om evaluering av studietilbudet: [uib.no/studiekvalitet]

Mal emneevalueringer

Mal programevalueringer

Fjerne og redigere innhold i basen

Brukere kan redigere og fjerne innhold i basen registrert på sin egen stedkode eller lavere i organisasjonshiearkiet. For å redigere innhold må en

  • være innlogget med brukernavn og passord
  • navigere til eget fakultet / institutt
  • merke av "Vis kun med innhold" i teksten over resultatpanelet


I kolonnen lengst til høyre vil det nå vises en lenke på hver post, "Rediger". Ved å klikke på denne vil skjermbildet for å redigere poster kalles opp (se over). I skjermbildet kan en

  • Endre dokumenttype, innenfor rammen av registreringen. Emneregistreringer kan registreres som "Emnerapport" eller "Annet". Rapporter registrert på program kan være "Programevaluering", "Programsensorrapport" eller "Annet".
  • Endre årstall, semester
  • endre tittel

Klikk "Rediger" for å lagre endringer. I skjermbildet kan en også fjerne dokumenter. Klikk funksjonen "marker dokumentet for sletting". Dokumentet vil ikke umidddelbart bli slettet fra disk, men vil fjernes fra trefflister, og korrigert innhold vil kunne legges ut umiddelbart. Ved å markere dokument for sletting vil en få opp et skjermbilde som ber om begrunnelse for sletting. Personell på studieadministrativ avdeling vil forestå endelig fjerning fra systemet.



[epost:kvalitetsbasen@uib.no]

Gå til samleside for hjelp og dokumentasjon